DAB bank AG

Risultati

  • Integrazione tecnica senza problemi utilizzando un'interfaccia CMIS
  • Poche attività di personalizzazione
  • Sostituzione dei processi esistenti basati su copie cartacee con processi di intermediazione B2B completamente digitalizzati
  • Archiviazione e gestione di 50-100 nuovi documenti al giorno
  • Semplificazione della ricerca a prova di audit tra i documenti archiviati
  • Maggiore trasparenza e controllo dei processi chiusi e attivi
  • Connessione di 10 persone in un processo di intermediazione B2B

La sfida

DAB Bank AG, con sede a Monaco, è il principale discount broker in Germania. Come banca di servizi diretti ai clienti, offre una gamma completa di servizi focalizzati su crescita e sicurezza degli investimenti mediante titoli. I suoi prodotti offrono soluzioni a risparmiatori, investitori e operatori. Nel campo del business banking, DAB Bank è un partner per società d'investimento, gestori di fondi, consulenti finanziari e banche e istituti di risparmio e di prestito.

Per essere totalmente preparata ad affrontare le sfide future con la massima flessibilità, DAB ha deciso di introdurre la piattaforma SOA BPM come nuova tecnologia di base dell'azienda. L'obiettivo consisteva nell'iniziare a utilizzare un'unica piattaforma centralizzata per mappare i processi complessi. Tutti i documenti correlati ai processi dovevano essere gestiti con un potente sistema di gestione dei documenti.

Il primo progetto implementato nel nuovo ambiente consisteva in un processo per i clienti B2B: transazioni di scambio telefoniche con broker e altri partner commerciali. Tutti i dati relativi agli ordini devono essere acquisiti in qualche forma di ticket. Il personale di DAB inoltra quindi questi dati per l'elaborazione, unitamente alla documentazione aggiuntiva, come la conferma dell'ordine da parte del centro di scambio. Di particolare importanza per un istituto finanziario è la necessità di archiviare tutti i documenti in conformità a requisiti a prova di audit.

Fino ad ora il processo è stato eseguito principalmente con copie cartacee: tutti i documenti venivano stampati e archiviati in cartelle. Anche se DAB Bank disponeva già di un archivio elettronico (IBM FileNet Image Services), la società non era in grado di utilizzarlo per questo processo a causa di dubbi in merito alla sua architettura.

Il nuovo sistema doveva soddisfare diversi requisiti impegnativi:

  • Implementazione efficiente di nuovi processi e applicazioni
  • Agilità per modificare i processi esistenti
  • Stabilità, scalabilità, prestazioni, capacità cluster e facilità di amministrazione
  • Flessibilità nella manutenzione del sistema (esecuzione di modifiche, test, implementazione)
  • Bassi costi operativi, tenendo conto anche di tutti i costi per licenze, supporto e manutenzione continuativa
  • Capacità di integrazione nell'ambiente di sistema esistente
  • Possibilità di sviluppare ulteriormente l'architettura
  • Controllo e monitoraggio tramite un singolo motore di processo centralizzato

Nella scelta della nuova tecnologia, le parti interessate di DAB hanno posto particolare enfasi sulla necessità di definire un percorso permanente per il futuro. Inoltre, l'organizzazione del progetto doveva garantire una collaborazione efficiente a lungo termine tra singoli reparti e IT e fornire un modello per i progetti futuri.

La soluzione

Per selezionare il sistema appropriato di gestione documenti o di gestione del contenuto enterprise, DAB ha richiesto il supporto di CENIT AG, un partner esperto nel campo della gestione delle informazioni enterprise. Inizialmente, le società hanno esaminato le soluzioni seguenti nell'ottica dell'uso ottimizzato in base ai requisiti esistenti, ovvero IBM FileNet Image Services, IBM FileNet P8 Content Manager, Alfresco e Microsoft SharePoint.

Alfresco si è rivelata quasi subito come la migliore soluzione, in virtù delle sue capacità di integrazione e soprattutto dell'interfaccia predefinita CMIS. La piattaforma Alfresco, integrata tramite CMIS, si è dimostrata la soluzione perfetta per lo stack tecnologico standard di DAB (Linux, Tomcat, Java). La sua architettura modulare garantisce un'eccellente scalabilità ed è anche molto semplice da installare. Un altro vantaggio per DAB e CENIT era costituito dalla facilità con la quale era possibile configurare tutte le funzionalità richieste. Per quanto riguarda l'implementazione del processo B2B, la soluzione open source offriva un ulteriore vantaggio. Come opzione standalone, al momento Activiti è la base della piattaforma SOA BPM. Allo stesso tempo, Activity è il componente Alfresco integrato, che servirà per implementare workflow correlati ai documenti, ad esempio processi di rilascio.

Dopo avere scelto Alfresco come piattaforma ECM, CENIT ha aiutato DAB a pianificare, implementare, configurare e personalizzare il nuovo sistema Alfresco. L'integrazione tecnica di Alfresco nella piattaforma SOA è stata agevolata dall'interfaccia CMIS e ha richiesto pochissimi sforzi. I requisiti specifici per il settore di DAB sono stati essenzialmente soddisfatti dalle funzionalità standard di Alfresco ed è pertanto stato richiesto un livello di personalizzazione minimo. CENIT ha personalizzato Alfresco Enterprise 4 per soddisfare requisiti di sicurezza specifici dell'azienda e ha supportato la definizione di diritti per la creazione del sito. Anche l'interfaccia utente Alfresco Share è stata personalizzata esattamente in base ai requisiti di DAB Bank, ad esempio creando un modulo di ricerca specifico.

Gli esperti ECM di CENIT hanno fatto rapidi progressi durante il progetto. La mancanza di un sistema esistente da sostituire e il fatto di non dover migrare documenti si sono dimostrati molto vantaggiosi. Grazie all'esecuzione senza problemi della progettazione e della configurazione del sistema Alfresco, la banca è riuscita a implementare il nuovo sistema di gestione dei documenti in soli due mesi.

Risultato finale

DAB utilizza la piattaforma ECM Alfresco in produzione completa da giugno 2012. Il workflow per un dato processo relativo alle commissioni per la transazioni in titoli viene ora controllato tramite la nuova piattaforma SOA BPM basata su Activiti. Al momento, dieci persone stanno lavorando sui documenti elettronici nel nuovo sistema. Le ricerche di transazioni in corso o chiuse vengono effettuate utilizzando il modulo di ricerca personalizzato in Alfresco Share. È possibile ricercare documenti utilizzando metadati o testo completo.

Questo offre a DAB vantaggi significativi. La banca è ora in grado di gestire il processo e tutti i documenti elettronicamente, eliminando pertanto il workflow basato su carta. I membri del personale risparmiano tempo, poiché riescono a effettuare ricerche tra i documenti archiviati in modo rapido e meticoloso. Questo aumenta la trasparenza e il controllo di tutti i processi chiusi e attivi.

Fasi successive

CENIT AG e DAB Bank AG stanno già lavorando alle prossime sfide congiunte. Intendono valutare le funzionalità collaborative della piattaforma Alfresco per cooperare ai progetti e avviare un progetto pilota. Se tutto andrà secondo i piani, Alfresco sostituirà tutte le unità di rete designate per tale scopo. Inoltre, ci sono piani per estendere ulteriormente Alfresco come repository di documenti, poiché è ideale per processi aziendali system-wide supportati dalla piattaforma SOA BPM.

Nel corso di molti anni CENIT AG è diventata esperta nell'ottimizzare processi di business utilizzando soluzioni ECM, grazie alle competenze acquisite durante i numerosi progetti gestiti per i clienti. CENIT AG offre assistenza per tutti gli aspetti del processo di ottimizzazione, dalla selezione del miglior sistema per il cliente all'implementazione del progetto. CENIT AG offre anche supporto post-progetto. Ulteriori informazioni sono disponibili su www.cenit.de/alfresco