Grupo Eulen

Grupo EULEN, un'impresa familiare a capitale totalmente spagnolo fondata a Bilbao nel 1962, è leader nella fornitura di servizi generali per le aziende. Grupo EULEN è specializzata nella fornitura di servizi di pulizia, sicurezza privata e servizi accessori (inclusi logistica, servizi generali e di telemarketing), nonché servizi sanitari e correlati a manutenzione, lavoro temporaneo e ambiente che, combinati, hanno consentito alla società di superare i 1343,10 milioni di euro nel 2010.

Negli ultimi anni, la forza lavoro della società è cresciuta notevolmente e oggi conta oltre 82.200 dipendenti, tanto che Grupo EULEN oggi è uno dei principali datori di lavoro in Spagna: oltre 2 lavoratori su 1000 sono impiegati da questa società.

Avendo iniziato la sua scalata nei mercati internazionali nel 1997, Grupo EULEN è attualmente attiva in Spagna, Portogallo, Stati Uniti e sette paesi dell'America Latina (Colombia, Costa Rica, Cile, Messico, Panama, Perù e Repubblica Dominicana).

Situazione iniziale

Grupo EULEN gestisce un enorme volume di documenti. L'attività principale della società è la gestione del personale, che richiede una notevole quantità di documentazione correlata all'impiego. Di conseguenza, implementare una piattaforma di gestione dei documenti è cruciale per EULEN e per il normale svolgimento della sua attività.

Ogni anno, la società genera circa 150.000 contratti, ognuno dei quali richiede tra i 7 e i 12 documenti con un ciclo di vita definito e requisiti di gestione personalizzata specifici.

Tuttavia, la sfida principale della società consiste nel gestire tutti i file relativi all'impiego per ogni lavoratore. Grupo EULEN dispone di un file specifico per ciascuno dei suoi 82.000 dipendenti, ognuno dei quali contiene dai 30 ai 50 documenti diversi (contratti, curriculum, istruzione e formazione, documenti personali, salari, ecc.), che vengono rinnovati ogni anno, sia in formato cartaceo che digitale. Questi dati mostrano che, in mancanza di una piattaforma di gestione efficace, i volumi di documenti derivanti sarebbero pressoché ingestibili.

Inoltre, la società gestisce un grande volume di documentazione aziendale (memo interni, rendiconti economici, normative, standard, ecc.) che, pur non essendo consistente come la documentazione correlata all'impiego, è della massima importanza per l'azienda.

"Fino ad ora non disponevamo di una piattaforma di gestione dei documenti e Alfresco è stata una scelta indubbia, principalmente per le sue funzionalità e il suo prezzo", ha dichiarato Diana Ruiz Hidalgo, IT Department di EULEN. "Di conseguenza, a metà del 2011 abbiamo avviato il progetto".

Implementazione di Alfresco come piattaforma di gestione dei documenti aziendali

Come descritto in precedenza, l'enorme quantità di documenti e il fatto che alcuni di essi risalissero a 50 anni prima, ha portato il Grupo EULEN a cercare una soluzione in grado di garantire una gestione dei documenti efficace, flessibile e sicura.

Gli obiettivi della società erano chiari: disporre di una piattaforma a livello corporate, eliminare la documentazione cartacea, semplificare ricerca, scambio e verifica delle informazioni, consentire l'accesso a tutte le sedi della società in Spagna e all'estero e, infine, risparmiare tempo e quindi denaro.

Data la portata del progetto, si è deciso di implementarlo in due fasi, la prima delle quali è già stata completata. La Fase 1 ha riguardato la gestione dei dati aziendali. Il primo passaggio consisteva nell'applicare le funzionalità di Alfresco per creare un modello documentale che rendesse possibile la standardizzazione della gestione documenti, in modo da preparare e organizzare tutte le informazioni in linea con un modello standardizzato. La soluzione Alfresco ha quindi consentito di identificare le regole aziendali e, alla fine, Grupo EULEN ha potuto trarre vantaggio dalla possibilità di utilizzare la tecnologia Alfresco per incorporare moduli avanzati per la gestione dei cicli di vita dei documenti. Benché la tecnologia fosse disponibile, la società ha scelto un approccio più conservatore e ha deciso di partire da flussi di lavoro più semplici, data la complessità del progetto.

"Il primo obiettivo dell'implementazione è stato quello di definire l'intera struttura di reporting delle filiali internazionali di EULEN alla sede centrale. Questo ci ha consentito di eliminare la necessità di inviare documenti tramite posta elettronica, un'azione richiesta piuttosto di frequente dai diversi reparti. Questo progetto non è stato particolarmente esteso in termini di funzionalità, ma lo è stato per quanto riguarda la sua portata", ha spiegato Ruiz Hidalgo.

Grupo EULEN è attualmente impegnata nella seconda fase del progetto, che comprende la gestione di tutta la documentazione correlata ai dipendenti. Sulla base dell'esperienza acquisita in ambito di gestione delle informazioni aziendali, in questo nuovo ciclo Grupo EULEN estende il lavoro completato durante la fase precedente, allo scopo di includere tutta la documentazione dei dipendenti nei file virtuali e di incorporare flussi di lavoro più complessi. Durante questa seconda fase viene affrontato anche il processo delle firme digitali.

Conclusioni

Come piattaforma documentale, Alfresco è la scelta che senza dubbio offre il maggior valore aggiunto a Grupo EULEN. Grupo EULEN ritiene che Alfresco disponga di una moltitudine di funzionalità di gestione documenti che deve essere esplorata e applicata a fondo in seguito a un'attenta pianificazione dei requisiti e a un efficace processo decisionale.

"Tre questioni che siamo stati in grado di affrontare erano di importanza fondamentale per il gruppo: integrazione degli utenti internazionali, accesso rapido e sicuro alle informazioni e miglioramento dei tempi di recupero dei documenti", ha affermato Diana Ruiz Hidalgo. "Attualmente, circa 100 persone in azienda utilizzano la nuova soluzione Alfresco".

Un altro aspetto sul quale Grupo EULEN non ha dubbi è che uno dei vantaggi offerti da Alfresco è la sua capacità di innovazione nell'incorporare funzionalità. La società ritiene pertanto che non abbia senso sfruttare la caratteristica open source di Alfresco per modificare il codice sorgente e rispondere a una specifica esigenza della società, perché ciò che può apparire vantaggioso ora, non lo sarà a medio termine. EULEN si impegna a integrare gli aggiornamenti di Alfresco e a mantenersi al passo con l'architettura della nuova versione. Questo è l'unico modo per garantire un successo stabile e sostenuto.

"Tutti i processi aziendali generano una grande quantità di documenti e questo è particolarmente vero nel nostro caso, poiché siamo una società che fornisce servizi. Puntiamo a fare di Alfresco la piattaforma per tutta la nostra documentazione", ha concluso EULEN.