Gestione dei contratti

Riacquisite il controllo dei vostri contratti, portate la sicurezza nella vostra organizzazione e ottenete dei profitti

I contratti rappresentano un sovraccarico di lavoro per il vostro personale del reparto approvvigionamenti e dell'ufficio legale? Vi è mai capitato di dimenticare una scadenza e di prolungare il contratto senza rendervene conto? Vi siete mai fatti sfuggire l'opportunità di rinegoziare e ottenere termini migliori? Dovete riformulare completamente delle clausole contrattuali o copiarle continuamente da vecchi contratti senza così avere la sicurezza della relativa coerenza, puntualità e legalità? I dati dei contratti vengono gestiti in sistemi di file locali, database o fogli di lavoro specifici per ciascun reparto?

Se avete risposto sì a una di queste domande, significa che vi manca una visuale completa di tutti i contratti. Tutto questo richiede tempo e denaro e può anche avere conseguenze legali.

Create e gestite i contratti in modo efficiente e conforme

La gestione dei contratti con Alfresco Workdesk consente una creazione, una gestione e un monitoraggio trasparenti ed efficienti, nonché l'archiviazione di tutti i tipi di contratti e della relativa corrispondenza aziendale, sfruttando la piattaforma sperimentata per i contenuti Alfresco One. Sostituisce le applicazioni isolate e specifiche per ciascun reparto ed è rapidamente configurabile da parte di un amministratore aziendale per diversi tipi di contratti e in modo conforme alle regole dell'azienda.

I file dei contratti con una struttura predefinita vengono creati premendo un pulsante. Un insieme di modelli approvati con clausole aggiornate assiste gli impiegati nella procedura di creazione dei documenti correlati ai contratti. I campi nei documenti di Microsoft Word vengono compilati con metadati, come il numero di contratto, direttamente da Alfresco. È un sistema rapido e conveniente, che garantisce la coerenza dei dati. Inoltre, la conformità viene automaticamente ottenuta tracciando e valutando ciò che accade ai contratti tramite l'integrazione con il modulo di gestione degli archivi Alfresco One.

Accelerate l'approvazione dei contratti e contate su una visuale complessiva coerente

I flussi di lavoro predefiniti nella soluzione di gestione dei contratti Alfresco Workdesk aiutano a elaborare, approvare e monitorare i contratti in modo rapido ed efficiente, includendo automaticamente i reparti dell'azienda interessati. Il concetto di "ruolo aziendale intelligente" nell'ambito di Alfresco Workdesk garantisce che gli impiegati che utilizzano questa soluzione ricevano soltanto le informazioni e le funzionalità necessarie per lo svolgimento del loro ruolo specifico nell'ambito della creazione dei contratti e della procedura di approvazione.

I rapporti sullo stato dei contratti e le ricerche dei contratti in scadenza semplificano e rendono più trasparente il monitoraggio delle scadenze. Ciò consente di risolvere i contratti in tempo o di rinegoziare termini migliori.

Riducete il tempo per valorizzare e dare più potere agli utenti aziendali

La gestione dei contratti in Alfresco Workdesk contiene tutto ciò di cui necessita l'azienda per gestire il ciclo di vita dei contratti standard. Con l'interfaccia specifica per la gestione dei contratti, gli utenti aziendali possono creare nuovi modelli di contratto con strutture e insiemi di proprietà specifici per i clienti mediante una semplice configurazione. Inoltre, si possono aggiungere nuovi modelli di documenti che comprendono queste proprietà o i dettagli propri dell'azienda. Ruoli aziendali predefiniti e flussi di lavoro per amministrare, creare, approvare e monitorare i contratti danno subito agli utenti aziendali i poteri legati alle loro specifiche responsabilità. I flussi di lavoro predefiniti possono essere ampliati per coprire procedure di approvazione più complesse. Ciò aiuta a organizzare e mettere in funzione rapidamente la soluzione di gestione dei contratti.

Sfruttate l'intero stack di software Alfresco

La gestione dei contratti in Alfresco Workdesk è basata sulla piattaforma per i contenuti Alfresco One e sul motore per le procedure aziendali Activiti. Essa sfrutta il vostro investimento e le vostre esperienze con queste piattaforme e vi consente di utilizzarli per soddisfare le esigenze di gestione dei contratti.

I benefici della gestione dei contratti con Alfresco Workdesk

  • Aumentate l'efficienza: snellite le procedure di creazione e gestione dei contratti
  • Realizzazione del valore in tempi rapidi: rapida implementazione ed elevata adozione da parte degli utenti grazie ai "ruoli aziendali intelligenti" e all'integrazione continua con Microsoft Office
  • Riacquisite il controllo: contate su una visuale completa dell'intero ciclo di vita di tutti i contratti
  • Risparmiate denaro: non fatevi sfuggire l'opportunità di rinegoziare i termini di un contratto
  • Consolidate: usate la piattaforma per i contenuti Alfresco One anche per i contenuti fondamentali del reparto approvvigionamenti e dell'ufficio legale
  • Conformità: garantita dai procedimenti di controllo e uso con il modulo di gestione degli archivi Alfresco One