Regolamenti più severi e il desiderio di mostrare più elevati livelli di trasparenza spingono le aziende a implementare soluzioni di gestione documentale che aiutino nella governance delle informazioni e nelle iniziative riguardanti la conformità. Tuttavia, a causa dei bassi livelli di adozione da parte degli utenti, spesso tali soluzioni non riescono a soddisfare le aspettative.

Alfresco One con Records Management è diverso. Integrata in Alfresco, questa soluzione di governance delle informazioni facilita all'utente finale il lavoro con i file e la loro archiviazione come dati al momento giusto, senza che sia necessario cambiare modalità di lavoro.

Semplice archiviazione dei dati

Gli utenti possono caricare i dati dal browser Web, dall'e-mail o dal desktop

Archiviazione dei dati "in-place"

Con Alfresco, gli utenti possono dichiarare gli archivi ovunque. L'archiviazione "in-place" consente l'accesso istantaneo ai file senza dover navigare in piani di archiviazione complessi

Dichiarazione automatica

Alfresco archivia e dichiara automaticamente i dati in base a regole di business facili da configurare

Cartelle di dati dinamiche

I piani di archiviazione dinamici utilizzano regole di business per archiviare automaticamente i dati nella corretta cartella del piano di archiviazione, creandola se necessario

Piano di archiviazione

Un piano di archiviazione facile da configurare consente ai gestori delle informazioni di modellare il sistema per soddisfare le proprie esigenze specifiche in materia di governance documentale e conformità

Disposizione dei dati

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Le categorie di archiviazione possono essere applicate a qualunque livello del piano di archiviazione per imporre i piani di disposizione necessari

Rapid eDiscovery

Funzionalità di ricerca potenti consentono agli utenti di trovare i dati sulla base dei contenuti e delle relative proprietà

Procedimento di controllo completo

Un procedimento di controllo completo mostra chi ha avuto accesso a quali dati e quando. Anche i rapporti di controllo possono essere archiviati come dati

Bloccare e tenere in sospeso

I gestori degli archivi possono congelare o mettere i dati in attesa per impedirne modifiche e sospendere i piani di conservazione predefiniti

I vantaggi dell'approccio di Alfresco Records Management

Alfresco One con Records Management presenta vantaggi signifiicativi:

  • Maggiore adozione da parte degli utenti: una soluzione per supportare tutti i contenuti semplificando la dichiarazione rimuove la complessità per l'utente finale e conduce a un'adozione da parte degli utenti nettamente superiore
  • Archivio unico: consente la gestione di tutti i file elettronici (documenti, pagine Web, e-mail, immagini, archivi aziendali, file sociali e mobili, ecc.)
  • Semplicità: un'unica interfaccia utente per la gestione di contenuti standard e archivi aziendali
  • Costi e rischi ridotti: una soluzione open source certificata DoD 2015.02 senza alcuna licenza da pagare anticipatamente