El Colegio de Registradores potencia su gestión documental con Alfresco Enterprise

Su arquitectura interna de spring, modular, y de código abierto, convenció a la entidad en el momento de elegir la solución

Alfresco Software, el líder en gestión de contenidos empresarial de código abierto, por medio de su partner Evoltia, ha implantado su software Alfresco Enterprise en el Ilustre Colegio de Registradores de la Propiedad, Bienes Inmuebles y Mercantiles de España.

La intranet es un claro ejemplo de modernización del Colegio de Registradores. El Colegio disponía de una intranet realizada en Oracle Portal, pero ofrecía las prestaciones de un gestor de contenidos y no tanto de un gestor documental. Las posibilidades de modelar contenidos eran bastante pobres y el responsable informático del proyecto, Matthew Scott Patin, deseó realizar una actualización y nueva versión de la intranet, con la implantación de Alfresco.

“No queríamos hacer algo sencillo, necesitábamos un software con categorizaciones y relaciones entre documentos -explica Matthew Scott-. Ante todo, precisábamos de una gestión documental bastante sofisticada y lo que Alfresco ha aportado en este sentido es muy completo. Las posibilidades que tiene de transformación en la gestión de contenidos, la indexación que ha sido un acierto,…. Ahora los Registradores tienen una intranet mucho más potente que la que tenían con Oracle Portal”.

El Colegio de Registradores comparó todos los productos del mercado. Primero deseaban un producto que fuera compatible con Java, porque es una tecnología que se utiliza bastante en dicha entidad. Al final, -continúa Scott- necesitábamos algo bastante más industrial y por eso fuimos descartando otros gestores documentales, gratis o más sencillos, y nos quedamos entre Documentum y Alfresco. “La complejidad de Documentum -afirma- y su precio nos hizo dudar bastante. Y Alfresco, con factores importantes como su arquitectura interna de spring, arquitectura modular, y de código abierto, nos convenció en el momento de elegir la solución”.

Las transformaciones de documentos, desde PDF a Flash fue otro punto fundamental de elección hacia Alfresco Enterprise. “Tenemos un sistema bastante sofisticado para gestionar los documentos que hemos desarrollado nosotros -añade Matthew Scott-. Ese sistema lo hemos desarrollado con el sistema spring de Alfresco, con bastante facilidad. Si hubiéramos utilizado otro software, el proyecto hubiera sido más difícil”.

Las capacidades de modelar que tiene Alfresco Enterprise y los índices hieráticos de categorías son, además, otros dos beneficios significativos para el Colegio de Registradores. El responsable informático del proyecto de la intranet, declara a este respecto “el núcleo de Alfresco está bien ideado y es bastante sólido en cuanto a concepto. Lo que aporta en cuanto a herencia, a poder, las asociaciones (cómo se modelan las asociaciones entre documentos), las posibilidades amplias de transformación de contenidos, las búsquedas, son también otros de sus beneficios”.

De esta forma, tras la implantación, extender las transformaciones que se realizan en la intranet es el futuro más cercano que el Colegio de Registradores tiene para Alfresco. “Ahora mismo -continúa Scott- transformamos Word a Texto y de PDF a Flash. En un futuro, pretendemos transformar de Word a HTML y empezaremos a transformar también de Word a PDF. Luego, probablemente, utilizaremos el gestor documental para guardar documentos multimedia, MP3, broadcast, etc. y estoy por estudiar las búsquedas y poder modelarlo”.

Sobre el Colegio de Registradores

El Ilustre Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España, ubicado en Madrid, es una Corporación de Derecho Público, amparada por la ley y reconocida por el Estado, con personalidad jurídica propia y plena capacidad.Tiene competencia sobre sus colegiados en todo el territorio nacional.

Como Corporación encargada de velar por el buen funcionamiento de la función pública registral, el Colegio queda subordinado jerárquicamente al Ministro de Justicia y a la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Actualmente, el Colegio de Registradores, en aras de la función de servicio público que tiene encomendada, pretende acercarse al ciudadano a través de las nuevas tecnologías. De ahí la importancia de que su web e intranet sean unas herramientas dinámicas, interactivas y que faciliten su utilización a los usuarios (los registradores o los propios ciudadanos).

Desde hace varios años, los registradores están a la vanguardia de estas nuevas tecnologías: las oficinas registrales son modernas y están equipadas con importantes medios informáticos y con software de última generación, elementos que facilitan la labor diaria y que aproximan al ciudadano, de manera eficaz y precisa, a la información contenida en los Registros.

Los métodos de trabajo han cambiado de forma veloz y la totalidad de los registradores ha tenido que adaptar sus procedimientos a las actuales demandas en un tiempo récord: así, el Colegio de Registradores ha sido pionero en la digitalización de documentos, en la incorporación de bases gráficas a los datos de las fincas registrales, o en la rapidez de respuesta a la hora de facilitar, de manera on line, las peticiones de los ciudadanos o de los propios registradores en su intranet.