株式会社シグマクシス

概要

様々な情報を一元化。プロジェクトの"5W1H"が詰まった社内情報共有システム作り

課題

ファイルサーバーによる情報共有という考え方に疑問を持っていたシグマクシスでは、情報のアクセス、情報の活用、情報の創造、情報の共有、情報へのアクセス、、、、と回っていくサイクルを通じて、顧客価値を創造しています。このため情報共有システムも、こうした仕事の進め方をサポートできるものでなくてはなりません。ところが従来のツールはユーザーの目線から考えられていないため、多様な情報の共有を前提とした仕事の進め方にはふさわしくありませんでした。ファイルはサーバーにあるかと思えば、会議の議事録は別のツールに、グループメンバーのアドレスは、また別のツールにといった具合でした。用途ごとに別々のツールを使い、使い手が苦労して共有方法を模索していましたが、情報は一カ所に集まらず、効率は悪くなりました。その結果シグマクシスにとって最適な情報共有システムを導入することになりました。

ソリューション

ゼロからシステムを作り上げるのは、開発作業の面でもメンテナンスの面でも得策ではなく、ニーズに合うものを探し続けているうちにAlfresco Shareと出会いました。これなら細かいところをモディファイすれば、求めるシステムに育つのではないかと考えました。

こうして構築されたシグマクシスのシステムは新しいプロジェクトを登録すると、Alfresco Share上に自動的にプロジェクト用のサイトが作成されるようにし、同時にプロジェクトメンバー全員にアクセス権が与えられます。作成したファイルは決められた場所に億だけでプロジェクト実施期間やそのた詳細情報が属性として自動的に付与されます。Alfresco Shareに保存された情報は、検索エンジンにも登録されるため、いつでも検索が可能になりました。

まとめ

目的の情報が簡単に検索できるようになり、Alfresco 上でファイルを共有するため、思いファイルをemailに添付する必要がなくなりました。導入から約4年。ユーザー数約300でプロジェクトサイトは800を超えています。さらに共有コンテンツ数は11万件を突破しました。

今後の展開

Alfresco Shareのシステムを生かした知の相乗効果、多様な力を掛け合わせた究極の価値構造に向け、取り組みが続いています。