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Collectivités Territoriales, optimisez votre gestion documentaire avec Alfresco Entreprise

Alfresco est un éditeur de solutions Open Source d’entreprise qui permet de bénéficier d’une plateforme ouverte de gestion de documents et d’optimisation des processus métier.

A ce jour, ce sont déjà 16 Conseils Généraux et 6 Conseils Régionaux qui ont choisi Alfresco Entreprise pour :

  • La mise en place d’une plateforme centralisée de gestion des documents, quelle que soit leur nature (documents administratifs, techniques, RH, financiers...) et quel que soit leur format (PDF, images, mail, documents bureautiques, documents numérisés...)
  • L’utilisation d’une application de gestion collaborative, permettant à des communautés de partager des documents à valeur ajoutée et de collaborer sur ces documents.
  • La dématérialisation et l’optimisation des processus métier sur lesquels les utilisateurs travaillent au quotidien, par l’utilisation de fonctionnalités avancées de workflow.

La Ville de Toulouse a choisi Alfresco Entreprise

En 2011, la Communauté Urbaine Toulouse a fait le choix d'Alfresco Entreprise, qui est utilisé comme le référentiel unique de stockage et de restitution de tous les documents accessibles au travers du Portail de la Ville. Les documents stockés dans Alfresco sont de nature variée (documents RH, communication, projet, financiers, etc). L'application, disponible en Intranet et en Extranet, a été déployée progressivement, et rencontre aujourd'hui un réel succès auprès des utilisateurs. En effet, elle concerne l'ensemble des 5000 utilisateurs équipés d'un poste de travail, et ce sont en moyenne 4200 utilisateurs qui accèdent chaque jour à Alfresco au travers de ce Portail.

Fort de ce premier projet réussi, la Communauté Urbaine de Toulouse prévoit de lancer en production dans les semaines à venir un deuxième projet. L'application sera basée sur Alfresco Share, et l'objectif sera de mettre à disposition des utilisateurs des espaces collaboratifs dédiés à des communautés. Dans un premier temps, il s'agira, pour chaque communauté, de collaborer autour des documents communément partagés. A termes, cette application Share deviendra l'espace documentaire de référence pour tous les documents officiels de la collectivité (ex : compte-rendu de délibérations).

Enfin, Alfresco sera également utilisé comme référentiel documentaire à la Ville de Toulouse par les Logiciels RH et Finances pour la dématérialisation des dossiers agents et de la chaine comptable.

Vous aussi, découvrez les cas d’usage qui font le succès d’Alfresco dans les Collectivités Territoriales, et qui correspondent probablement à des problématiques auxquelles vous devez faire face chaque jour dans votre organisation.

Usages d’Alfresco dans les Collectivités Territoriales en France

Pour les administrations, Alfresco fournit une plateforme de gestion de contenu qui permet de relever les nombreux défis auxquels ces organisations sont confrontées quotidiennement pour gérer leur contenu.

Grâce à ses standards ouverts et à sa flexibilité, Alfresco offre des capacités exclusives de partage de documents pour les utilisateurs.

On trouve de nombreux cas d’usages, parmi lesquels :

  • La gestion documentaire, où Alfresco sert de référentiel de contenu global.
  • La collaboration, qui permet de fluidifier les échanges entre agents, ou avec le monde extérieur.
  • L’archivage, avec des capacité de gestion long terme, respectueuses des normes.
  • L’intégration avec des solutions tierces, telles que RH, finance ou encore SIG.

Le modèle open source

Au delà de la licence et du code ouvert, le modèle open source est la garantie que la solution mise en oeuvre sera respectueuse des standards, ouvert aux autres applications, et ne viendra pas verrouiller le système dans lequel il s’intègre, ni le contenu qu’il gère !

De plus, Alfresco repose sur des briques qui sont chacune la référence dans leur domaine, et fonctionne sur la plupart des plateformes du marché, ce qui permet de capitaliser sur les compétences de ceux qui en assureront la mise en oeuvre, réduisant ainsi le délai de mise en oeuvre et le besoin de formation associé.

La communauté du logiciel libre ne s’y est d’ailleurs pas trompé, en choisissant Alfresco comme la solution de référence à chaque fois qu’il a fallu créer un lien avec une solution de gestion de contenu opensource. De nombreuses intégrations avec des solutions tierces sont ainsi disponibles, souvent en standard (Gestion de contenu , e-learning, portails, …).

Découvrez Alfresco Entreprise

L’offre Alfresco Entreprise est conçue pour délivrer des services à forte valeur ajoutée, dont :

  • Un engagement de service avec des engagements adaptés à un contexte de production (temps de réponse, niveau d’expertise).
  • Un support long terme matérialisé par des correctifs certifiés et qui garantissent la cohérence du produit sur la durée (contrairement à un maintien assuré par tiers qui font dériver le produit et augmentent au final le coût de support).
  • Un accès privilégié à un réseau d’intégrateurs certifiés, en mesure de délivrer des projets plus rapidement et plus efficacement.
  • Un ensemble de fonctionnalités spécifiques qui facilitent la mise en oeuvre, la configuration, la supervision ou encore la gestion de la montée en charge.

L’ensemble de l’offre est basée sur un concept simple : proposer une relation équilibrée entre l’éditeur et ses clients, basée sur la satisfaction.

Une offre unique dans le paysage du logiciel

En proposant le meilleur du logiciel libre et en y ajoutant des services adaptés aux contraintes des organisations, Alfresco dispose aujourd’hui d’une position unique dans son secteur :

  • Aucune autre solution ECM opensource ne fédère aujourd’hui une aussi grande communauté de clients, utilisateurs et contributeurs, tous garantie de pérennité, de robustesse et de rapidité d’évolution.
  • Alfresco dispose d’un très grand nombre de références dans les secteurs privés et public, en faisant ainsi un incontournable sur le marché.
  • Alfresco est la seule solution de son secteur qui soit classée depuis plusieurs années dans la catégorie des solutions innovantes par les analystes (Gartner, Forrester, …). C’est la reconnaissance de la capacité de l’entreprise à comprendre les enjeux actuels et futurs, tout en y apportant des réponses concrètes.
  • La valeur Alfresco est aujourd’hui reconnu par les analystes et ses clients, du fait de la capacité à délivrer des projets plus rapidement, avec un retour sur investissement bien meilleur que les autres solutions.

C’est pour toutes ces raisons, et bien d’autres encore, qu’Alfresco est devenu aujourd’hui une solution de référence, présente dans tous les secteurs, avec de très nombreux cas d’usage.

Venez assister à notre Webinar le jeudi 30 janvier @ 10H30 pour savoir comment Alfresco Entreprise peut répondre à vos besoins, et bénéficier d’un retour d’expérience sur le projet de la Ville de Toulouse.

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