Records Management
Records Management
Record management certificato DoD 5012.02 creato per una facilità d'uso ed una rapida attuazione
- Costruito sulla base del repository Document Management di Alfresco, compresa l'interfaccia Share
- Si possono archiviare file utilizzando il drag and drop dal Desktop o dal cliente e-mail o qualsiasi browser web
- Una soluzione singola per gestire sia i record corporate che altri contenuti
- Vantaggioso dal punto di vista economico ed open source, con nessun diritto di licenza iniziale
Ideale per: Organizzazioni IT EnterpriseProvate Alfresco nella vostra infrastrutture IT,
con il supporto di Alfresco.
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Interfacce multipleGli utenti finali possono utilizzare l'interfaccia più appropriata che permette loro di aggiungere nuovi record |
Archiviare dal DesktopUtilizzando lo standard CIFS, gli utenti possono 'montare' il sistema Records Management Alfresco come un drive di rete. Gli utenti ora possono salvare ed archiviare record trascinandoli semplicemente dal Desktop |
Archiviare dal webGli utenti possono utilizzare la stessa interfaccia web che usano per gestire altri contenuti per caricare, archiviare e dichiarare record, eliminando la necessità di apprendere una nuova interfaccia RM speciale |
Archiviare da Microsoft OfficeUtilizzando il protocollo Microsoft SharePoint, gli utenti possono caricare e modificare contenuti all'interno degli strumenti Office standard |
Archiviare dall'e-mailAlfresco può essere aggiunto come servizio IMAP in qualsiasi browser e-mail standard, il che permette agli utenti di trascinare e rilasciare e-mail in Alfresco per l'archiviazione |
Archiviare e dichiarare in multilivelloAlfresco supporta un processo multilivello per archiviare e dichiarare record. Questo consente agli utenti di archiviare e, dopo un certo periodo di tempo, aggiungere le informazioni necessarie che permettono loro di dichiarare i record |
Soluzione unificataGli utenti utilizzano lo stesso sistema Alfresco per memorizzare e gestire tutti i contenuti. Gli utenti non devono ricevere una formazione per utilizzare un'interfaccia diversa in un sistema diverso solo per archiviare record |
Life Before RecordsAlfresco ha l'abitudine di gestire il ciclo vitale dei contenuti prima che essi diventino un record. Ciò consente la gestione del processo di analisi ed approvazione di un report aziendale quando passa attraverso diverse revisioni prima che la versione finale ed approvata venga archiviata come un record |
Configurazione sempliceI Records Manager possono creare con facilità il sistema Records Management di Alfresco per supportare le esigenze aziendali |
Programma di archiviazioneI Records Manager possono creare serie di record, categorie di record e cartelle di record |
Programmazioni dispositiveUna semplice configurazione "punta e clicca" consente al Records Manager di creare programmi di archiviazione di record unici per ciascuna delle categorie di record |
Metadata definiti dall'utenteGli amministratori possono definire metadata unici (informazioni da memorizzare all'interno dei record) per supportare le loro esigenze aziendali |
Supporto record vitaliIdentificare record che devono essere analizzati, chiedendolo automaticamente all'utente alla fine del periodo di analisi |
Supporto di trasferimentoSupportare la possibilità di 'Trasferire' record alla fine del ciclo dispositivo |
Tipi di recordAlfresco fornisce supporto per una serie di tipi di record, compresi quelli elettronici (documenti standard, record, in PD e record web) e record fisici |
RiferimentiSupporto per un'ampia serie di rapporti (ad esempio, sostituzioni, versioni, riferimenti, cc.) che gli Amministratori possono aggiungere ai loro rapporti per rispondere a requisiti aziendali unici |
Ruoli utenteDiversi ruoli consentono ai Records Manager di verificare quali attività siano disponibili per ciascun utente Records Management. Le definizioni dei ruoli possono essere ampliate per sostenere i requisiti di ciascuna azienda. |
AuditingLog completi di audit permettono ai Records Managers di tracciare chi ha fatto cosa e quando per ciascun record |
ConservazioniPieno supporto per la conservazione di record in caso di controversie, assicurandosi che i record non vadano distrutti per normale routine quando testimoniano una controversia legale |
Brevi video (in inglese)
Risorse aggiuntive
- Scheda dati stampabile (in inglese)
- Libro bianco: La Open Government Directive, una formula per l'open source (in inglese)
- Libro bianco: L'importanza del Records Management all'interno di una strategia di governance, retention e conformità (in inglese)
- Case study clienti
- Soluzioni partner (in inglese)
