Riuscite a recuperare agevolmente tutti i documenti significativi relativi a una determinata questione?

Gestite diversi documenti business-critical per garantire la piena compliance.

Immaginate lo scenario peggiore. Siete coinvolti in una disputa legale o in un audit e avete bisogno di raccogliere documenti aziendali mission-critical che vanno da immagini scansionate a file di social media e contenuti Web. Avete tempo fino alla fine della giornata. Siete in grado di farcela?

Molte aziende dispongono di una soluzione di Record Management per mantenere gli standard normativi necessari, ma spesso è un processo complesso gestito da uno staff dedicato. Anche in quel caso, recuperare i documenti può essere un processo lento e alcune informazioni stampate sono conservate altrove, in strutture di archiviazione sicure. Nel caso in cui non si riesca a trovare tutti i documenti, si rischia di incappare in grosse multe.

Con Alfresco, le preoccupazioni relative alla compliance possono trasformarsi in uno scenario del tutto positivo.

  • La gestione documentale open source garantisce quel grado di controllo in più necessario per gestire i record di importanza critica.
  • Il passaggio a un sistema basato su tecnologia moderna comporta maggior efficienza e costi minori rispetto alle opzioni di archiviazione offsite
  • Il sistema scalabile consente di conservare un numero crescente di record pur mantenendo processi snelli
  • Alfresco aiuta a definire policy di conservazione che portano a una migliore compliance e a una più solida gestione documentale
  • Gestendo l'intero ciclo di vita di un record, dalla creazione iniziale alla distruzione finale, è possibile automatizzare facilmente i processi di compliance

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"Alfresco ci offre una piattaforma per conservare e gestire i documenti più critici, ossia i record degli studenti, in modo semplice ed economico. Ogni anno estendiamo Alfresco per snellire i processi, risparmiando al contempo tempo e denaro e consentendo agli insegnanti di concentrarsi sugli studenti".

— Lea Beeken, Supervisor, District Records and FOIP Management, Edmonton Public Schools

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"Con scalabilità di tipo enterprise, auto-classificazione, conservazione "in-place", analytics avanzati e revisioni integrate, offriamo una soluzione completa a una frazione del prezzo di singoli prodotti messi insieme. Unendo la nostra profonda conoscenza dei processi di contenzioso e l'esperienza di Alfresco nella gestione di record e documenti, stiamo definendo lo standard per le soluzioni di gestione del ciclo di vita e discovery dei documenti".

— Michael McCreary, CEO, Rational Retention

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Alfresco in Action

VIS è il fornitore principale in Islanda di servizi di assicuzione non-vita; ogni anno i suoi dipendenti si occupano in media di 30.000 reclami. I documenti, conservati in luoghi diversi, sono essenziali nel processo di gestione dei reclami. VIS è riuscito a usare Alfresco per applicare metadati comuni che facilitano l'organizzazione, la ricerca e l'individuazione di 1,5 milioni di documenti contenuti nel repository centrale.

I collaboratori di Gwinnett County si scontravano con problemi comuni alle agenzie governative. Grazie ad Alfresco, la produttività dei lavoratori è migliorata ed è più facile accedere alle informazioni e collaborare con i funzionari governativi. I 50 utenti attivi della contea oggi possono supportare meglio il sistema Web Content Management e aggiornarlo facilmente con le informazioni necessarie per restare conformi nel contesto dell'iniziativa Open Government.

La Athabasca University è la principale open university del Canada. Ha implementato Alfresco come sistema di base per la gestione dei record dell'università, garantendo che le politiche di RM siano applicate ai materiali dei corsi e consentendo all'università di definire policy di conservazione e governance per tutti i contenuti. Il nuovo sistema di RM e gestione documentale è utilizzato da oltre 1000 utenti ed è altamente scalabile per gestire facilmente le esigenze correnti e future.

Le scuole pubbliche di Edmonton hanno automatizzato i processi di gestione dei record degli studenti, precedentemente cartacei, grazie ad Alfresco. Oggi il repository contiene i record digitali di 80.000 studenti, per un totale di oltre 1,6 milioni di documenti. In qualsiasi momento, 50-100 utenti accedono a tali contenuti in un ambiente sicuro e controllabile.