Estrella Galicia

Corporación Hijos de Rivera社は、100年以上前からスペインを拠点に活躍してきた家族経営の食品製造会社です。ビール、ミネラルウォーター、ワイン、りんご酒、サングリア、リキュールなどの幅広い商品を主軸に、ここ5年で売り上げを2倍に伸ばし、海外でも注目されるスペインの老舗企業として地位を確立しています。商品は現在スペイン国内と世界30ヶ国以上で販売されています。

同社が最初に手掛けたのはビールの製造でした。1906年の設立から看板製品の「Estrella Galicia」をテコに事業を拡大し、現在は新商品の「1906 Reserva Especial」や「Estrella Galicia 0.0」など、質の高いビールをトレードマークにした商品ラインナップの拡充を図っています。過去20年間で飛躍的な成長を遂げた同社のブランドは、スペインだけでなく、ブラジルや、オーストラリア、中国、ロシア、フィリピン、米国などでも広く知られています。

課題

Estrella GaliciaがAlfrescoを導入する前は、会社全体で文書を一括管理できるソリューションがなく、業者への請求書発行業務はプロプライエタリシステムで管理し、文書はすべてネットワークドライブやハードドライブなどの他のシステムに保管していました。

当初の目的は、まず業者への請求書発行業務を1つのドキュメント管理プラットフォームで管理し、それを社内のすべての部門に拡張することでした。会計部門では1ヶ月に約4,000件の新規文書を処理していましたが、部門や会社の吸収合併により、その量はさらに増えています。

「新しいドキュメント管理プラットフォームは、合併した他の会社の部門にも簡単に拡大できる、オープンソースの拡張可能なソリューションでなければならないと考えていました。また、Alfrescoのように、信頼できるパートナー企業のコミュニティがバックにあることも重要でした」と語るのは、Estrella GaliciaのICTマネージャ、ホセ・マニュエル・サンチソ氏。

ソリューションの検討にあたっては、Documentum、SharePoint、KnowledgeTreeなどの他の技術ソリューションも試しましたが、最終的にAlfresco Enterprise 3.3.4を導入することを選びました。

ソリューションの開発プロジェクトは2007年に開始され、最初の6ヶ月間は、Queres Tecnologíasの協力を得ながら導入を進めました。Queres Tecnologíasは、同社のAlfrescoドキュメント管理システムに現在実装されているすべてのソリューションのインテグレーションを担当しました。

ソリューション 

同社では、請求書が承認に回されてから財務部長の決裁が下りるまでに複数の部門の承認を得なければなりません。各部門の責任者が処理する請求書の数は1日に30~40件に昇ります。新しいドキュメント管理プラットフォームを選んだ理由の1つは、請求書へのアクセスと承認を迅速化して、請求書の管理をスピードアップできることでした。

また、iPadやiPhone用のモバイルアプリケーションで請求書のワークフローを管理できるQueresソリューションも大きな決め手になりました。このソリューションを使えば、各部門の責任者は携帯端末を使ってこれらのアプリケーションにアクセスし、どこからでも書類を処理できます。「この新しいシステムのおかげで、40人の事業部長の作業が軽減されました。大量の請求書をチェックするのは手間のかかる作業です。問題がなかったとしても確認は必要ですから。1つのプラットフォームと携帯端末の利用によって時間や場所の制約がなくなり、請求書をいつ、どこででも管理できるようになりました」(Estrella GaliciaのICT事業部長、カルロス・フィゲイラス氏)。

Alfrescoは現在この新しいソリューションに多数のテクノロジを統合中です。その中には、iPhoneとiPad用のiOSモバイルアプリケーション、CMISを使用した業者宛て請求書発行ポータル、WebサービスとWebスクリプトを使用したプロプライエタリERPシステム、Webスクリプトを使用したプロプライエタリアプリケーションなどがあります。

データベースマネージャにはMySQL、アプリケーションマネージャにはTomcat、オペレーティング システムにはRedhatを使用しており、これらもすべてパートナーのQueres TecnologíasとAlfrescoのアドバイスによるものです。

請求書発行ワークフロー管理の基盤を構築できたことで、会計部門の作業が大幅に軽減されただけでなく、品質管理部や健康安全部など他の部門のカスタムドキュメント管理システムも毎年1部門ずつ新システムに統合されています。今現在システムでは150,000件以上の文書が管理されており、リポジトリのサイズは約24GBに達しています。

まとめ

「2007年にプロジェクトを開始した頃は、継ぎ接ぎの巨大で融通が利かないプロプライエタリシステムを請求書発行用の1つのドキュメント保管システムに移行し、そのシステムで他の作業もこなせるように開発、改善することが目的でした」 (Estrella GaliciaのICTビジネスマネージャ)。

QueresがAlfresco用に開発したドキュメント管理システムは、他の部門に徐々に導入できる拡張性や、モバイル機能への対応という点で、同社の要望をすべて実現しています。フィゲイラス氏は、社内の事業部長達が事務的な作業を簡単にこなせるようになり、その分より価値的な業務や事業戦略に時間を割けるようになったと述べています。

また、新しいシステムの利点として、使い易さと、繰り返しの作業にかかる時間を大幅に節約できたことも挙げており、これによって内部と外部の両方のサービスが改善されたとしています。

「我社と我社のパートナーはAlfrescoのドキュメント管理プラットフォームに絶対の信頼を寄せています。今後もこのツールを他の部門に普及させていく予定です」(カルロス・フィゲイラス氏)。

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