OB10 Ltd

結果

  • 最小限の導入で使いやすい機能
  • 携帯端末を使ってどこからでもアクセス可能
  • 緻密な権限設定により、アクセスをカスタマイズ
  • 保存されたメタデータを表示可能
  • 従業員の生産性と接続性が向上
  • 1か月につき1,000件以上の書類を管理

背景

グローバルなe-Invoicing(電子請求書発行)ネットワークのOB10は、サプライヤーの請求書をサプライヤーを介さずに直接その顧客の会計システムに提供しています。ロンドン(英国)、アトランタ州(米国)、クアラルンプール(マレーシア)、ソフィア(ブルガリア)に拠点を持ちます。

課題

OB10は、同社の全オフィスのユーザーが社内の製品やプロジェクト、コンプライアンス、人事部の書類に簡単に効率良くアクセスできるようにする必要がありました。特に、従業員の多くは外出先から顧客にサービスを提供するため、それらの従業員が携帯端末から書類にアクセスできなければなりません。

また、従業員が最新の書類だけでなく、古いバージョンの書類にもアクセスできるようにする必要がありました。書類やファイルは定期的に更新する必要があるため、それらの作業を簡単に効率良く行うためのメカニズムも必要でした。

ソリューション

OB10は2012年にAlfrescoを導入し、現在約1,000件の書類を管理しています。現在のユーザー数は120人。OB10では、2013年5月までに全従業員がこのソリューションを利用できるようにすることで、ユーザー数を300人まで増やす予定です。

OB10がAlfrescoを選んだ理由は、機能の使いやすさと、携帯端末からアクセスできること、権限と担当業務を効率的に管理できること、サイトアクティビティを日常的に更新できること、便利なコンテンツ機能、優れたサポートと柔軟性です。ダッシュボードが付いたわかりやすいレイアウトや、ストレージライブラリの見慣れたフォルダ構造、そしてAlfresco Cloudの活用も大きな魅力でした。

「ドキュメント管理システムなら、Alfrescoが絶対お薦めです」とOB10の内部システム製品マネージャーのLyubov Skenderova氏は言います。

まとめ

簡単な導入

「Alfrescoがここぞといいう時にサポートやマニュアルを提供してくれたので、とてもスムーズに導入できました。それに、Alfrescoのツールはとても直感的です。だから会社全体でトレーニングを実施する必要はありませんでした」とOB10の内部システム製品マネージャーのLyubov Skenderova氏は言います。

連携とアクセスの強化

Alfrescoの導入以来、OB10のグローバルな従業員ネットワーク内の連携が強化されています。各部門がそれぞれのサイトへのアクセスを複数のレベルで制御し、マネージャーは部下の担当業務に応じて権限を付与し、部門の書類を随時更新しています。

社内でのメリットは、従業員が目的の最新書類に簡単にアクセスできるようになったことです。Alfrescoを通じて何か変更が加えられると、社内の方針に変更や改訂があったことが即座にユーザーに通知されるので、ガバナンスチームも監査の必要性を掌握できます。これによって、全従業員が連携していることや、変更事項の通知が徹底されていることがわかります。

また、Alfrescoでは書類の作成者やサイトマネージャーの詳細などのメタデータも表示できるという利点があります。これもOB10が求めていた重要な機能の1つです。

携帯端末からのアクセス

OB10のもう1つの大きな目標は、携帯端末からアクセスして接続できるようになることでした。今では外出中の従業員がクライアントとの打ち合わせに必要な書類にすばやく簡単にアクセスできます。顧客が求める情報にすばやくアクセスできるようになったことで、OB10は市場をリードする機敏なプレーヤーとしての立場を維持しています。

今後の展開

将来を見据え、OB10はAlfresco Cloudの開発ロードマップに新しい機能を加えることを積極的に検討しています。その大きな柱は、Cloud内でのデータ保護手段の改善、より優れた編集機能の搭載、サイトレベルだけでなくフォルダや文書レベルの権限管理、共同作業オプションの追加、タスク作成者の可視化です。

現在は主に共同作業よりも情報の公開や共有目的でAlfrescoを使用しており、文書の共同作業をCloudの外で行ってから最新版をAlfrescoにアップロードしています。Alfrescoの共同作業機能を強化すれば、Cloudをもっと活用してより多くの社内文書を公開したり、チームごとにサイトを立ち上げてプロジェクトを進めることができます。