Alfresco präsentiert Records Management 2.0

Open-Source-Modul bietet neue Möglichkeiten für den Umgang mit vertraulichen Dokumenten und deren revisionssichere Verwaltung.

München, 23. Oktober 2012 — Auf der DMS Expo 2012 präsentiert Alfresco das neue Release Records Management (RM) 2.0. Die kostengünstige Open-Source-Lösung erleichtert Behörden und Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorschriften mit Hilfe „elektronischer Akten“. Dazu umfasst Alfresco RM 2.0 eine Fülle neuer Programm-Optionen und -Erweiterungen zur revisionssicheren Verwaltung von Daten und von vertraulichen Inhalten.

„Die Version 2.0 des Records Management von Alfresco bringt massive Erleichterungen für die sichere Verwaltung unternehmensrelevanter Daten und Dokumente. Das gilt sowohl für Firmen als auch für Behörden“, sagt John Newton, CTO von Alfresco Software. “Alfresco hat den gesamten Lebenszyklus einer jeden elektronischen Akte im Visier. Angefangen beim Entwurf, über die verschiedenen Korrekturstufen und Freigaben, weiter zur Veröffentlichung bis hin zur Vernichtung – und das alles über eine einzige Benutzeroberfläche. So lassen sich sehr schnell und einfach wichtige belastbare Beweise vorlegen, sobald es Zweifel an einer Sachlage gibt.“

Das RM-Modul von Alfresco sorgt für eine revisionssichere Dokumentation. Funktionen, die für traditionelle Inhalte, wie Dokumente oder Tonaufzeichnungen, bewährt sind, lassen sich auch auf Multimedia-Dateien, eingescannte Bilder oder Kollaborationsdateien anwenden. Die Oberfläche zur Verwaltung all dieser Inhalte können die Anwender vollständig an ihre Bedürfnisse anpassen. Der breite Funktionsumfang hilft ihnen zudem, ihren Records-Management-Prozess passend zu den unterschiedlichsten Geschäftsmodellen individuell abzubilden.

Alfresco ist die einzige Open-Source-Plattform für ECM, die natives Records Management anbietet. Sie hat in der Version 2.0 folgenden Funktionsumfang:

  • Mehrstufige Aktenstruktur – Anwender können Datei-Hierarchien über mehrere Ebenen anlegen. Die Flexibilität, die Alfresco hier bietet, geht damit über die drei vom amerikanischen Verteidigungsministerium definierten Standard-Levels hinaus.
  • Unterstützung von Alfresco Enterprise 4 – RM 2.0 wurde komplett neu konzipiert, um Alfresco Enterprise 4 optimal zu unterstützen. Alfresco Enterprise 4 ist eine offene Plattform, mit der Unternehmen ihr Content Management mit sozialen Netzwerken verbinden können. Sie ermöglicht zudem den Zugriff von mobilen Endgeräten aus. Über die Anbindung von Content, der in der Cloud vorgehalten wird, steigert sie die Produktivität der Anwender.
  • Erweiterbarkeit – RM 2.0 ermöglicht es den Benutzern, eigene Dateitypen zu erzeugen. Diese lassen sich mit Meta-Daten verknüpfen und als Akte definieren.
  • Unabhängigkeit von den Anforderungen des US-Verteidigungsministeriums – Indem Alfresco RM 2.0 nicht mehr ausschließlich an die Vorgaben des US- Verteidigungsministeriums gekoppelt ist, können nun zahlreiche, abweichende RM-Anforderungen umgesetzt werden. Rechtliche, außerhalb der USA gültige Vorgaben können so leichter eingehalten werden.
  • Suchfunktionen – Suchabfragen sind nun einfacher zu definieren und problematische Datensätze schneller zu erkennen. Gleichzeitig werden wiederkehrende administrative Tätigkeiten dadurch erleichtert, dass bestimmte Suchabfragen als Favoriten gespeichert werden können.
  • Zentrales Repository – Jeglicher Content wird an einer einzigen, zentralen Stelle, im Repository, gesammelt und darüber verwaltet. Dadurch wird eine nahtlose Integration mit Dokumenten- und Web-Content-Management-Systemen sichergestellt. Außerdem muss kein Content von einem Programm zum anderen transferiert werden. Dies wirkt der Gefahr entgegen, dass wichtige Informationen verloren gehen. Ebenso sinkt die Gesamtzahl der zu administrierenden Programme.
  • Benutzerfreundliche Internet-Oberfläche – Der Zugriff auf die RM-Funktionen über den Browser schafft größere Akzeptanz und ermöglicht einen sicheren Zugang von überall her, ohne dass eine Installation auf einem Computer notwendig wäre.
  • Einfache Archivierung von E-Mails – Native Unterstützung von IMAP ermöglicht das Archivieren von jedem beliebigen E-Mail-Programm aus. Die Installation eines Plugin ist nicht erforderlich. Alfresco RM wird einfach als zusätzlicher E-Mail-Ordner angezeigt, die Benutzer können Daten per „Drag and Drop“ oder automatisiert über Regeln archivieren.

Zum RM-Modul gehört auch ein detailliertes Rechte-System, das auf den Möglichkeiten und den Rollen der Benutzer basiert. Es unterstützt zudem die Übertragung komplexer Akten, sowie von Akten mit unternehmenskritischen Inhalten und deren Überprüfung. Die Version 2.0 des Alfresco Records Management beinhaltet zudem Werkzeuge zur Suche, zum Workflow sowie zur Erfüllung von Transparenz-Richtlinien und zur Unterstützung des US-amerikanischen „Freedom of Information Act”.

Weiterführende Informationen und Links:

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Über Alfresco

Alfresco hilft herausragenden Unternehmen dabei, ihren Content zu teilen, zu organisieren und zu schützen. Fast 7 Millionen Nutzer in über 180 Ländern weltweit benutzen heute schon Alfresco Enterprise, Cloud, Mobile und Community, um 3 Milliarden Dateien im Griff zu behalten. Ob unterwegs oder im Büro, Alfresco versetzt die Teams von heute in die Lage, Großartiges zu leisten.

2005 gegründet ist Alfresco in London beheimatet, die US-Zentrale befindet sich in Atlanta. Weitere Informationen finden Sie unter http://alfresco.com.

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