Contract Management

契約書の管理を仕切り直し、法令遵守と利益の向上を図る

調達・法務部門で契約書関連の業務が多すぎて困っていませんか?契約満了や契約更新の通知をうっかり忘れてしまったことはありませんか?より有利な条件で契約を交渉できるチャンスを逃がしたことはありませんか?契約の条件を一から定型化する必要がある、あるいは古い契約書を何度も複製する必要があるために、一貫性、適時性、合法性を確保できないということはありませんか?契約データが部門専用のスプレッドシートや、データベース、ローカルのファイルシステムで管理されていませんか?

これらの問いに1つでも「はい」と答えた方は、すべての契約書を完全に管理できていないことになります。 そのような状況下では時間やコストを浪費するだけでなく、法的にも不利な結果に陥りかねません。

効率的、合法的な方法で契約書を作成、管理する

Alfresco Workdeskでは、Alfresco Oneコンテンツプラットフォームを活用することにより、あらゆる種類の契約書とそれに関連する交渉記録を透過的、効率的に作成、管理、監視、アーカイブすることができます。 これまで部門単独で使用していた専用アプリケーションはもう必要ありません。実務担当者は異なる種類の契約書を社内のビジネスルールに従ってすばやく作成できます。

契約書の構造を予め定義しておけば、ボタンを押すだけでその構造の電子契約書ファイルが作成されます。 最新の契約条件を盛り込んだ承認済みのテンプレートを一か所に保管しておけば、契約関連の書類の作成も簡単です。 Microsoft Word文書のフィールドには、契約書番号などのメタデータがAlfrescoから直接取り込まれます。 このすばやく便利な機能により、データの一貫性も保たれます。 さらに、Alfresco One Records Managementモジュールを統合すれば、契約書の処理状況を追跡、監査できるので、自動的にコンプライアンスも達成されます。

契約書の承認をスピードアップし、全体の概要を掌握する

Alfresco WorkdeskのContract Managementソリューションに組み込まれている事前定義のワークフローを使えば、必要な部署を自動的に承認プロセスに含めることができるので、契約書の承認と監視を迅速、効率的に行うことができます。 さらに、Alfresco Workdeskには「スマートビジネスロール」という概念が組み込まれており、このソリューションを使用する担当者が契約書の作成と承認プロセスに割り当てられたロールに必要な情報と機能だけしか使用できないように制限できます。

契約のステータスレポートと満了間近の契約の検索機能を使えば、期限の監視を簡単かつ透過的に行うことができます。 これにより、契約を期限通りに終了したり、もっと有利な契約の交渉を持ちかけることができます。

ビジネスユーザーの業務と権限付与にかかる時間を節約

Alfresco Workdeskには、契約のライフサイクルを管理するための機能がすべて備わっています。 ビジネスユーザーは、契約書管理専用のインターフェイスを使って、特定の顧客向けに独自構造の契約書テンプレートを新しく作成し、簡単にプロパティを設定できます。 さらに、これらのプロパティだけでなく、会社固有の情報を埋め込んだ新しい書類テンプレートを追加できます。 事前定義のビジネスロールとワークフローを使うと、ビジネスユーザーの担当業務に応じて、契約書の作成、承認、監視用の権限を迅速に割り当てることができます。 事前定義のワークフローをより複雑な承認プロセスに拡張することもできます。 そのため、契約書管理ソリューションを迅速に稼働できます。

Alfrescoソフトウェアスタック全体を活用

Alfresco WorkdeskのContract Management機能は、Alfresco OneコンテンツプラットフォームとActivitiビジネスプロセスエンジンを基盤としているため、 これらのプラットフォームとその専門知識を活用しながら、契約書管理のニーズに対応することができます。

Alfresco Workdeskを使った契約書管理の利点

  • 業務効率の改善 - 契約書の作成、管理プロセスを合理化できます。
  • 速効性 – 「スマートビジネスロール」による迅速な導入、ユーザーが違和感なく利用できる高い適合性、Microsoft Officeとのシームレスな統合。
  • 高い管理性 – すべての契約書のライフサイクル全体の概要を掌握できます。
  • コストの節約 - 契約の再交渉を行うチャンスを逃しません。
  • 統合的な利用 - Alfresco Oneコンテンツプラットフォームを使って、重要な調達、法務文書も管理できます。
  • コンプライアンスの確保 - 監査証跡を行い、Alfresco One Records Managementモジュールを使うことで、法令遵守を徹底できます。