オープンソースのドキュメントマネジメント

業務に必要な情報やコンテンツはどこに保存されていますか?会社によっては、一ヵ所で集中管理していたり、複数のPC、メールボックス、USBメモリー、外付けディスクドライブやネットワーク上でファイル共有していたりします。そこでAlfrescoは、電子ファイルの収集と管理を行い、文書中心の業務プロセスを自動化するために企業が必要とする中核的ドキュメントマネジメントサービスをすべて包括的に提供しているのです。 融資取り組みプロセス、保険金の請求書、機密扱いの法律文書など、Alfrescoはビジネスに不可欠なコンテンツを処理できるオープンソースのドキュメントマネジメントシステムです。


バージョン管理

複数の担当者が文書の更新・変更に関わっている場合、最新版の把握は難しいものです。 当社のドキュメントマネジメントソリューションに備えられたフル機能のバージョン管理により、誰がいつ何を変更したのかユーザーが追跡することが可能です。 Alfrescoは、メジャーバージョン(バージョン1からバージョン2)およびマイナーバージョン(バージョン1.1からバージョン1.2)の両方に対応しています。

オンラインプレビュー

ドキュメントは、ダウンロードして別のアプリケーションで開かなくとも、オンラインで表示できます。 Alfrescoドキュメントマネジメントで表示可能な文書形式は、大部分のオフィス用文書、画像、写真、スキャン原稿、動画ファイル、オーディオファイルなど多岐に渡ります。

強力なワークフロー

Alfrescoは、社内のビジネスプロセスの管理に役立つ、自由に設定可能なワークフローエンジンを提供しています。 レビューと承認のみのシンプルなワークフローも、より複雑な複数段階のビジネスワークフローも構築可能です。

MS OfficeおよびGoogleDocsとの統合

Microsoft OfficeとGoogleDocsとのシームレスな統合により、コンテンツの更新が更に容易になりました。 ユーザーが [オンライン編集] オプションを選択するだけで、適切な Microsoft Officeアプリケーションが起動します(Word、Excel、PowerPoint)。 変更内容を保存すると、即座に新しいバージョンが作成され、Alfrescoドキュメントマネジメントシステムが自動的に新しいファイルをアップロードします。

プロパティグループとタイプ

Alfrescoには、Alfrescoに保存されているドキュメントに対して、名前、タイトル、説明などの標準属性セットが用意されています。 また、ユーザーが追加の属性を持つカスタムタイプを定義することも可能です(例、契約書の場合、契約価値、有効期限、サプライヤー名などを保存する場合もあります)。 また、Alfrescoは複数のプロパティを区分けする手段としてプロパティグループ(アスペクト)を提供しています。これにより、簡単に「契約」アスペクトを適用して顧客プロパティを有効にすることができます。

包括的な検索機能

強力な検索機能(Apache Solrをベースとする機能)を使用すると、重要なドキュメントを簡単に見つけられます。 ユーザーはAlfrescoのドキュメントマネジメントソリューションがコンテンツや属性を対象に単語検索を実行するシンプルな検索か、もっと強力な [アドバンスド検索] のいずれかを選択することができます。アドバンスド検索では、ユーザーが用語を検索する際の属性を指定して、より具体的な検索を実行します。


上記のすべてのドキュメントマネジメント機能は、業界で唯一のハイブリッドECMソリューションであるAlfresco Oneに含まれています。オンプレミス(自社運用)プラットフォームのパワーとクラウドベースのサービスの柔軟性を持ち、コンテンツの同期が常に保たれる素晴らしいソリューションです。 (Alfrescoのドキュメントマネジメントシステムの実際の運用方法については動画をご覧ください。)

スマートフォンやタブレットでドキュメントにアクセスする必要がありますか?Alfrescoドキュメントマネジメントにモバイル環境の柔軟性を掛け合わせた、無料のタブレット向け/スマートフォン向けAlfresco Mobileアプリをお試しください。