厳格な法律に準拠する必要性にせまられるとともに、企業の透明性を示したいという意志を持つ企業の多くが、情報ガバナンスやコンプライアンス実現を支援するレコード管理ソリューションの導入を進めています。 しかし、ユーザーによる適用率が低いことから、期待通りの成果を上げられないケースがほとんどです。

レコード管理機能を備えたAlfresco Oneはここが違います。 Alfrescoに統合されたシステムなので、エンドユーザーは簡単な操作でファイルを処理し、適切なタイミングでレコードとして申告することができます。これまでの仕事のやり方を変える必要はありません。

シンプルなレコードのファイリング

ウェブブラウザ、メール、デスクトップなど好きな端末からレコードをアップロード

In-Placeレコード申告

ユーザーは、Alfrescoの任意の場所からレコードを申告できます。 In-Placeは、複雑なファイルプランを操作する必要がなく、スピーディにファイルにアクセス可能

自動申告

構成しやすいビジネスルールに基づいて、Alfrescoが自動的にレコードをファイリングし、申告

ダイナミックなレコードフォルダ

ビジネスルールに基づいたダイナミックなファイルプランにより、自動的に適切なファイルプランフォルダにレコードをファイリング。必要に応じて、フォルダを新規作成

ファイルプラン

構成しやすいファイルプランにより、ITマネージャーは正確な情報ガバナンスやコンプライアンスのニーズを満たすシステムをモデリングすることができる

レコード配置

全レベルのファイルプランにレコードカテゴリーを適用できるので、必要な配置スケジュールを展開

Rapid eDiscovery

パワフルな検索機能を備え、レコードコンテンツやプロパティに基づいたレコード検索が可能

完全オーディットトレール(追跡記録)

完全なオーディットトレールで、いつ誰がどのファイルにアクセスしたかすぐにわかる。 オーディットレポートもレコードとしてファイリングできる

凍結と保留

レコードマネージャーはレコードを凍結または保留にして、変更不可にし、デフォルトの保存スケジュールを一時停止にすることが可能

Alfrescoレコード管理アプローチのメリット

レコード管理機能を備えたAlfresco Oneは、さまざまなメリットを備えています。

  • ユーザーによる適用向上ー申告が簡単で、あらゆるコンテンツをサポートするOneソリューションなので、複雑な操作が必要なく、ユーザーによる適用が向上。
  • シンプルなレポジトリーあらゆる電子ファイル(文書、ウェブページ、電子メール、画像、社内レコード、ソーシャル、モバイルファイルなど)の管理が可能。
  • シンプルな操作ーコンテンツも社内レコードも1種類のユーザーインターフェースで管理。
  • コストとリスクの削減ーDoD 2015.02認定を受けたオープンソースソリューションで、法人ライセンス料が発生しない。