1つの案件に関する書類をすべて簡単に集められますか?

コンプライアンスの徹底のために、種類の異なる重要なビジネス書類を管理しましょう。

最悪のケースを想像してみてください。あなたが訴訟や監査に携わっていて、重要な書類を揃えなければならない。でもその書類は、スキャンした画像のものから、電子メール、ソーシャルメディアのファイル、Webコンテンツまでと何種類もあり、 しかも期限は今日中です。 あなたは時間どおりに準備できると思いますか?

組織の多くは、規制・規格遵守を維持するためにレコード管理ソリューションを使っていますが、プロセスが複雑なため専任のスタッフを置いています。 それでも、情報の取得には時間がかかり、印刷文書にいたっては、外部の機密書類用倉庫に保管されていることもあります。 さらに、コンプライアンスに違反した場合は、多額の罰金も支払わなければなりません。

Alfrescoなら、そんなコンプライアンスの心配を、次のように最高の結果に転じることができます。

  • オープンソースのエンタープライズコンテンツ管理ソリューションであるため、重要な記録の制御レベルを必要に応じて加えることができる
  • 最先端のテクノロジーに基づくシステムに移行するため、外部の倉庫に保管するよりも効率的で低コストである
  • 拡張可能なシステムにより、プロセスをシンプルに保ちながら、レコード数を増やしていける
  • 将来に向け、より厳密なコンプライアンスと強力なドキュメント管理を可能にする保管ポリシーを構築しやすくなる
  • レコードの作成から破棄にいたる全ライフサイクルを管理することで、コンプライアンスのプロセスを簡単に自動化できる

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「Alfrescoは、私たちにとって最も重要な書類である生徒の記録を、簡単に低コストで保管・管理するためのプラットフォームを提供してくれました。 プロセスを合理化するために、私たちは毎年Alfrescoの導入を拡大しています。そのおかげでコストと時間が節約され、教師は生徒の教育に専念できるようになりました」

— Lea Beeken氏(エドモントン・パブリックスクール、スーパーバイザー学区レコード/FOIP管理担当)

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「エンタープライズクラスの拡張性、自動分類、保管、高度な分析、そして統合された校閲、制作機能により、私たちは、複数の製品をつぎはぎする場合よりもほんのわずかのコストで、1つの完全なソリューションを提供することができました。 法規制に関する高い専門知識とAlfrescoのレコード・文書管理におけるノウハウを組み合わせることで、我社は文書のライフサイクルと情報開示に関する訴訟対応ソリューションの新しい標準を打ちたてつつあります」

— Michael McCreary氏(Rational Retention社CEO)

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Alfrescoの導入事例

VISは、アイスランドを代表する損害保険サービス会社で、年間の賠償請求案件は平均3万件に昇ります。 これらの案件の書類は複数の場所に保管されているため、案件の管理プロセスは困難を極めました。 しかしAlfrescoを使って共通のメタデータで管理するようになってからは、150万件の書類を簡単に整理、検索、追跡できるようになり、今では書類を中央の1か所に保管しています。

グイネット郡政府の職員は、行政機関特有の課題に直面していました。 そこでグイネット郡はAlfrescoを導入し、職員の作業効率を改善するとともに、関連団体が簡単に情報にアクセスし、郡と共同で作業できるようにしました。 今では郡の50の団体ユーザーがそのWebコンテンツ管理システムを効率的に使いこなし、Open Government政策で謳われている重要な情報を簡単に更新しています。

カナダきっての通信制大学であるアサバスカ大学は、同大学のレコード管理基盤としてAlfrescoを導入しました。これにより、レコード管理(RM)ポリシーをコースの教材に適用するとともに、すべてのコンテンツについて保管ポリシーとガバナンスを設定できるようになりました。 この新しい文書およびRMシステムは1,000人以上のユーザーによって使用されており、現在と将来のニーズに合わせて簡単に拡張できます。

エドモントン・パブリック・スクールは、Alfrescoを使って、これまで紙の書類で保管していた生徒の記録の管理プロセスを自動化しました。現在リポジトリには生徒数8万人分に相当する160万件以上の書類が保存されており、 常時50~100人のユーザーが安全で監査可能な環境にある情報にアクセスしています。