事業の運営に必要なコンテンツをすぐに見つけられますか?

契約書、提案書、同意書、技術文書などのコンテンツは、事業の成功の鍵を握る重要な書類です。 しかし、多くの組織では、こうした書類がデスクトップコンピュータやネットワークドライブ、電子メール、USBメモリ、様々な一般消費者向けファイル共有サイトなどに散在しているのが実情です。

ビジネス文書は、いざという時に使えなければ意味がありません。適切に管理してこそ、役立つものです。 Alfrescoのモダンなドキュメント管理システムは、こうした書類をよりスマートに管理できる、次のような特長を備えています。

  • バージョン管理機能により、間違ったバージョンの書類やファイルを使ってしまう危険性を回避し、コストを節約できる
  • 必要な情報に迅速にアクセスできるので、検索時間を節約し、貴重な時間を有効に活用できる
  • 様々な場所やデバイスから書類にアクセスできるため、場所や時間に関係なく、組織全体で共同作業が可能
  • 技術文書から営業資料にいたる様々な種類の書類を、より効率的に管理できる
  • 書類の取得に関する質問や問題が減るため、IT担当者が他のプロジェクトに専念できる

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「Alfrescoのおかげで、多数の場所に散在するマーケティングコンテンツを、オンラインやモバイルなどの多様な形式で瞬時に提供できます。 Alfrescoは当社のビジネスユーザーにとっても使いやすいと評判です。 今は、Alfrescoに入れたコンテンツはそのコンテンツを最もよく知っているビジネスチームが管理するという1つのルールに従えばいいので、 他のITプロジェクトにより多くの時間を費やすことができます」

- Aaron Heath氏(Saks Fifth Avenue、アプリケーション開発主任)

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「データと書類の管理は、非常に大きな課題です。 署内には構造化されたデータとそうでないデータが300以上ものアプリケーションに混在しており、警官たちはそれらのデータに瞬時にアクセスしなければなりません。しかも抱えてる情報は相当な量に昇ります。 新しいデジタル技術の波と、台頭するソリューションの統合がさらに進めば、管理する情報量が今後も増え続けることは明らかでした」

- Christina Xavier-Thomas氏(ハンプシャー警察署、アプリケーション&データアーキテクト)

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Alfrescoの導入事例

Billings Clinicは傘下に30以上の病院を持ち、電子医療録の共有が事業の成功に不可欠です。 同社はAlfrescoを導入することで、医師やスタッフがこれらの機密情報を管理、共有、保存できる安全なプラットフォームを提供し、こうした課題を克服しました。

非営利団体のChurch Pension Group (CPG)は、紙の書類で請求処理を行っていたため効率が悪いのが課題でしたが、 Alfrescoに移行した今では、123か所のオフィスで230万件の書類を管理しています。 Alfrescoのリポジトリにより、カスタマーサービスのスタッフが顧客の書類にリアルタイムでアクセスできるようになり、生産性が向上しただけでなく、より優れたカスタマーサービスを提供できるようになりました。

Mannheimer Insurance Groupは旧型のアーカイブシステムを使っていましたが、管理が難しく、費用がかさむのが難点でした。 そこでAlfrescoを導入し、1400万件の書類を中央の1つのリポジトリに移行しました。今では700人以上のユーザーがこのリポジトリにアクセスしており、組織の規模に応じてさらにリポジトリを柔軟に拡大できるほか、コストも大幅に削減しています。

Caceis Investor Servicesは、投資家や、資産運用会社、大規模な組織向けの金融サービスを専門に扱う企業です。 これまでは、古いアーカイブシステムから文書を抽出して変換し、新しいアーカイブプラットフォームにインポートする際に、古いアーカイブシステムでどのように書類を管理していたかを調査しなければなりませんでした。 現在は、マネーロンダリング対策の一環として、80万件もの顧客レコードが入った中央データベースをAlfrescoで管理しています。