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La solution Alfresco au cœur du Système d’Information Documentaire de l’Armée de l’Air

Simple à installer et à utiliser, flexible et évolutive, la solution Alfresco a été sélectionnée pour gérer l’ensemble de la documentation technique de l’Armée de l’Air française.

Paris – le 24 juin 2008. La solution de gestion de contenu d'entreprise Open source d'Alfresco est intégrée depuis novembre 2007 au sein de Rénodoc (Rénovation de l'outil documentaire), le système de gestion et de dématérialisation des informations documentaires de l'Armée de l'Air. Numérisation de la documentation papier, gestion du référentiel documentaire, suivi du stock et de la diffusion des publications électroniques, pilotage des activités, consultation en ligne, les fonctionnalités offertes par la solution Alfresco répondent à l'ensemble des besoins du Centre de Documentation Technique de l'Armée de l'Air (CDTAA), qui identifie, réalise, duplique, gère et diffuse la documentation technique.

A l'origine du projet, la volonté de basculer d'une solution propriétaire à une solution open source

Débuté en 2002, le projet Rénodoc est mené conjointement par le Commandement du Soutien des Forces Aériennes - CSFA (qui gère le Centre de Documentation Technique de l'Armée de l'Air - CDTAA), et Capgemini. En 3 ans, Rénodoc connaît deux versions de son socle d'origine sur un progiciel commercial. En 2005, le CSFA souhaite faire évoluer la solution, notamment afin de pouvoir accéder au fonds documentaire via le réseau intranet, et décide de choisir une solution open source. Après plusieurs études menées auprès des différents acteurs du marché, le choix final se porte sur Alfresco : « leur solution remplissait 2 critères essentiels pour nous : le niveau des fonctions documentaires correspondait aux besoins du CFSA, et le logiciel respectait par ailleurs l'ensemble des standards documentaires requis tout en étant open source. De plus ce choix cadrait pleinement avec la stratégie open source de Capgemini et de son offre OSSPartnerTM» explique Michel Praden, Directeur de Projet chez Capgemini Sud SAS, à Marseille, mandataire du projet.

«Le Ministère de la Défense souhaite de plus en plus se diriger vers l'open source, et c'est l'une des principales raisons de notre choix », ajoute le Capitaine Greppi en charge du projet Rénodoc au sein du Commandement du Soutien des Forces Aériennes. « Et au-delà de ce pré-requis, la solution Alfresco a su nous convaincre par la richesse et la flexibilité de ses fonctionnalités, sans oublier un aspect financier non négligeable. L'éditeur bénéficie par ailleurs d'une excellente réputation due notamment à l'expérience de ses fondateurs, ce qui constitue pour nous une valeur ajoutée appréciable ».

1ère solution combinant le modèle Open Source et la gestion de contenu d'entreprise, Alfresco offre un ratio performance/coût supérieur aux offres propriétaires du marché. Et le modèle Open Source permet par ailleurs d'utiliser les composants de référence existants tout en bénéficiant en permanence des contributions de la communauté, offrant ainsi un logiciel en perpétuelle évolution et en adéquation avec les besoins des utilisateurs.

1ère étape : migration de Rénodoc vers le socle Alfresco

En novembre 2007, la première étape du projet est franchie : Rénodoc migre vers le socle Alfresco. La solution permet de couvrir les besoins fonctionnels du Centre de Documentation Technique de l'Armée de l'Air (CDTAA) :

  • Numériser la documentation papier
  • Gérer le référentiel documentaire de l'Armée de l'Air
  • Construire des publications électroniques
  • Suivre le stock et la diffusion des publications électroniques
  • Gérer et planifier des commandes du CDTAA
  • Piloter des activités du CDTAA

« Grâce à Alfresco, notre documentation est mise à jour en permanence. Actuellement, 80 personnes au sein du Centre de Documentation Technique de l'Armée de l'Air utilisent Rénodoc et bénéficient ainsi de toutes ces fonctionnalités. Notre objectif final est de le rendre accessible à 30 000 utilisateurs, voire à terme à l'ensemble des armées » précise le Capitaine Greppi.

Prochaine étape : la consultation via le réseau Intradef (Intranet Défense) et l'intégration de la documentation technique à la norme S1000D

La finalisation du projet, intégrant des évolutions majeures, est prévue pour le mois de mars 2009. Cette ultime version de Rénodoc permettra au Centre de Documentation Technique de l'Armée de l'Air de déployer la documentation technique de l'Armée de l'air directement via le réseau Intradef, et d'accueillir la documentation des avions militaires, tels que le Rafale et l'A400M, élaborée selon différentes versions de la norme S1000D. Cette version inclut également la dématérialisation de services documentaires, permettant ainsi au CDTAA :

  • La consultation en ligne de documents non opérationnels, des catalogues de données de ravitaillement et du référentiel documentaire.
  • La procédure d'évolution du fonds documentaire : fiches de remarques, coordination des actions en réseau des experts et des états-majors, traçabilité des évolutions demandées ou acceptées.
  • La gestion du fonds documentaire : prise en compte des actions des contributeurs sur le système, ainsi que des demandes dématérialisées des abonnés.

A propos d'Alfresco

Alfresco est le leader de la gestion de documents et de contenu dans le monde Open Source, offrant les multiples capacités de cet univers combinées à un TCO extrêmement avantageux pour les entreprises. Fondée par une équipe d'experts sur le marché, tels John Newton, co fondateur de Documentum, et John Powell, ex COO de Business Objects, Alfresco est basée à Londres. Alfresco a lancé ses opérations en France en Septembre 2006, sous la direction de Denis Dorval, et part aujourd'hui à la conquête de l'Europe continentale.

Pour de plus amples informations, consultez le site www.alfresco.com.