TimoCom

Ergebnisse

  • Umzug von mehr als sechs Millionen Dokumenten aus dem bestehenden Dokumentenmanagementsystem ins Alfresco Repository
  • Einfache Anbindung an die Finanzbuchhaltungssoftware sowie an die genutzten CRM- und BPM-Systeme
  • Zukunftssichere, skalierbare Lösung
  • Problemlose Umstellung der Mitarbeiter ohne lange Einarbeitungsphase
  • Optimierung und Automatisierung interner Prozesse

Die Herausforderung

Die TimoCom Soft- und Hardware GmbH ist ein schnell wachsender Dienstleister des Transportgewerbes. In nur wenigen Jahren hat sich TimoCom vom Start-up zum etablierten mittelständischen Unternehmen entwickelt. Mit über 300 Mitarbeitern unterstützt es die europäische Transportbranche mithilfe der marktführenden Fracht- und Laderaumbörse TC Truck&Cargo®. Seit Herbst 2009 betreibt es außerdem TC eBid®, eine Online-Plattform für europaweite Transportausschreibungen.

Dieselbe Effizienz, die TimoCom mit seinen Lösungen international agierenden Spediteuren bietet, wollte das IT-Unternehmen auch im eigenen Hause umsetzen. Ziel war es, die internen Prozesse und Anwendungen durch ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem zu optimieren und weiter zu automatisieren.

Es sollte in der Lage sein, mehrere Millionen Dokumente sicher zu verwalten und zu organisieren. Weitere Voraussetzung war die nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. Dabei musste das neue System sämtliche Abteilungen von der Buchhaltung über den Auftragseingang bis hin zum Kundenservice vernetzen können. Und last but not least sollte die neue Lösung auf Dauer mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten.

Die Lösung

Bei TimoCom hatte man bereits vor Projektstart viel über Alfresco in der Presse gelesen — dennoch galt der Open-Source-Anbieter auf dem deutschen Markt damals noch als Newcomer. Entsprechend gönnte sich TimoCom zunächst eine ausführliche Testphase. Erste Sondierungen fanden im Herbst 2009 statt, im März 2010 fiel schließlich die Entscheidung für Alfresco.

Neben der hohen Leistungsfähigkeit waren dabei zwei Punkte ausschlaggebend: Erstens die Flexibilität der Open-Source-Plattform, sprich: die vielen, bereits im Lieferumfang enthaltenen Adapter und Schnittstellen. Diese nutzt TimoCom zum Beispiel für File-Uploads, WebDAV, FTP und vieles andere. Über sie ließen sich auch die Finanzbuchhaltungssoftware und die genutzten CRM- und BPM-Systeme einfach anbinden.

Der zweite, entscheidende Vorteil war für TimoCom das Subskriptionsmodell von Alfresco Enterprise. Es passte hervorragend zum eigenen, raschen Firmen-Wachstum, da Alfresco keine Lizenzgebühren pro User erhebt. Die Subkription ermöglicht es, laufend Support, Wartung und Upgrades zu erhalten. Dabei wird danach kalkuliert, wie viele Server-CPUs für Alfresco genutzt werden. Für TimoCom bleiben die Kosten für die Software damit leicht kalkulierbar. Das Lizenzmanagement wird außerdem extrem vereinfacht, steigende Mitarbeiterzahlen müssen nicht berücksichtigt werden. Ein weiteres Plus: Da das Alfresco Interface browserbasiert ist, ist die Installation einer Client-Software nicht nötig. Das reduziert für TimoCom die Arbeit, da weder Wartung noch das Einspielen von Patches bei einzelnen Nutzern nötig sind.

Im Herbst 2010 war es dann so weit: Unter der Regie der hauseigenen IT-Abteilung wurde eine hochverfügbare Alfresco Lösung erfolgreich in die bestehende Systemumgebung integriert. Das deutsche Alfresco Team stand den IT-Verantwortlichen dabei mit Rat und Tat zur Seite. In einem weiteren Projektschritt setzte TimoCom eine digitale Verarbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen inklusive kaufmännischem Freigabe-Prozess um — alle Rechnungen werden bereits seit 2005 bei TimoCom digital erfasst. Nach der Buchhaltung und dem Auftragseingang wurden Schritt für Schritt sämtliche Abteilungen bis hin zu Kundenservice und Vertrieb angeschlossen.

Insgesamt zogen rund 1,36 Millionen Rechnungen, 1,2 Millionen Inkasso-Dokumente und vier Millionen Kunden-Dokumente aus dem bestehenden Saperion Dokumentenmanagementsystem um und werden nun in Alfresco Enterprise bereitgestellt.

Fazit

TimoCom verfügt heute über ein hochskalierbares und flexibles Enterprise Content Managementsystem, das schon jetzt einen großen Teil der vorhandenen IT-Infrastruktur integriert. Insgesamt wurden über sechs Millionen verschiedenster Dokument umgezogen, die aktuell von 150 der 300 TimoCom Mitarbeiter gemeinsam genutzt werden. Die Umstellung ging ohne Probleme und aufwändige Einarbeitung vonstatten. Großen Anklang fand insbesondere die Möglichkeit, neben zahlreichen Meta-Informationen auch nach Volltext suchen zu können.

Abgesehen von der TimoCom Zentrale in Düsseldorf arbeiten auch alle Niederlassungen des Unternehmens mit dem neuen ECM-System. Ein Bedarf nach mobiler Nutzung ist bei TimoCom im Moment nicht gegeben, die Option besteht jedoch jederzeit durch die Alfresco Apps für iPad und iPhone.

Nächsten Schritte

Schritt für Schritt schließt TimoCom nun weitere Abteilungen und ihre Mitarbeiter an Alfresco an. Zudem arbeitet man an der Integration von Lotus Notes Domino. Damit wird in Zukunft der Versand gespeicherter Dokumente per E-Mail sichergestellt und somit die interne und externe Kommunikation weiter vereinfacht.