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DCNS Customer Story

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DCNS séduit 4 000 de ses utilisateurs, accélère la collaboration, l’efficacité et l’innovation, grâce à Alfresco

Entreprise de haute technologie et d’envergure internationale, DCNS répond aux besoins de ses clients grâce à ses savoir-faire exceptionnels et ses moyens industriels uniques. Le Groupe conçoit, réalise et maintient en service des sous- marins et des navires de surface. Il fournit également des services pour les chantiers et bases navals. Enfin, DCNS propose un large panel de solutions dans l'énergie nucléaire civile et les énergies marines renouvelables. Attentif aux enjeux de responsabilité sociale d’entreprise, le groupe DCNS est l’un des premiers acteurs de son secteur à avoir été certifié ISO 14001. Le Groupe réalise un chiffre d’affaires de 3,4 milliards d’euros et compte 13 600 collaborateurs (données 2013).

Challenge

Le groupe DCNS souhaitait mettre en place une nouvelle plateforme collaborative (baptisée tout simplement « PFC ») qui soit robuste, évolutive et performante. Celle-ci devait :

  • remplacer d’anciennes bases documentaires obsolètes par une solution ergonomique et moderne (type web 2.0),
  • permettre aux collaborateurs dispersés sur plusieurs sites d’échanger et de collaborer (tags, wikis, blogs, espaces communautaires, etc.),
  • être évolutive afin de permettre la mise à disposition de nouvelles briques, en évitant un investissement initial élevé avant d’obtenir le retour utilisateur (méthode agile),
  • intégrer la solution au SI de l’entreprise (SSO, email) et permettre aux différentes briques de la plateforme de communiquer de façon transparente et sécurisée (publication des documents d’une brique à l’autre, recherches transverses),
  • rendre les utilisateurs autonomes et limiter les besoins d’intervention de la DSI (self-service), augmenter la productivité des équipes.

La nouvelle plateforme collaborative devait être rapidement opérationnelle, aisée à prendre en main par les utilisateurs et couvrir au moins 80% des besoins en standard.

Le projet de DCNS, alliant nouvelles technologies web 2.0 et évolution des usages visant à accroître la collaboration, est caractéristique de l’entreprise 2.0. Il se distingue également par une vision urbanisée de la GED d’entreprise, comportant une roadmap d’investissements étalés sur plusieurs années.

Solution

La Direction des Systèmes d’Information de DCNS a tout d’abord demandé à un cabinet d’architectes de réaliser un benchmark entre plusieurs solutions, dont Alfresco. 

DCNS avait déjà pu tester la version communautaire d’Alfresco sous forme d’un POC. Celui-ci avait plu aux utilisateurs, ce qui a également conforté le Groupe dans le choix de la solution. Par ailleurs, l’ouverture et le respect des standards, caractéristiques de solutions open source telles qu’Alfresco, s’accordent avec les objectifs d’évolution de la plateforme. Enfin, de nombreuses autres entreprises ayant déjà adopté Alfresco, DCNS était rassuré sur la pérennité de la technologie.

Olivier Bonturi, Responsable du pôle Collaboration, Innovation et Securité de la DSI de DCNS, explique : « On pressentait déjà que la solution allait rencontrer l’adhésion des utilisateurs. D’autant plus que nous avions décidé de mener le projet selon la méthode agile».

L’architecture comporte une seule installation d’Alfresco, un « socle » sur lequel reposent différentes briques développées en réponse à des besoins spécifiques de collaboration et de gestion documentaire. Les briques représentent des espaces bien définis, auxquels les utilisateurs accèdent en fonction de leurs droits. 

Cette approche modulaire est intéressante car au lieu d’un ensemble hétérogène de GED, une seule solution est installée et maintenue, ce qui permet de rationaliser les licences, la maintenance et les compétences nécessaires.

DCNS a développé les deux premières briques de sa nouvelle plateforme puis a fait appel à la SSII Sopra pour les suivantes, toujours selon la méthode agile. Un pilote d’une dizaine d’utilisateurs a permis d’ajouter des fonctionnalités par des customisations, puis d’effectuer les ajustements nécessaires en fonction des retours des collaborateurs. 

« On s’est servi du modèle d’Alfresco pour les développements parce qu’il est souple. Les briques ont été développées sur les API d’Alfresco. Chaque application a son module, tout était versionné, des scripts mettaient automatiquement à jour Alfresco. Puis, les briques ont été facilement intégrées. Java, Javascript sont des technologies standard, qu’on maîtrise bien » explique Maxime Orain, Responsable du Pôle Alfresco chez Sopra.

Les développements étaient présentés aux utilisateurs à chaque étape, afin de prendre en compte leurs commentaires et d’effectuer des ajustements.

« Travailler selon la méthode agile a permis de rencontrer les métiers, de se rendre compte que le projet évoluait dans le bons sens, et que l’application était très attendue des utilisateurs », ajoute Maxime Orain.

Une fois le pilote validé, la « PFC » a été déployée aux autres directions et sites du Groupe.

Des mini-guides d’auto-formation, disponibles depuis l’Intranet de DCNS, ont permis aux utilisateurs de prendre en main la nouvelle plateforme. Les besoins en formation sont restés simples, parce que l’interface Alfresco Share n’est pas compliquée à utiliser. 

Les briques correspondent chacune à des besoins et des populations précis.

  • un ensemble d’espaces collaboratifs, baptisé « Workéo », permet d’échanger et de mettre au point de nouveaux documents.
  • Une fois le document validé grâce à un workflow, un pont permet de le publier vers la brique du référentiel documentaire, dénommé « Dokéo ».
  • De la même façon, des portlets permettent d’exposer des contenus dans le portail communautaire, « Intranéo », basé sur la technologie Liferay.
  • Une médiathèque, « Iconéo », recense tous les media validés par la Direction de la Communication.
  • Un module d’administration, dit « Gouvernance », permet de gérer la plateforme.

La DSI se charge de la création de nouveaux espaces collaboratifs dans Workéo sur demande des utilisateurs. Dès qu’un nouvel espace est créé, les utilisateurs sont autonomes et décident des personnes à inviter autour du projet.

La plateforme compte aujourd’hui 900 espaces actifs, avec entre cinq et dix nouvelles demandes de création par semaine. Dokéo contient 20 000 documents, consultés par 3 000 à 4 000 utilisateurs réguliers qui effectuent 10 000 visites par mois. 

Résultats

Le projet est un véritable succès : dès que les utilisateurs démarrent un nouveau projet, ils demandent automatiquement la création d’un nouvel espace.

« La plateforme collaborative est très utilisée et pérenne, c’est un succès» conclut Olivier Bonturi, Responsable du pôle Collaboration, Innovation et Security de la DSI de DCNS.

Le groupe DCNS retire des bénéfices importants de sa nouvelle plateforme collaborative :

  • augmentation de la productivité personnelle et collective des équipes, de l’innovation
  • cette plateforme est plébiscitée par les nouvelles générations de collaborateurs qui sont demandeurs de nouvelles technologies et façons de travailler. Un bénéfice supplémentaire à rajouter au succès de ce projet. 

 

"La plateforme collaborative est très utilisée et pérenne, c’est un succès"


-Olivier Bonturi, Responsable du pôle Collaboration, Innovation et Securité de la DSI de DCNS