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Kundenstory: Fraport AG

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Herausforderung

Die Fraport AG bietet Services in den Bereichen Flughafenbetrieb und Terminalmanagement an. Mit mehr als 61 Millionen Fluggästen allein am Flughafen Frankfurt erzeugt das Unternehmen eine Vielzahl von Geschäftsprozessen und zahllose Business-Dokumente. Da diese Dokumente über eine Reihe von autarken Anwendungen verwaltet wurden, suchte Fraport nach einem System, mit dem der Konzern die Dokumente auf einheitliche Weise managen und zugleich die gesetzlichen Vorgaben für Airport-Betreiber einhalten konnte.

Lösung

Während Fraport das Auswertungsverfahren begann, installierte ein kleines Team in der IT-Abteilung die Alfresco Community Edition, eine Open-Source-Plattform für das Enterprise Content Management (EMC). Dies ermöglichte die problemlose Durchführung von Pilotprojekten, wie Kai Stephan, Collaborations Solutions Consultant für die AirITSystems GmbH bei der Fraport AG erläutert: „Wir waren in der Lage, das System in der Vorlaufphase umfassend zu testen. In dieser Testphase wählten wir drei Pilotprojekte aus – eines mit operativen, eines mit administrativen und eines mit kollaborativen Funktionen. Nach dem erfolgreichen Abschluss dieser drei Pilotprojekte wussten wir, dass wir mit der Plattform auch alle anderen Geschäftsanforderungen erfüllen würden.“

Auch bei Anwendern stieß die Lösung auf positive Resonanz: „Unsere User haben die benutzerfreundliche Bedienung von Anfang an geschätzt.“ Der Erfolg dieser Pilotprojekte führte dazu, dass die Fraport AG von der Community Edition zum Enterprise-Produkt Alfresco One wechselte, das zur zentralen Plattform für das Enterprise Content Management wurde.

Ergebnisse

Die Fraport AG setzt Alfresco One in Verbindung mit Alfresco Activiti ein, dem Modul für mobile Anwendungen und Records Management, um über 2,4 Millionen Dokumente zu verwalten, 10.000 Anwender zu bedienen und 3 TB Daten zu speichern.

Mit Alfresco ersetzte Fraport mehrere isolierte Anwendungen und senkte die Dokumentenredundanz. Beispielsweise werden alle Infrastrukturprojekte mit den entsprechenden Genehmigungs- und Planungsdokumenten archiviert. Bei Fragen der zuständigen Behörden können die relevanten Unterlagen sofort übergeben werden. „Dies minimiert Compliance-Risiken, da wir Genehmigungen oder allgemeine geschäftsrelevante Dokumente jederzeit auffinden können, unabhängig von der verantwortlichen Person“, so Kai Stephan. Und die Anwender profitieren ebenfalls: „Unsere Geschäftsbereiche freuen sich darüber, dass sie geschäftskritische Dokumente problemlos auffinden und sicher sein können, dass ihnen die aktuellste Version vorliegt.“

Darüber hinaus nutzen Vorstände, Geschäftsbereichsleiter und Mitglieder des Fraport-Beraterkreises die mobile App „SkyD“. In der Anwendung werden die Protokolle von Vorstands- oder Beratersitzungen sicher und auf benutzerfreundliche Weise gespeichert, damit Mitglieder sie überall sicher aufrufen können und Personen ohne Zugriffsrechte keinen Zugang zu diesen sensitiven Dokumenten erhalten.

Inzwischen nutzt Fraport ein weiteres Alfresco-Produkt: Alfresco Activiti dient als Lösung für die Anforderungen im Bereich Business Process Management. „Mit Alfresco Activiti haben wir nun die Möglichkeit, Dokumente problemlos und effizienter innerhalb des Konzerns weiterzuleiten, als dies bisher möglich war. In Verbindung mit dem automatisierten Workflow mit Metadaten gewährleistet dies, dass die relevanten Informationen stets zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden, und Dokumente nicht in einem Prozess steckenbleiben“, so Kai Stephan abschließend. 

„Mit Alfresco Activiti haben wir nun die Möglichkeit, Dokumente problemlos und effizienter innerhalb des Konzerns weiterzuleiten, als dies bisher möglich war.“ - Kai Stephan, Collaborations Solutions Consultant für die AirITSystems GmbH bei der Fraport AG