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Liberty Mutual Insurance Kundenstory

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Versicherung in Zukunft ganz ohne Papier mit Alfresco Content Services auf AWS

Liberty Mutual Insurance formierte seinen Geschäftsbereich Global Specialty im Jahr 2012, um das Wachstum in 18 Märkten weltweit zu fördern. Von Anfang an bestand das Ziel darin, das Geschäft weniger papierlastig zu gestalten. „Wir wollten Teams aufbauen, die weltweit produktiv zusammenarbeiten und von digitaler Skalierbarkeit profitieren", so Mojgan Lefebvre, Senior Vice President und CIO, Global Specialty.

Zu dieser Zeit nutzte das Unternehmen mehrere unterschiedliche Dokumenten-Management-Systeme, die voneinander isoliert waren und auf langsamer, veralteter Technologie basierten. Darüber hinaus wurden Dateien nur in US-Rechenzentren gespeichert, was den Zugriff für eine weltweit verteilte Nutzerbasis weiter verzögerte.

Content-Management in der Cloud

Lefebvres Vision war eine moderne, cloudbasierte Lösung, die papierloses Arbeiten auf der ganzen Welt ermöglichen würde. Sie erklärt: „Wir wollten globale Dokumenten-Management-Funktionen bereitstellen, die lokal eingesetzt werden können – ganz gleich, ob sich die Benutzer in Asien, Australien, Europa, Nord- oder Südamerika befinden."

Ihr Team betrachtete die Initiative auch als Chance, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu vereinfachen und mittles automatisiertem Build und Deployment schneller Lösungen bereitstellen zu können.

Alfresco auf Amazon Web Services

Im Jahr 2015 ging Global Specialty mit Alfresco Content Services und Alfresco Governance Services auf Amazon Web Services (AWS) live. Die Lösung bietet elektronische Aktenverwaltungs- und Records-Management-Funktionen, die sich nahtlos in die zentralen Versicherungs-Anwendungen des Unternehmens einfügen.

Laut Lefebvre war Alfresco die einzige ECM-Lösung, die „unsere Anforderungen an cloudspezifische Funktionen absolut erfüllt." Zu den weiteren Vorteilen gehören die günstige Umweltbilanz der Plattform, die Unterstützung von REST-APIs und CMIS, starke Kundenreferenzen und ein unternehmenstaugliches Open Source-Modell , das „sicherstellt, dass wir die Aufmerksamkeit bekommen, die wir als Fortune 75-Unternehmen brauchen."

„Ein absoluter Hit" bei Endanwendern

Global Specialty hat die Alfresco Lösung für Underwriter und Schadenmanager für mehrere Niederlassungen und Produktlinien eingeführt. Lefebvre nennt das Benutzer-Feedback „äußerst positiv". Die Mitarbeiter verwenden weiterhin vertraute Front-End-Anwendungen, während Alfresco im Hintergrund arbeitet – es automatisiert alles vom Dokumentenabruf bis zur Aktenverwaltung.

Das Unternehmen hat AWS-Umgebungen im asiatisch-pazifischen Raum, in Europa und dem Vereinigten Königreich eingerichtet, sodass internationale Nutzer schneller auf Dokumente zugreifen und sie schneller teilen können. „Die Lösung hat jedes einzelne unserer Performance-Probleme beseitigt", so Lefebvre. „Unsere Underwriter und Schadenmanager können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, die Technologie bleibt im Hintergrund."

21 Millionen US-Dollar Einsparungen

Alfresco Content Services hat Global Specialty geholfen, den laufenden Betrieb zu digitalisieren. Der Gewinn ist enorm. Das Unternehmen erwartet innerhalb von fünf Jahren Einsparungen von über 21 Millionen US-Dollar, dank einer massiven Senkung der Papier-, Druck- und Lagerkosten für Dokumente.

Das IT-Team arbeitete eng mit Business-Anwendern zusammen, um eine Lösung zu entwickeln, „bei der Papier kein Teil des Prozesses mehr ist", erklärt Lefebvre. Ein starker Fokus auf Benutzerschulung und ein schneller Dokumentenzugriff haben die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändert. Da die Benutzer benötigte Informationen stets zur Hand haben, fühlen sie sich nicht gezwungen, Dokumente auszudrucken. Das Unternehmen kann so seine großen Archive stilllegen.

„Ein Rettungsring" für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Lefebvre unterstreicht auch die Vorteile des Einsatzes von Alfresco Governance Services, um die Einhaltung von Vorschriften zu Datenschutz und Vorratsdatenspeicherung weltweit zu optimieren. Global Security kann Aktenverwaltungs-Richtlinien jetzt konsequent auf eine „Single Source of Truth" anwenden, die in einer sicheren AWS-Umgebung gehostet ist. „Jetzt, da Verordnungen wie zum Beispiel die DSGVO in Kraft treten, war das ein absoluter Rettungsring für uns", betont sie.

Die IT-Chefin empfiehlt Unternehmen die Einführung cloudbasierter Content Services, um mehr Zeit für die interne Ausbildung und Anpassung zu gewinnen. Besonders mit den Datenschutz- und Compliance-Teams waren mehrere Meetings notwendig, um diese mit der Idee vertraut zu machen, Kundendaten in einer Produktionsanwendung in der Cloud vorzuhalten.

Bereitstellung in 30 Minuten

Global Specialty hat die cloudspezifischen Funktionen von Alfresco genutzt, um die Markteinführung zu beschleunigen und den Wert der Lösung unternehmensweit zu maximieren. Das Unternehmen kann eine voll funktionsfähige Alfresco-Umgebung auf AWS in nur 30 Minuten bereitstellen, indem es Infrastruktur als Code-Automatisierung und Pipelines für Continuous Integration and Continuous Delivery (CI/CD) nutzt.

„Wir brauchen nur Minuten, um etwas zu erstellen, das sonst Wochen, wenn nicht Monate gedauert hätte," erklärt Lefebvre. „Außerdem können wir die Deployment-Pläne wiederverwenden, die wir erstellt haben, um neue Alfresco-Umgebungen in anderen Teilen von Global Specialty oder bei Liberty Mutual insgesamt bereitzustellen."

300 Millionen Dokumente

Nach einer erfolgreichen dreijährigen Zusammenarbeit ist Alfresco für Global Specialty jetzt der ECM-Anbieter der Wahl. Lefebvres Team wird Alfresco-Funktionen auch auf andere Bereiche der Underwriting- und Schadenmanagement-Organisationen ausweiten. Längerfristig ist die Nutzung der Alfresco-Lösung zum Verwalten aller Geschäftsunterlagen geplant.

Nachdem weitere Liberty Mutual-Sparten – darunter U.S. Consumer Markets and Commercial Insurance – den Nutzen erkannt haben, den Global Specialty mit cloudbasiertem ECM erzielt, haben sie sich ebenfalls auf Alfresco standardisiert. Lefebvre erwartet, dass Liberty Mutual bis Jahresende 2018 rund 300 Millionen Dokumente in Alfresco auf AWS verwalten wird. „Das sollte alle Fragen beantworten, ob dies eine skalierbare Lösung ist", sagt sie schmunzelnd.

„Alfresco war die einzige ECM-Lösung, die unsere Anforderungen an cloudspezifische Funktionen absolut erfüllt hat. Zu den weiteren Vorteilen gehören die günstige Umweltbilanz der Plattform, die Unterstützung von REST-APIs und CMIS, starke Kundenreferenzen und ein unternehmenstaugliches Open Source-Modell , das sicherstellt, dass wir die Aufmerksamkeit bekommen, die wir als Fortune 75-Unternehmen brauchen." - Mojgan Lefebvre, SVP & CIO, Global Specialty.