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Alfresco im NASA Langley Research Center

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Das Langley Research Center der NASA ist das älteste NASA-Fachzentrum. Es bietet flugtechnische, aeroakustische und strukturelle Test- und Forschungsdienstleistungen für die NASA-Abteilungen.

Die Herausforderung

Das NASA Langley Research Center führt jedes Jahr Hunderte von Tests durch, die Flugzeuge und Raumschiffe sicherer und effizienter machen sollen. Diese Tests, die von verschiedenen Teams aus Ingenieuren, Forschern, Technikern, Managern und Kunden durchgeführt werden, bauen auf eine intensive Zusammenarbeit. Die Teams müssen in der Lage sein, Ideen auszutauschen und die Testdokumentationen untereinander zur Verfügung zu stellen.

Die NASA entwickelte in Eigenarbeit ein Kooperationsportal – AeroCOMPASS –, das es dem Langley Research Center ermöglichte, Websites für die einzelnen Teams zu erstellen, um Dokumente, Notizen und andere Forschungsdateien auszutauschen und zu kommentieren. Nach 10-jähriger Nutzung war die AeroCOMPASS-Software jedoch veraltet und konnte die strengen Sicherheitsrichtlinien der NASA nicht mehr erfüllen.

Bei laufender Nutzung von über 800 Team-Sites sollte AeroCOMPASS in eine neue Umgebung für Kooperation und Dokumentenmanagement umgezogen werden – mit einem ähnlichen „Look and Feel", aber einer sichereren, moderneren Architektur.

Die Lösung

Alfresco Share bietet den NASA-Nutzern die kooperativen Team-Sites, die sie von AeroCOMPASS gewohnt waren, jedoch mit erhöhter Sicherheit und zusätzlichen Funktionen. Auf einem persönlichen Dashboard sehen Benutzer auf einen Blick, welche neuen Dokumente, Bilder oder Videos zu ihren Projekten hinzugefügt wurden und welche Mitglieder ihres Teams darauf zugreifen. Innerhalb einer Team-Site können die Nutzer Listen der Elemente und Aktivitäten erstellen und austauschen.

Der Open-Source-Softwarecode von Alfresco Share ermöglichte es der IT-Abteilung der NASA, die Plattform mühelos ihren spezifischen Anforderungen anzupassen. Da die individuell angepasste Benutzeroberfläche den Endnutzern vertraut ist, konnte die Plattform schnell und einfach eingeführt werden.

Alfresco Share ist in das NASA-Authentifizierungssystem OpenSSO / OpenAM integriert. Die Anwender können eine Single-Sign-on-Technologie nutzen, um auf die AeroCOMPASS Sites von Alfresco Share zuzugreifen. Nutzer außerhalb des Langley Research Centers werden zu einer Team-Site mit Hilfe des Account Management-Systems und der Authentifizierung der NASA eingeladen. So kann sichergestellt werden, dass Nutzer die entsprechenden Sicherheitsberechtigungen haben, um auf sensible Informationen zuzugreifen.

Zwar wird Alfresco nicht zum Verwalten klassifizierter Informationen eingesetzt, doch die NASA nutzt Alfresco für sensible, unklassifizierte Daten (sensitive but unclassified = SBU). Hier haben Manager die Möglichkeit, bestimmte Seiten mit einem leuchtend gelben Banner mit der Aufschrift "SBU" zu kennzeichnen. So sind die Nutzer informiert, dass sie es mit sensiblen Informationen zu tun haben.

„Dass die Administratoren Anpassungen auf Sites-Ebene vornehmen können, war sehr hilfreich", kommentiert Dave Cordner, leitender IT-Entwickler beim NASA Langley Research Center. "Wir haben Nutzer, die tatsächlich Mitglied hunderter Sites sind und ständig von einer zur anderen wechseln. Die individuelle Anpassung springt wirklich ins Auge und erinnert sie daran, wo sie gerade sind."

Die Ergebnisse

Heute speichert das Alfresco-Archiv 2,5 TB an Informationen in seiner Dokumentenbibliothek und hat über 400 Nutzer mit Zugang zur Plattform – das entspricht einer Zunahme der Benutzerakzeptanz um 20 % seit ihrer anfänglichen Bereitstellung vor zwei Jahren.

„Nutzer aus allen möglichen Bereichen greifen auf unser System zu", erklärt Cordner, „darunter Forscher, Ingenieure von Lockheed Martin und Wissenschaftler, die Teams aufbauen möchten. Wenn sie sich ins System einloggen, warten all ihre Dokumente und Forschungsarbeiten schon auf sie."

Ein weiterer großer Vorteil von Alfresco ist die Flexibilität der Open-Source-Plattform und das entsprechende Lizenzierungsmodell. Beides entlastet die Administratoren, weil die Verwaltung einzelner Benutzer entfällt. Das spart Zeit und gewährleistet, dass Benutzer auf gemeinsamen Content zugreifen können, wann immer sie ihn brauchen.

„Wir müssen nicht jeden einzelnen Nutzer verwalten, das ist großartig", betont Cordner. „Und wenn unsere Aktivitätsrate steigt, können wir leicht mehr Nutzer hinzufügen und unser Support-Paket aktualisieren."

Die NASA befindet derzeit sich im Prozess des Upgrades auf Alfresco 4.2, das ihre Suchmöglichkeiten verbessert. Für die Zukunft hofft die Organisation, mobile Technologien in die Alfresco-Plattform zu integrieren, um bessere Remote-Funktionen und den Zugriff über mobile Geräte wie iPads, iPhones und Android-Tablets zu ermöglichen. Die derzeitige Single-Sign-on-Umgebung und der Authentifizierungsprozess der NASA verhindern, dass die Nutzer von den Mobile-Funktionen der Alfresco-Plattform profitieren können.

„Unsere Ingenieure und Forscher kommen zu Alfresco wegen des Team-Aspekts und der einfachen Zusammenarbeit", sagt Cordner. „Sie speichern ihre persönlichen Dateien auf ihrem Desktop und Team-relevante Dokumente in Alfresco – das hält die Dinge einfach und ermöglicht es jedem, produktiver zu sein."

„User aus allen möglichen Bereichen greifen auf unser System zu, darunter Forscher, Ingenieure von Lockheed Martin und Wissenschaftler, die Teams aufbauen möchten. Wenn sie sich einloggen, warten all ihre Dokumente und Forschungsarbeiten schon auf sie."


— David Cordner, IT Architect, Research Directorate