Information Governance und Compliance erreichen

Infolge strengerer Vorschriften und dem Wunsch nach größerer Transparenz setzen Unternehmen mehr und mehr Records-Management-Lösungen ein, die bei der Erlangung der Information-Governance und bei Compliance-Intitiativen hilfreich sind. Allerdings erfüllen diese Lösungen häufig die an sie gestellten Erwartungen nicht, da sie nur über eine geringe Benutzerakzeptanz verfügen.

Alfresco One mit Records Management unterscheidet sich darin. Die Integration dieser Information-Governance-Lösung in Alfresco erleichtert es dem Endbenutzer, an Dateien zu arbeiten und diese zum richtigen Zeitpunkt als Datensätze zu deklarieren - ohne dass der Benutzer seine Arbeitsweise ändern muss.

Einfache Dokumentenablage

Benutzer können Dokumente von ihrem Webbrowser, ihrer E-Mail oder ihrem Desktop-PC aus hochladen.

Direkte Datensatzdeklaration

Benutzer können Datensätze von überall innerhalb von Alfresco deklarieren. Die direkte Datensatzdeklaration gibt ihnen sofortigen Zugang zu ihren Dateien, ohne das es notwendig ist, durch komplexe Dateipläne zu navigieren.

Automatische Deklaration

Alfresco archiviert und deklariert automatisch Datensätze entsprechend einfach zu konfigurierender Geschäftsregeln.

Dynamische Datensatzordner

Dynamische Dateipläne verwenden Geschäftsregeln, um Datensätze automatisch im richtigen Dateiplanordner abzulegen - falls notwendig wird der entsprechende Ordner erstellt.

Dateiplan

Ein leicht konfigurierbarer Dateiplan ermöglicht es dem Informationsmanager, das System den Governance- und Complianceanforderungen gemäß einzurichten.

Datensatzanordnung

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Datensatzkategorien können auf alle Stufen des Dateiplans angewendet werden, um die erforderlichen Dispositionspläne anzuordnen.

Rapid eDiscovery

Leistungsstarke Suchfunktionen geben Benutzern die Möglichkeit, Datensätze anhand der Datensatzinhalte und -eigenschaften zu finden.

Vollständiger Audit-Trail

Ein vollständiger Audit-Trail zeigt an, wer auf welche Dateien wann Zugriff hatte. Auditberichte können auch als Datensätze archiviert werden.

Blockieren und Sperren

Records-Manager können Datensätze sperren oder aussetzen, um Änderungen zu verhindern und die standardmäßige Aufbewahrungsdauer aufzuheben.

Die Vorteile des Alfresco Records-Management-Ansatzes

Alfresco One mit Records Management hat bedeutende Vorteile:

  • Größere Benutzerakzeptanz - Eine Lösung für den gesamten Content mit benutzerfreundlicher Deklaration eliminiert komplizierte Vorgänge für den Endbenutzer und führt so zu größerer Benutzerakzeptanz.
  • Ein einzelnes Repository - Es ermöglicht die Verwaltung aller elektronischen Dateien (Dokumente, Webseiten, E-Mails, Bilder, Unternehmensdokumente, mobile Dateien und Dateien sozialer Netzwerke usw.).
  • Einfachheit - Einzelbenutzeroberfläche für die Verwaltung von standardmäßigem Content und Unternehmensdokumenten
  • Reduzierte Kosten und reduziertes Risiko - Eine DoD 2015.02 zertifizierte Open-Source-Lösung ohne vorab zu zahlende Lizenzgebühren.