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Baldwin & Lyons Kundenstory

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Baldwin & Lyons migriert Millionen von Dokumenten zu Alfresco

Baldwin & Lyons ist spezialisiert auf Marketing und Underwriting bei Versicherungen für die Transportbranche. Über seine vielen Sach- und Unfallversicherungs- sowie Maklerfirmen akzeptiert das Unternehmen Risiken, die sich auf mehr als ein Dutzend verschiedene, spezielle Produkte und Dienstleistungen erstrecken, und bietet Maklerdienstleistungen für alle Arten von Risiken an.

Herausforderung

Als führender Sach- und Unfallversicherer für die Transportindustrie bearbeitet Baldwin & Lyons Millionen von Dokumenten - von Policen über Abrechnungen bis hin zu Schadensanzeigen. Nach Jahren des Wachstums erkannte das Unternehmen, dass die Zeit reif war für eine neue, optimierte Lösung zur Anzeige, Klassifikation und Extraktion von Dokumenten. Diese sollte als neue, zentrale Content-Drehscheibe fungieren. Die gestellten Anforderungen: einfache Bedienbarkeit, Unterstützung der Zusammenarbeit sowie eine Möglichkeit zur nahtlosen Migration aller vorhandenen Inhalte in dieses Repository.

Brian Gray, Director of Application Development bei Baldwin & Lyons, erklärt: „Organisatorisch waren wir nach Produktlinien in Silos unterteilt, und im Lauf der Jahre haben wir Mainframe-basierte Lösungen entwickelt, die sich ebenfalls in Silos befanden. So landeten wir schließlich bei sechs verschiedenen Systemen zur Policenverwaltung, sechs verschiedenen Systemen zur Schadenbearbeitung und sechs verschiedenen Abrechnungssystemen."

Zusätzlich zum Problem der Content-Silos war die Imaging-Plattform des Unternehmens von Oracle erworben und nicht mehr weiterbetrieben worden, denn Oracle hatte keinen Migrationsweg, auf dem Baldwyn & Lyons Content auf ein neues Produkt hätte übertragen können.

Lösung

Nach Untersuchung mehrerer Lösungen entschied sich Baldwin & Lyons für Alfresco als seine neue Enterprise Content Management-Plattform. Das Unternehmen tat sich mit der Beratungsfirma Zia Consulting in Colorado zusammen, die ihm half, seinen gesamten Content von Oracle zur Alfresco-Plattform zu migrieren und ebenso eine neue, intelligente Erfassungslösung bereitzustellen: Ephesoft Smart Capture®.

„Wir sagten Zia, wenn sie 10 Millionen Dokumente in 30 Tagen migrieren könnten, würden wir mit ihnen einen Vertrag über die komplette Projektumsetzung abschließen," erklärte Gray. „Sie migrierten 10 Millionen Dokumente in weniger als sieben Tagen – und das alles außerhalb der Spitzenzeiten."

Zia studierte in den darauffolgenden Wochen, wie Baldwin & Lyons arbeitete, vor Ort und remote. Sie sprachen mit den Nutzern der Plattform intensiv über deren spezifische Content Management-Anforderungen.

Ryan McVeigh, Vice President of ECM Solutions and Sales bei Zia kommentiert: „Mit unserem Initial Consulting Engagement (ICE) haben wir erforscht, wie ihr täglicher Betriebsablauf aussah, sodass wir eine maßgeschneiderte Lösung erstellen konnten. Wir haben verstanden, wie das System funktionieren musste, und konnten so die Benutzerakzeptanz steigern und dafür sorgen, dass die gesamte Lösung gut funktioniert und ihnen hervorragende Ergebnisse brachte."

„Wir wussten: Wenn wir etwas bereitstellen wollten, das geschäftliche Anwender schätzen und wirklich akzeptieren, mussten wir die Fachabteilungen mit ins Boot holen und nicht nur nur eine IT-Initiative starten", sagte Gray. "Wir wollten nicht bloß ein neues System einführen – wir wollten die Art, wie wir Geschäfte machen, revolutionieren und unsere Prozesse intern wirklich unter die Lupe nehmen."

Ergebnisse

Inzwischen hat Baldwin & Lyon mit einer stufenweisen Migration seiner Schadensfall-Bibliothek zu Alfresco begonnen und erwartet, dass sie im 3. Quartal dieses Jahres abgeschlossen ist. Danach beginnt der Migrationsprozess in den anderen primären Geschäftsbereichen des Unternehmens.

Alfresco wird das einzige System zur Content-Ablage und Ephesoft spielt weiterhin eine wichtige Rolle bei der Dokumentenerfassung.

Laut Gray „sind alle anderen Systeme an Alfresco angebunden. So können unsere Mitarbeiter in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten und gleichzeitig die Back-End-Technologie und die Vorteile der Plattform zu nutzen. Die Einbeziehung unserer Fachanwender und deren Akzeptanz für das System ist der Schlüssel zu unserem Erfolg."

Aus technischer Sicht will das Unternehmen offene Protokollstandards nutzen, sodass sie nicht durch eine individuell entwickelte Lösung eingeengt sind. Außerdem plant es, einen Prozess zur „Front-End-Datenerfassung" zu implementieren, um die Zahl der rund 300.000 Drucksachen zu verringern, die von der Schadenabteilung jede Woche erzeugt werden.

„Eine der großen Initiativen für das kommende Jahr ist die elektronische Bereitstellung von Content", sagte Gray. „Aktuell drucken wir Millionen Seiten Papier, die an unsere Kunden verschickt werden." Wir streben an, über Alfresco eine sichere Dokumentenerstellung und einen sicheren Zugriff für unsere Kunden und Versicherten anzubieten."

Sobald der Content aus den Fachabteilungen migriert wurde, ist der nächste Schritt, auch Content aus zahlreichen SharePoint-Sites und freigegebenen Ordnern in Alfresco zusammenzufassen und die internen Workflows so auszubauen, dass Tracking und Records Management eingebunden sind.

„Viele unserer Führungskräfte sind schon seit 20 Jahren hier. Da werden manche Arbeitsweisen einfach selbstverständlich und nicht mehr hinterfragt", erläuterte Gray. „Wir dachten, ein Wandel der Unternehmenskultur wäre eine große Herausforderung, aber es zeigt sich: Wenn man Menschen eng einbezieht und ihre Begeisterung weckt, sorgen sie selbst für den Wandel – man muss sie gar nicht vor sich hertreiben. Heute ist der Wandel ein Lebensstil für Menschen, von denen wir nicht dachten, dass sie überhaupt von Veränderungen zu überzeugen wären."

„Wir dachten, es würde eine Herausforderung sein, einen Kulturwandel hinzubekommen, aber es zeigt sich: Wenn man Menschen dazu bringt, sich für etwas zu engagieren und zu begeistern, sorgen sie selbst für den Wandel – man muss sie also nicht hinter sich herziehen. Heute ist Wandel ein Lebensstil für Menschen, von denen wir überhaupt nicht gedacht haben, dass sie vom Wandel einfach zu überzeugen wären." 


—Brian Gray, Managing Director of Application Development, Baldwin & Lyons