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Kundenstory: DAB Bank AG

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Ergebnisse

  • Reibungslose technische Integration über eine CMIS-Schnittstelle
  • Kaum Anpassungsaufgaben
  • Austausch aktueller, auf Hartkopien basierender Prozesse gegen voll digitalisierte B2B-Handelsprozesse
  • Archivierung und Verwaltung von 50 bis 100 neuen Dokumenten täglich
  • Vereinfachte Suche in revisionssicher gespeicherten Dokumenten
  • Mehr Transparenz und Kontrolle über abgeschlossene und aktive Prozesse
  • Vernetzung von zehn Personen in einem B2B-Handelsprozess

Die Herausforderung

Die in München angesiedelte DAB Bank AG ist Deutschlands erster Discount-Broker. Als Direktbank bietet das Institut eine umfassende Palette an Dienstleistungen mit den Schwerpunkten Investitionswachstum und Sicherheit durch Wertpapiere. Die Produkte umfassen Lösungen für Sparer, Investoren und Trader. Im Bereich Business Banking arbeitet die DAB Bank mit Investmentgesellschaften, Vermögensverwaltern, Finanzberatern sowie Banken, Sparkassen und Kreditinstituten zusammen.

Um auch künftigen Herausforderungen effektiv und flexibel begegnen zu können, plante DAB die Einführung der SOA BMP-Plattform, die als neue technologische Grundlage für die Gesellschaft dienen sollte. Ziel war die Einrichtung einer einzigen zentralen Plattform für die Erfassung komplexer Prozesse. Alle prozessbezogenen Unterlagen sollten mit einem leistungsstarken Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden.

Das erste Projekt, das in der neuen Umgebung eingesetzt wurde, umfasste einen B2B-Kundenprozess: Telefontransaktionen mit Brokern und anderen Geschäftspartnern. Alle Auftragsdaten müssen auf einer Art Ticket festgehalten werden. Neben zusätzlichen Dokumenten wie Auftragsbestätigungen von Handelszentren leiten DAB-Mitarbeiter diese Daten dann zur Verarbeitung weiter. Von besonderer Bedeutung für ein Finanzinstitut ist die Speicherung aller Dokumente gemäß den geltenden Anforderungen an die Revisionssicherheit.

Bis dahin war der Prozess vor allem mit Hartkopien abgewickelt worden: Alle Unterlagen wurden ausgedruckt und in Ordnern abgelegt. Obwohl die DAB Bank bereits ein elektronisches Archiv besaß (IBM FileNet Image Services), konnte dieses System aufgrund von Bedenken hinsichtlich der Architektur nicht für diesen Prozess genutzt werden.

Das neue System musste mehrere hohe Anforderungen erfüllen:

  • Effiziente Implementierung neuer Anwendungen und Prozesse
  • Agilität, um existierende Prozesse zu verändern
  • Stabilität, Skalierbarkeit, Leistung, Cluster-Fähigkeit und benutzerfreundliche Verwaltung
  • Flexibilität bei der Systempflege (Umsetzung von Änderungen, Tests, Einrichtung)
  • Geringe Betriebskosten unter Berücksichtigung aller Kosten für Lizenzierung, Support und Systempflege
  • Möglichkeit der Integration in die existierende Systemumgebung
  • Möglichkeit architektonischer Weiterentwicklung
  • Kontrolle und Überwachung über eine einzige zentrale Prozess-Engine

Bei der Entscheidung für diese neue Technologie legten die Verantwortlichen bei DAB den Schwerpunkt for allem auf einen dauerhaften Kurs für die Zukunft. Außerdem sollte die Projektorganisation langfristig die effiziente Zusammenarbeit zwischen einzelnen Abteilungen und dem IT-Bereich gewährleisten und ein Modell für zukünftige Projekte schaffen.

Die Lösung

Um das optimale Dokumenten- bzw. Enterprise-Content-Managementsystem auszuwählen, wandte sich DAB an die CENIT AG, einen erfahrenen Partner im Bereich Enterprise Information Management. Zunächst untersuchten die beiden Unternehmen die folgenden Lösungen hinsichtlich ihrer Eignung für die gegebenen Anforderungen: IBM FileNet Image Services, IBM FileNet P8 Content Manager, Alfresco und Microsoft Sharepoint.

Alfresco erwies sich recht schnell als die beste Lösung, dank seiner Integrationsfähigkeit, vor allem aber wegen seiner CMIS-Standardschnittstelle. Die Alfresco Plattform, über CMIS integriert, erwies sich als perfekte Ergänzung des Technologie-Stacks von DAB (Linux, Tomcat, Java). Ihre modulare Architektur sorgt für hervorragende Skalierbarkeit und ist zudem leicht zu installieren. Ein weiterer Vorteil für DAB und CENIT war die problemlose Konfiguration aller erforderlichen Funktionen. Und bei der Implementierung des B2B-Prozesses bot die Open-Source-Lösung ein weiteres Plus.

Als alleinstehende Option fungiert Acitiviti derzeit als Basis der SOA BPM-Plattform. Gleichzeitig ist Activiti die integrierte Alfresco-Komponente, die zur Implementierung dokumentenbezogener Workflows dienen wird, z. B. für Freigabeprozesse.

Nach der Entscheidung für Alfresco als ECM-Plattform unterstützte CENIT DAB bei der Planung, Implementierung, Konfiguration und Anpassung des neuen Alfresco-Systems. Die technische Integration von Alfresco in die SOA-Plattform wurde durch die CMIS-Schnittstelle erheblich erleichtert und lief ohne größeren Aufwand ab. Die branchenspezifischen Anforderungen von DAB wurden im Wesentlichen von den Alfresco-Standardfunktionen erfüllt, sodass nur geringfügige Änderungen erforderlich waren. CENIT nahm Anpassungen an Alfresco Enterprise 4 vor, um den kundenspezifischen Sicherheitsbedarf zu erfüllen, und unterstützte die Einrichtung von Rechten für die Website-Erstellung. Auch die Benutzerschnittstelle Alfresco Share wurde exakt auf die Anforderungen der DAB Bank zugeschnitten, beispielsweise durch die Entwicklung eines spezifischen Suchformulars.

ECM-Fachleute von CENIT machten bei dem Projekt schnelle Fortschritte. Es gab kein existierendes System, das ausgetauscht werden musste, eine Migration von Dokumenten war ebenfalls nicht erforderlich – ein großer Vorteil. Dank der reibungslosen Auslegung und Konfiguration des Alfresco-Systems konnte die Bank das neue Dokumentenmanagementsystem in nur zwei Monaten einrichten.

Endergebnis

DAB verwendet die Alfresco ECM-Plattform seit Juni 2012 im vollen Betrieb. Der Workflow für einen ausgewählten Prozess im Wertpapier-Auftragshandel wird inzwischen von der neuen SOA BPM-Plattform auf Grundlage von Activiti gesteuert. Gegenwärtig bearbeiten zehn Personen die elektronischen Dokumente im neuen System. Die Suche nach aktuellen oder abgeschlossenen Transaktionen wird über das kundenspezifische Suchformular in Alfresco Share ausgeführt. Dokumente können entweder über Metadaten oder Volltext gesucht werden.

Für DAB bedeutet dies erhebliche Vorteile. Die Bank kann den gesamten Prozess einschließlich aller Unterlagen jetzt elektronisch abwickeln; der papierbasierte Workflow wurde eliminiert. Angestellte können gespeicherte Dokumente schnell und gründlich durchsuchen – eine erhebliche Zeitersparnis. Dies steigert die Transparenz sowie die Kontrolle über abgeschlossene und aktive Prozesse.

Nächste Schritte

Die CENIT AG und die DAB Bank AG arbeiten bereits an ihrer nächsten gemeinsamen Herausforderung. Sie planen die Auswertung der kollaborativen Funktionen der Alfresco Plattform für die Zusammenarbeit bei Projekten; ein Pilotprojekt soll demnächst starten. Wenn alles nach Plan läuft, wird Alfresco alle Netzlaufwerke austauschen, die für diesen Zweck vorgesehen sind. Daneben gibt es Pläne, Alfresco als Dokumenten-Repository zu erweitern, da die Lösung für systemweite Geschäftsprozesse ideal ist, die von der SOA BPM-Plattform unterstützt werden.

Im Verlauf vieler Jahre und zahlloser Kundenprojekte hat die CENIT AG umfassende Erfahrungen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen durch ECM-Lösungen gesammelt. Die CENIT AG unterstützt alle Aspekte des Optimierungsprozesses, von der Auswahl des besten Systems bis hin zur Projektabwicklung. Außerdem bietet die CENIT AG Projekt-Nachbetreuungsdienste an.

Weitere Informationen finden Sie unter www.cenit.de/alfresco

“Based on our experience so far, we can strongly recommend Alfresco, especially

its open architecture and its support of common standards.”

— Karl Brandner, IT architect

at DAB bank AG