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Leica Geosystems AG Customer Story

Leica Geosystems AG wählt Alfresco als Dokument Management System mit Integrationen zu SAP und Lotos Notes

Reliability as value - quality as commitment - precision from passion. As part of the HEXAGON Group, a leading provider of integrated design, measurement and visualization technologies, the Leica Geosystems from Heerbrugg, founded in 1819, is the world leader in solutions and technologies for capturing and processing spatial information. More than 3,700 employees are involved in more than 120 countries to meet the demanding challenges of their customers - regardless of whether they are reliable solutions for surveying or geo-information services in the fields of civil engineering, civil engineering, forestry, or forestry Industry. Leica Geosystems technologies have been used to monitor the construction of the highest bridge in the world, the Viaduc de Millau near Montpellier, High-resolution images of the glacier melt in the Alps and the construction of the Burj Khalifa, the tallest building in the world. Numerous awards, such as the FinOvation Award, underline the outstanding competences in the field of solutions for spatial information.

Initial situation and goal

Due to the global orientation and work in international teams, the simple and targeted collaboration is of particular importance. Their IT-supported optimization, with all their capabilities, was the foundation of the ECM initiative at Leica Geosystems. There were different systems in the departments for the administration of documents and information. The content silos and the related applications worked independently and did not represent a central content repository. A targeted collaboration in project groups was hardly possible under these circumstances. Basic functionalities of a document management system to avoid duplication were completely lacking. The research & development requirements, which are based on these problems,

In addition, the heterogeneous system landscape should be consolidated in order to integrate mandatory functions of a document management system (DMS) for the connected departments, to reduce costs, to minimize the administrative effort, to provide a central document repository in the medium term, and to use it for the user To simplify.

The first step was to implement the core requirements of the Research & Development Department. Further criteria, in particular to achieve a high user acceptance, were simple usability, the possibility of integration into already known interfaces (eg e-mail client, Windows interface or SAP) and the use of the content via mobile terminals. 

Dokumente sollten offline bearbeitet werden können und im Anschluss automatisiert mit dem DMS synchronisiert werden. Um den weltweiten Zugriff auf Informationen und Dokumente zu gewährleisten, musste ein einfacher Zugriff via Webbrowser auf das System möglich sein. 

Lösung

Auf Grundlage der Anforderungen entschied sich die Leica Geosystems 2012 in einem mehrstufigen Auswahlprozess für Alfresco Enterprise als zentrales Content Management System. Ausschlaggebende Gründe für die Wahl waren

  • der große Funktionsumfang bei einfacher Bedienung,
  • die Unterstützung offener Standards und den damit verbundenen
  • ausgezeichneten Integrationsmöglichkeiten
  • das gute Preis-/ Leistungsverhältnis und
  • die überzeugende Vision, die Alfresco verfolgt.

Mit Alfresco können alle an das System gestellten Anforderungen umgesetzt werden. Zur Integration wurde die Westernacher Products & Services AG, langjähriger Alfresco Platinum Partner, aufgrund der großen Erfahrung und hohen Kompetenzen im ECM-Umfeld als Systemintegrator beauftragt. Priorität bei der Umsetzung hatte der klar definierte Business Case des R&D Bereichs. Die Konsolidierung der weiteren Bereiche wird sukzessive durchgeführt und ist aktuell noch nicht abgeschlossen. 

 

Zentraler Bestandteil ist das Alfresco Repository, auf das weltweit über
beliebige Browseroberflächen und Devices zugegriffen werden kann. Aktuell
arbeiten bereits mehr als 1.000 interne Leica Mitarbeiter, externe Dienstleister
und Entwicklungspartner über Alfresco zusammen. Sämtliche Projektdokumentationen aus den Bereichen R&D, Marketing, IT, etc. werden über Alfresco verwaltet. Für alle Departments stehen Team-Sites zur Verfügung, die unabhängig von der IT gesteuert werden – das Berechtigungssystem wird vom jeweiligen Projekt Leiter administriert, sowohl auf Site- als auch auf Ordnerebene. Damit wird gewährleistet, dass jeder Nutzer nur die Informationen im Zugriff hat, die für die eigene Projektarbeit benötigt werden. Den unterschiedlichen Bereichen sind anforderungsabhängige, vordefinierte Templates zugewiesen, auf deren Basis neuen Projekt- und Team-Sites feste Ordnerstrukturen, Wikis und Dokumente zugewiesen werden. Dadurch sind sie schnell einsatzbereit und können nach der Erstellung umgehend genutzt werden. Zudem unterstützt die Lösung natürlich alle Anforderungen der Versionierung von Dokumenten und den Einsatz der Check-In-/- Out-Funktionalität. Diese Funktionalitäten bilden die Basis zur Vermeidung von Doppelarbeit und erfüllen damit eine der wesentlichen Kernanforderungen an Alfresco.

Um die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Entwicklungspartnern einfach zu gestalten wurde die Alfresco Cloud angebunden, die es ermöglicht, relevante Dokumente in der Cloud zur Verfügung zu stellen und über den Enterprise Cloud Sync automatisiert mit dem Alfresco System zu synchronisieren. Alle Informationen bleiben dabei immer inhouse verfügbar.

Der Verknüpfung von SAP mit Alfresco ist ein zentraler Bestandteil, da ein großer Teil der Dokumente (bis zu 10.000 pro Tag) über SAP nach Alfresco gelangen. 

Daer wurde SAP über die SAP zertifizierte Software connexas bidirektional an Alfresco angebunden, um Informationen aus beiden Systemen im jeweilig anderen verfügbar zu machen. Die SAP Nutzer haben damit die Möglichkeit in Ihrer gewohnten SAP-GUI- Umgebung Dokumente abzulegen, zu suchen und wieder zur Anzeige zu bringen, die in Alfresco verwaltet werden.

Um spezielle Metadaten aus SAP auch in Alfresco zur Verfügung zu stellen, wurde gemeinsam mit der Firma pernexas (Hersteller von connexas) eine kundenspezifische Schnittstellenerweiterung entwickelt, welche über eine XML-Datei dynamisch konfigurierbar ist: Damit können basierend auf Dokumenttypen z. B. die Dateinamen und Metadaten pro Dokumenttyp festgelegt warden:

  • Langzeitarchivierung – Die Anbindung an SAP stellt den ersten Anwendungsfall für die Langzeitarchivierung dar. Gemeinsam mit der Westernacher Products & Services AG wurde ein flexibles Framework erstellt, das eine automatisierte, strukturierte Ablage innerhalb von Alfresco ermöglicht, parallel aber auch die Übergabe an die physikalischen Speichersysteme steuert. Dieses Framework wird zukünftig auch für weitere Anwendungsfälle zum Einsatz kommen.
  • Nutzerakzeptanz - Um eine größtmögliche Nutzerakzeptanz zu erreichen wurde die Möglichkeit geschaffen Alfresco über diverse, bereits bekannte Oberflächen zu nutzen. Alfresco kann neben der oben genannten SAP Integration auch direkt in den Verzeichnisbaum des Filesystems eingebunden und somit wie ein normales Netzlaufwerk genutzt werden. Die Kommunikation erfolgt dabei über das WebDAV Protokoll. Eine weitere Möglichkeit bietet der eingesetzte, von Westernacher entwickelte Lotus Notes E-Mail-Manager, über den Alfresco direkt im E-Mail Client verwendet wird. Mittels des in die Oberfläche integrierten Alfresco Explorer können E-Mails und Dokumente einfach per Drag & Drop in Alfresco abgelegt, Dokumente direkt in Alfresco gesucht und Workflows gestartet werden – ohne in die native Alfresco-Oberfläche wechseln zu müssen. In allen Fällen merkt der User nicht, dass er mit einem Enterprise Content Management arbeitet, hat aber trotzdem Zugriff auf alle Funktionen eines professionellen Dokumenten Management Systems. 

Ergebnisse

Mit der Einführung von Alfresco hat sich die Produktivität der Projektarbeit erheblich gesteigert – mit den von Alfresco gebotenen Möglichkeiten zur übergreifenden Zusammenarbeit in Teams konnten sowohl Prozessdurchlaufzeiten minimiert, als auch die Qualität der Arbeitsergebnisse gesteigert werden. Eine Reduzierung der Kosten, z.B. durch die Vermeidung von Doppelarbeit, ist aktuell bereits spürbar und wird sich mit der intensiven Nutzung über viele Bereiche langfristig weiter erhöhen.

Aktuell sind weitere Anwendungsszenarien mit Alfresco in Planung.

  • Ablösung der genutzten Langzeitarchiv-Lösung durch eine auf Alfresco basierte Lösung
  • Anbindung des Scanning-Prozess an Alfresco, um gescannte Dokumente zu klassifizieren und automatisiert im Alfresco Repository abzulegen
  • Use of Alfresco as a Media Asset Management System, especially for the marketing sector
  • Support for the mobile use of documents and information

 

„Durch die einfache Bedienung und Integrationsmöglichkeiten in die Arbeitsumgebung unserer Mitarbeiter haben wir mit Alfresco eine sehr hohe Akzeptanz und Durchdringung erreicht.“

— Arno Hagen, IT Projekt Manager, Leica Geosystems