Leica Geosystems AG wählt Alfresco als Dokument Management System mit Integrationen zu SAP und Lotos Notes

Zurverlässigkeit als Wert – Qualität als Verpflichtung – Präzision aus Leidenschaft. Als Teil der HEXAGON Gruppe, einem führenden Anbieter von integrierten Design-, Mess- und Visualisierungstechnologien ist die 1819 gegründete Leica Geosystems aus Heerbrugg in der Schweiz weltweit führend bei Lösungen und Technologien zur Erfassung und Verarbeitung räumlicher Informationen. Über 3.700 Mitarbeiter engagieren sich in über 120 Ländern intensiv um die anspruchsvollen Herausforderungen der Kunden – unabhängig davon, ob es sich um zuverlässige Lösungen für die Vermessung oder für Geo-Informationsdienste im Hoch- oder Tiefbau, in der Land- und Forstwirtschaft oder auch in der Industrie handelt. Mit Technologien der Leica Geosystems wurde z.B. der Bau der höchsten Brücke der Welt, dem Viaduc de Millau bei Montpellier, überwacht, hochauflösende Bilder der Gletscherschmelze in den Alpen kartiert und der Bau des Burj Khalifa, dem höchsten Gebäude der Welt, überwacht. Zahlreiche Auszeichnungen, wie der FinOvation Award, unterstreichen dabei die herausragenden Kompetenzen auf dem Gebiet der Lösungen rund um räumliche Informationen. 

Ausgangssituation und Zielsetzung

Aufgrund der weltweiten Ausrichtung und der Arbeit in international agierenden Teams ist die einfache und zielgerichtete Collaboration von besonderer Bedeutung. Deren IT- gestützte Optimierung, mit all ihren Möglichkeiten, war die Grundlage der ECM- Initiative bei Leica Geosystems. In den Departements existierten unterschiedliche Systeme zur Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Die Content-Silos und die damit verbundenen Applikationen arbeiteten unabhängig und stellten kein zentrales Content Repository dar. Eine zielgerichtete Zusammenarbeit in Projektgruppen war unter diesen Umständen kaum möglich. Grundfunktionalitäten eines Dokumenten Management Systems zur Vermeidung von Doppelarbeit fehlten gänzlich. Die auf diesen Problemen basierenden Anforderungen aus dem Bereich "Research & Development" waren der initiale Ausgangspunkt für die Evaluation eines Enterprise Content Management Systems: Verbesserung der (weltweiten) Projekt- Zusammenarbeit, die Möglichkeit des Information Sharing, die selbstständige Verwaltung der Projektdokumentationen, eine übergreifende Suche und die Bereitstellung von Funktionen wie Versionierung und Check-In/-Out, um die zeitgleiche Bearbeitung eines Dokuments zu vermeiden.

Darüber hinaus sollte die heterogene Systemlandschaft konsolidiert werden um zwingend notwendige Funktionen eines Dokumenten Management Systems (DMS) für die angebundenen Abteilungen zu integrieren, Kosten zu reduzieren, den Aufwand der Administration zu minimieren, mittelfristig ein zentrales Dokumenten-Repository bereitzustellen und die Nutzung für den Anwender zu vereinfachen.

Ziel der Lösung war im ersten Schritt die Umsetzung der Kernanforderungen des Research & Development Departments. Weitere Kriterien, insbesondere zum Erreichen einer hohen Nutzerakzeptanz, waren die einfache Bedienbarkeit, die Möglichkeit der Integration in bereits bekannte Oberflächen (z.B. E-Mail-Client, Windows-Oberfläche oder SAP) und die Nutzung des Contents über mobile Endgeräte. 

Dokumente sollten offline bearbeitet werden können und im Anschluss automatisiert mit dem DMS synchronisiert werden. Um den weltweiten Zugriff auf Informationen und Dokumente zu gewährleisten, musste ein einfacher Zugriff via Webbrowser auf das System möglich sein. 

Lösung

Auf Grundlage der Anforderungen entschied sich die Leica Geosystems 2012 in einem mehrstufigen Auswahlprozess für Alfresco Enterprise als zentrales Content Management System. Ausschlaggebende Gründe für die Wahl waren

  • der große Funktionsumfang bei einfacher Bedienung,
  • die Unterstützung offener Standards und den damit verbundenen
  • ausgezeichneten Integrationsmöglichkeiten
  • das gute Preis-/ Leistungsverhältnis und
  • die überzeugende Vision, die Alfresco verfolgt.

Mit Alfresco können alle an das System gestellten Anforderungen umgesetzt werden. Zur Integration wurde die Westernacher Products & Services AG, langjähriger Alfresco Platinum Partner, aufgrund der großen Erfahrung und hohen Kompetenzen im ECM-Umfeld als Systemintegrator beauftragt. Priorität bei der Umsetzung hatte der klar definierte Business Case des R&D Bereichs. Die Konsolidierung der weiteren Bereiche wird sukzessive durchgeführt und ist aktuell noch nicht abgeschlossen. 

Zentraler Bestandteil ist das Alfresco Repository, auf das weltweit über
beliebige Browseroberflächen und Devices zugegriffen werden kann. Aktuell
arbeiten bereits mehr als 1.000 interne Leica Mitarbeiter, externe Dienstleister
und Entwicklungspartner über Alfresco zusammen. Sämtliche Projektdokumentationen aus den Bereichen R&D, Marketing, IT, etc. werden über Alfresco verwaltet. Für alle Departments stehen Team-Sites zur Verfügung, die unabhängig von der IT gesteuert werden – das Berechtigungssystem wird vom jeweiligen Projekt Leiter administriert, sowohl auf Site- als auch auf Ordnerebene. Damit wird gewährleistet, dass jeder Nutzer nur die Informationen im Zugriff hat, die für die eigene Projektarbeit benötigt werden. Den unterschiedlichen Bereichen sind anforderungsabhängige, vordefinierte Templates zugewiesen, auf deren Basis neuen Projekt- und Team-Sites feste Ordnerstrukturen, Wikis und Dokumente zugewiesen werden. Dadurch sind sie schnell einsatzbereit und können nach der Erstellung umgehend genutzt werden. Zudem unterstützt die Lösung natürlich alle Anforderungen der Versionierung von Dokumenten und den Einsatz der Check-In-/- Out-Funktionalität. Diese Funktionalitäten bilden die Basis zur Vermeidung von Doppelarbeit und erfüllen damit eine der wesentlichen Kernanforderungen an Alfresco.

Um die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Entwicklungspartnern einfach zu gestalten wurde die Alfresco Cloud angebunden, die es ermöglicht, relevante Dokumente in der Cloud zur Verfügung zu stellen und über den Enterprise Cloud Sync automatisiert mit dem Alfresco System zu synchronisieren. Alle Informationen bleiben dabei immer inhouse verfügbar.

Der Verknüpfung von SAP mit Alfresco ist ein zentraler Bestandteil, da ein großer Teil der Dokumente (bis zu 10.000 pro Tag) über SAP nach Alfresco gelangen. 

Daer wurde SAP über die SAP zertifizierte Software connexas bidirektional an Alfresco angebunden, um Informationen aus beiden Systemen im jeweilig anderen verfügbar zu machen. Die SAP Nutzer haben damit die Möglichkeit in Ihrer gewohnten SAP-GUI- Umgebung Dokumente abzulegen, zu suchen und wieder zur Anzeige zu bringen, die in Alfresco verwaltet werden.

Um spezielle Metadaten aus SAP auch in Alfresco zur Verfügung zu stellen, wurde gemeinsam mit der Firma pernexas (Hersteller von connexas) eine kundenspezifische Schnittstellenerweiterung entwickelt, welche über eine XML-Datei dynamisch konfigurierbar ist: Damit können basierend auf Dokumenttypen z. B. die Dateinamen und Metadaten pro Dokumenttyp festgelegt warden:

  • Langzeitarchivierung – Die Anbindung an SAP stellt den ersten Anwendungsfall für die Langzeitarchivierung dar. Gemeinsam mit der Westernacher Products & Services AG wurde ein flexibles Framework erstellt, das eine automatisierte, strukturierte Ablage innerhalb von Alfresco ermöglicht, parallel aber auch die Übergabe an die physikalischen Speichersysteme steuert. Dieses Framework wird zukünftig auch für weitere Anwendungsfälle zum Einsatz kommen.
  • Nutzerakzeptanz - Um eine größtmögliche Nutzerakzeptanz zu erreichen wurde die Möglichkeit geschaffen Alfresco über diverse, bereits bekannte Oberflächen zu nutzen. Alfresco kann neben der oben genannten SAP Integration auch direkt in den Verzeichnisbaum des Filesystems eingebunden und somit wie ein normales Netzlaufwerk genutzt werden. Die Kommunikation erfolgt dabei über das WebDAV Protokoll. Eine weitere Möglichkeit bietet der eingesetzte, von Westernacher entwickelte Lotus Notes E-Mail-Manager, über den Alfresco direkt im E-Mail Client verwendet wird. Mittels des in die Oberfläche integrierten Alfresco Explorer können E-Mails und Dokumente einfach per Drag & Drop in Alfresco abgelegt, Dokumente direkt in Alfresco gesucht und Workflows gestartet werden – ohne in die native Alfresco-Oberfläche wechseln zu müssen. In allen Fällen merkt der User nicht, dass er mit einem Enterprise Content Management arbeitet, hat aber trotzdem Zugriff auf alle Funktionen eines professionellen Dokumenten Management Systems. 

Ergebnisse

Mit der Einführung von Alfresco hat sich die Produktivität der Projektarbeit erheblich gesteigert – mit den von Alfresco gebotenen Möglichkeiten zur übergreifenden Zusammenarbeit in Teams konnten sowohl Prozessdurchlaufzeiten minimiert, als auch die Qualität der Arbeitsergebnisse gesteigert werden. Eine Reduzierung der Kosten, z.B. durch die Vermeidung von Doppelarbeit, ist aktuell bereits spürbar und wird sich mit der intensiven Nutzung über viele Bereiche langfristig weiter erhöhen.

Aktuell sind weitere Anwendungsszenarien mit Alfresco in Planung.

  • Ablösung der genutzten Langzeitarchiv-Lösung durch eine auf Alfresco basierte Lösung
  • Anbindung des Scanning-Prozess an Alfresco, um gescannte Dokumente zu klassifizieren und automatisiert im Alfresco Repository abzulegen
  • Nutzung von Alfresco als Media Asset Management System, insbesondere für den Marketing-Bereich
  • Ausbau der Unterstützung zur mobilen Nutzung von Dokumenten und Informationen