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Mitsui Sumitomo Insurance Kundenstory

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Mitsui Sumitomo Insurance verwaltet und speichert mithilfe von Alfresco wichtige Dokumente im Zusammenhang mit Policen

Anfang 2015 war die Mitsui Sumitomo Insurance Group in London und Großbritannien (Lloyd's-Syndikat 3210) Teil der MS & AD-Gruppe, die mit einem Vermögen von mehr als 96 Milliarden Pfund und jährlichen Netto-Prämien von mehr als 15 Milliarden Pfund zu den zehn größten Sachversicherern der Welt gehört. Das Unternehmen hatte seinen Sitz in London und schloss internationale Großhandelsversicherungen über zahlreiche Produktlinien bei Lloyd's of London sowie über ein Netzwerk von regionalen Unternehmen in Großbritannien und Irland ab – als Teil der Gesamtgruppe, die mehr als 320 Niederlassungen in über 40 Regionen auf der ganzen Welt umfasst.

 

Herausforderung

Als Teil eines der größten Versicherungsunternehmen der Welt hatte die Mitsui Sumitomo Insurance Group in London eine enorme Mengen an geschäftskritischen Dokumenten und Inhalten zu verwalten und zu speichern.

In einer stark regulierten Branche stellen die unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen für die Handhabung und Aufbewahrung von Dokumenten darüber hinaus eine erhebliche Herausforderung für Versicherer dar; zum Beispiel müssen einige Records zur Arbeitgeber-Haftpflichtversicherung über einen Zeitraum von 60 Jahren aufbewahrt werden.

„Vor der Implementierung von Alfresco wurden Dokumente im Zusammenhang mit dem Underwriting von Policen oder dem Verarbeiten von Schadenmeldungen vorwiegend über so unterschiedliche Quellen wie eingescannte Bilder, Papier und E-Mail verwaltet, und obwohl wir eine Underwriting-Plattform mit entsprechendem Content-Speicher hatten, fehlte es ihr an Flexibilität und Workflowfunktionalität, um unseren Umgang mit Content wirklich zu optimieren.  Das Streben nach Effizienz und die Digitalisierung des Verfahrens erwiesen sich als schwierig.  Die Herausforderung war groß und wuchs immer weiter", erklärt Richard Williams, damaliger CIO von Mitsui Sumitomo.

Underwriter und Schadenbearbeiter nutzten gemeinsame Laufwerke und E-Mail-Accounts, um wichtige Kundendokumente auszutauschen, bevor sie mühsam auf die Underwriting-Kernplattform hochgeladen wurden. Das machte Prozesssteuerung und Transparenz insgesamt schwierig.

Der Geschäftsbetrieb des Versicherungsriesen in Großbritannien benötigte eine moderne Enterprise Document Management-Plattform, die die bestehenden Arbeitsabläufe wirkungsvoll verbessern konnte und einfach zu integrieren war, um die internen Prozesse zu optimieren und die digitale Transformation innerhalb des Unternehmens voranzubringen.
 

Die Lösung

Nach Untersuchung mehrerer Enterprise Document Management-Lösungen auf vorkonfigurierte Funktionalität und einfache Integration in Outlook – ebenso wie in andere vorhandene Plattformen – entschied sich Mitsui Sumitomo für Alfresco One sowie für die Business Process Management-Funktion von Alfresco Activiti.

„Alfresco ist eine elegante und moderne Lösung, die es uns ermöglicht, neue digitale Ströme und Anwendungsfälle für den Umgang mit Dokumenten schnell zu ermitteln. Wir waren in der Lage, unsere dokumentenbezogenen Prozesse schnell zu digitalisieren und vor den Augen der Nutzer einsatzbereit zu machen", sagte Williams. "Die offene Architektur von Alfresco hat es uns auch ermöglicht, unser Anwendungs-Ökosystem schnell zu etwas weiterzuentwickeln, das viel benutzerfreundlicher und zukunftsfähiger ist – mit der Unterstützung von Mobile Apps und umfassenderen, kontrollierten und besser auditierbaren Möglichkeiten zum Teilen und Zusammenarbeiten.

Innerhalb von sechs Wochen nach Implementierung der neuen Lösung und der neuen Workflows mit Alfresco One waren die Back-Office-Prozesse bereits effizienter geworden. Die Outlook-Integration von Alfresco One bot außerdem eine optimierte Umgebung für die Benutzer, sodass sie nun direkt aus Microsoft Outlook auf die Dokumentenbibliothek zugreifen können. Damit wird ein wichtiger Einwand entkräftet, der die Akzeptanz hätte verhindern können.

„Die Implementierung der Alfresco Plattform ermöglicht eine viel feinere Suchfunktion und ein ergiebigeres Prozessmanagement", sagt Williams. "Das erlaubt es den Nutzern, die Tools zu verwenden, auf die sie jeden Tag zugreifen, sodass sie die benötigten Inhalte und Dokumente schnell und einfach finden und die zeitnahen Entscheidungen treffen können, die den Kern des Versicherungsgeschäfts bilden." „Dabei hörte Alfresco auch sehr aufmerksam zu, welche Anforderungen wir hatten, und half uns entsprechend gezielt bei der Planung für die zukünftigen Anforderungen des Unternehmens."

 

Die Ergebnisse

Jeder Underwriter und Schadenbearbeiter bei der Mitsui Sumitomo Insurance Group in Großbritannien und Irland übernahm die Alfresco-Plattform für das Fallmanagement, die Schadenabwicklung, das Data Reporting und die Aufrechterhaltung regulatorischer Standards.

Fast 6 Terabyte an Dokumenten – ebenso wie E-mails, gescannte Dokumente, Videoclips und Fotos – sind zur Alfresco-Plattform migriert worden. Die Nutzer können Kundendaten im gesamten Unternehmen mühelos hochladen, kategorisieren, speichern, finden und anzeigen, und die Handhabungsregeln lassen sich problemlos auf alles anwenden, was ins Archiv eingegeben wird. Das verringert deutlich die Wahrscheinlichkeit von Benutzerfehlern und den damit verbundenen Risiken für Verarbeitung und Compliance.

„Die Leistungsfähigkeit von Alfresco besteht darin, dass sich die Nutzer darauf verlassen können, dass geschäftskritischer Content in den Schadenabwicklungs- und Underwriting-Prozessen an einem zentralen Ort durchsuchbar, sicher und verfügbar ist, ohne dass man erst lange danach fahnden muss", erklärte Williams. „Die Implementierung von Alfresco One mit Activiti hat es unseren Mitarbeitern enorm erleichtert, beim Management und der Archivierung des Contents, den sie erstellen, bearbeiten und freigeben, den besten Prozess einzuhalten. Das gelingt ihnen nun um vieles effizienter als zuvor.“

„Die Implementierung von Alfresco One mit Activiti hat es unseren Mitarbeitern enorm erleichtert, beim Management und der Archivierung des Contents, den sie erstellen, bearbeiten und freigeben, den besten Prozess einzuhalten. Das gelingt ihnen nun um vieles effizienter als zuvor.“


 -Richard Williams, Mitsui Sumitomo, CIO