Könnten Sie einfach und schnell auf alle wichtigen Dokumente für einen bestimmten Fall zugreifen?

Verwalten Sie wichtige Geschäftsdokumente aus verschiedenen Quellen, um die Einhaltung von Compliance-Richtlinien durchgehend sicherzustellen.

Stellen Sie sich vor, Sie hätten es mit einem Rechtsstreit oder einer Geschäftsprüfung zu tun und müssten alle dafür wichtigen Dokumenten zusammenstellen - von Scans und E-Mails bis hin zur Social-Media-Dateien und Online-Inhalten. Stellen Sie sich weiter vor, Sie müssten diese Dokumente noch vor Ende Ihres Arbeitstages vorlegen. Wären Sie dazu in der Lage?

Viele Unternehmen verfügen zwar über eine Records-Management-Lösung, doch häufig ist der Prozess so komplex, dass er nur von darin geschulten Mitarbeitern durchgeführt werden kann. Und selbst dann kann die Zusammenstellung der benötigten Daten zeitaufwändig sein und möglicherweise Akten in Papierform umfassen, die außerhalb des Unternehmens an einem sicheren Ort verwahrt werden. Können die erforderlichen Daten und Dokumente nicht oder nicht rechtzeitig vorgelegt werden, kann dies erhebliche Strafen nach sich ziehen.

Mit Alfresco gehören diese Compliance-Sorgen der Vergangenheit an:

  • Open-Source-ECM bietet das höchste Maß an Kontrolle zur Verwaltung geschäftskritischer Daten
  • Der Wechsel zu einem System, das auf moderster Technologie basiert, ermöglicht effizienteres Arbeiten und senkt die Kosten im Vergleich zu Offsite-Datenspeichern
  • Mit einem skalierbaren System lassen sich Abläufe optimieren und gleichzeitig mehr Daten speichern
  • Etablieren von Richtlinien zur Datenaufbewahrung, die zu besserer Compliance und auf lange Sicht zu optimierter Dokumentenverwaltung führen
  • Da der gesamte Lebenszyklus eines Datensatzes von der Erstellung bis zur abschließenden Vernichtung verwaltet wird, lassen sich Compliance-Abläufe leichter automatisieren

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„Alfresco bietet uns eine Plattform zur einfachen und kosteneffizienten Aufbewahrung und Verwaltung unserer wichtigsten Dokumente – der Schülerakten. Jedes Jahr erweitern wir unsere Alfresco-Lösung, um Abläufe weiter zu optimieren. Das spart dem District Zeit und Geld und unsere Lehrer können sich voll und ganz auf ihre Schüler konzentrieren.“

- Lea Beeken, Supervisor, District Records and FOIP Management, Edmonton Public Schools

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„Wir bieten eine Komplettlösung mit höchster Skalierbarkeit, automatischer Klassifizierung, unkomplizierter Ablage, umfassender Analyse und integrierten Prüf- und Erstellungsabläufen zu einem Bruchteil der Kosten, die für die Erstellung einer eigenen Lösung aus unterschiedlichen Teilprodukten anfallen würden. Durch die Kombination unserer eigenen Expertise im Bereich Vorschriften und Compliance mit der Erfahrung von Alfresco im Bereich Records- und Dokumenten-Management setzen wir bei Rational Retention neue Standards für Lösungen im Bereich Dokumentenverwaltung und -aufbewahrung.“

- Michael McCreary, CEO, Rational Retention

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Alfresco In Aktion

VIS ist Islands führender Anbieter von Sachversicherungs-Dienstleistungen und bearbeitet jedes Jahr durchschnittlich 30.000 Versicherungsfälle. Dass Dokumente an verschiedenen Orten aufbewahrt wurden, machte die Bearbeitung nicht einfach. VIS konnte mit Alfresco einheitliche Metadaten einführen, die Ordnung in die Datenmenge brachten und es einfacher machten, die 1,5 Mio. Dokumente, die der zentrale Datenspeicher mittlerweile enthält, zu durchsuchen und nachzuverfolgen.

Die Kommunalverwaltung von Gwinnett County stand vor denselben Problemen wie viele andere Behörden auch. Mit Alfresco konnte die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert werden, während die Bürgern einfacher auf Informationen zugreifen und mit den Behörden zusammenzuarbeiten können. Die 50 beteiligten Mitarbeiter des Countys können nun das Webcontent-Managementsystem besser unterstützen und wichtige Informationen einfacher aktualisieren, die zur Einhaltung der „Open Government“-Richtlinien erforderlich sind.

Die Athabasca University ist Kanadas führende Universität und hat Alfresco als Grundlage für Records-Management eingeführt. Die Lösung soll sicherstellen, dass RM-Richtlinien auf jegliches Kursmaterial angewendet werden und sämtliche Richtlinien und Vorschriften zur Aufbewahrung und Compliance von Inhalten eingehalten werden. Das neue Dokumenten- und RM-System wird bereits von über 1000 Anwendern genutzt und lässt sich problemlos auch auf künftige Anforderungen skalieren.

Edmonton Public Schools automatisierte die Verwaltung der bislang papierbasierten Datensätze seiner Schüler mit Alfresco und verfügt nun über digitalisierte Daten von 80.000 Studenten. Das sind insgesamt mehr als 1,6 Millionen Dokumente. Diese Daten stehen in einer sicheren und prüffähigen Umgebung zur Verfügung und werden ständig von 50 bis 100 Benutzern verwendet.