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Historias de clientes: Baldwin & Lyons

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Baldwin & Lyons migra millones de documentos a Alfresco

Baldwin & Lyons se especializa en marketing y suscripción de seguros para la industria del transporte. A través de sus muchas empresas de daños y responsabilidades y firmas de corretaje de seguros, la compañía acepta riesgos que cubren más de una docena de distintos productos y servicios especializados, y ofrece servicios de corretaje para todo tipo de riesgos.

El reto

Como aseguradora de daños y responsabilidad de primera clase para la industria del transporte, Baldwin & Lyons, con sede en Indiana, gestiona millones de documentos en sus departamentos de pólizas, facturación y reclamación. Después de años de crecimiento, la compañía vio la necesidad de encontrar una nueva solución más ágil para crear imágenes de los documentos y para la clasificación y extracción. La compañía quería que esto funcionara como un nuevo núcleo de contenido centralizado que fuera fácil de usar y colaborativo, y que ofreciera una forma de migrar sin interrupción todo el contenido existente al nuevo repositorio.

Brian Gray, director general de Desarrollo de aplicaciones en Baldwin & Lyons comenta: «Desde el punto de vista organizativo, las líneas de producto eran independiente unas de otras y con el paso de los años, habíamos creado soluciones basadas en servidores que también estaban aislados. Como resultado, acabamos teniendo seis sistemas de administración de pólizas distintos, seis sistemas de reclamación distintos, y seis sistemas de facturación distintos».

Además del aislamiento de contenido, la plataforma de imágenes que tenía Baldwin & Lyons y que había sido adquirida a Oracle estaba descatalogada y Oracle no ofrecía una ruta de migración para que la compañía transfiriera el contenido a un nuevo producto.

La solución

Después de evaluar varias soluciones, Baldwin & Lyons eligió Alfresco como su nueva plataforma para la gestión del contenido empresarial. La compañía se asoció con Zia Consulting, con sede en Colorado, para poder migrar todo su contenido de Oracle a la plataforma de Alfresco y para ofrecer la solución de captura inteligente phesoft Smart Capture®.

«Dijimos a Zia que si podían migrar 10 millones de documentos en 30 días, firmaríamos un contrato con ellos que cubriera la implementación del proyecto en su totalidad», dijo Gray. «Migraron 10 millones de documentos en menos de siete días, todo ello en las horas de menos actividad».

Zia pasó entonces las siguientes semanas en una fase de evaluación, conociendo el negocio de Baldwin & Lyons de forma remota e in situ. También paso tiempo hablando con los usuarios internos de la plataforma sobre sus necesidades de gestión de contenido particulares.

Ryan McVeigh, vicepresidente de Soluciones de ECM y Ventas comentó: «Por medio de la consulta inicial que llevamos a cabo, profundizamos en el funcionamiento de sus operaciones diarias para poder crear una solución personalizada. Gracias a nuestra habilidad para comprender cómo debía rendir el sistema, pudimos aumentar la adopción del usuario haciendo que toda la solución funcionara del modo adecuado para ofrecer grandes resultados».

«Sabíamos que si queríamos ofrecer algo que los usuarios de negocios valoraran, apreciaran y que realmente adoptaran, teníamos que convertir esto en una iniciativa empresarial y no solo una iniciativa de TI», señaló Gray. «No queríamos implementar un nuevo sistema simplemente, queríamos revolucionar la forma en que hacemos negocios y echar un vistazo realmente a nuestros procesos internos».

Resultados

Today, Baldwin & Lyons ha iniciado una migración por fases de su biblioteca de reclamaciones, que espera finalizar el tercer trimestre de este año. Después, comenzará el proceso de migración del resto de líneas de negocio principales de la compañía.

Alfresco será el único sistema de registro y Ephesoft continuará desempeñando un papel fundamental en la captura de documentos.

Según Gray, «el resto de los sistemas apuntarán a Alfresco, que permitirá a las personas trabajar en sus entornos nativos mientras aprovechan la tecnología de administración y las ventajas de la plataforma. La visión y la clave de nuestro éxito es hacer participativos a nuestros usuarios empresariales».

Desde un punto de vista técnico, la compañía desea hacer uso de lo protocolos de estándares abiertos para no encasillarse en una solución personalizada. También tiene pensado implementar un proceso de «captura de datos front-end» para reducir el número aproximado de 300 000 materiales impresos que genera el departamento de reclamaciones cada semana.

«Una de las grandes iniciativas para el año próximo es una entrega electrónica del contenido», comentó Gray. «Hoy en día, imprimimos literalmente millones de documentos que enviamos por correo postal a nuestros clientes. A través de Alfresco, estamos intentando facilitar y ofrecer un acceso seguro a los documentos a nuestros clientes y titulares de pólizas».

Una vez que el contenido se haya migrado de los departamentos empresariales de la compañía, el siguiente paso será centralizar el contenido de los distintos sitios de SharePoint y carpetas compartidas en Alfresco y ampliar los flujos de trabajo internos para que incluyan un seguimiento y la gestión de los documentos de archivo.

«Tenemos a muchos líderes empresariales que llevan aquí 20 años haciendo las cosas del mismo modo», comentó Gray. «Pensamos que cambiar nuestra forma de hacer las cosas sería difícil, pero resulta que una vez que los usuarios participan en algo que les emociona, ellos mismos provocan el cambio y no hay que llevarlos a rastra». Hoy en día, el cambio es una forma de vida para personas a las que jamás pensamos que podríamos convencer». Hoy en día, el cambio es una forma de vida para personas a las que jamás pensamos que podríamos convencer».

«Pensamos que cambiar nuestra forma de hacer las cosas sería difícil, pero resulta que una vez que los usuarios participan en algo que les emociona, ellos mismos provocan el cambio y no hay que llevarlos a rastra». Hoy en día, el cambio es una forma de vida para personas a las que jamás pensamos que podríamos convencer». 


— Brian Grey, director general de Desarrollo de aplicaciones, Baldwin & Lyons