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Historias de clientes: Mitsui Sumitomo Insurance

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Mitsui Sumitomo Insurance cuenta con la ayuda de Alfresco para gestionar y almacenar documentos de pólizas críticos

A comienzos de 2015, las operaciones de Mitsui Sumitomo Insurance Group (Lloyd’s Syndicate 3210) en Londres y Reino Unido fueron parte del MS&AD Group, una de las diez mayores aseguradoras del mundo (excluyendo seguros de vida), con activos por encima de los 96 000 millones de GBP y un valor en primas netas anuales superior a los 15 000 millones de GBP. Con sede en Londres, la empresa suscribía seguros al por mayor para diversas líneas de productos en Lloyd's of London y a través de una red de negocios regionales en el Reino Unido e Irlanda como parte de un grupo más amplio, que cuenta con más de 320 oficinas en más de 40 territorios del mundo.

 

El reto

Como parte de una de las mayores compañías de seguros del mundo, Mitsui Sumitomo Insurance Group de Londres debía gestionar y almacenar grandes cantidades de documentos y contenido críticos para la empresa.

Asimismo, en una industria en la que las regulaciones son tan estrictas, los distintos requisitos estatutarios para el manejo y conservación de los documentos crean dificultades significativas para las aseguradoras. Por ejemplo, algunos documentos de archivo relacionados con el seguro de responsabilidad de los empresarios deben conservarse hasta 60 años.

«Antes de implementar Alfresco, los documentos de las suscripciones de pólizas y el manejo y tramitación de reclamaciones se gestionaban principalmente mediante imágenes escaneadas, papel y correo electrónico, y a pesar de tener una plataforma de suscripción con un almacén de contenido relacionado, no era flexible ni tenía el flujo de trabajo necesario para agilizar realmente el manejo del contenido.  Conseguir mayor eficiencia y digitalizar el proceso resultaba difícil.  Las dificultades era significativas y cada vez mayores», comentó Richard Williams, el entonces CIO de Mitsui Sumitomo.

Los suscriptores y administradores de reclamaciones utilizaban unidades compartidas y el correo electrónico para compartir documentos de clientes clave antes de cargarlos laboriosamente a la plataforma de suscripción principal. Esto dificultaba el control de procesos y la visibilidad en general.

Las operaciones en el Reino Unido del gigante de los seguros necesitaban una plataforma de gestión de documentos empresariales que fuera moderna y mejorara los flujos de trabajo ya existentes, y que pudiera integrarse fácilmente para agilizar los procesos internos e impulsar la transformación digital dentro del negocio.
 

La solución

Después de evaluar varias soluciones de gestión de documentos empresariales listas para usar desde el primer instante y una sencilla integración con Outlook –además de con las otras plataformas existentes–, Mitsui Sumitomo eligió Alfresco One junto a su función de gestión de procesos empresariales de Alfresco Activiti.

«Alfresco es una solución elegante y contemporánea que nos ha permitido establecer nuevos flujos digitales y casos de uso con rapidez en relación con la administración de documentos. Hemos podido digitalizar rápidamente los procesos relacionados con los documentos y ponerlos a disposición de los usuarios», comentó Williams. «La arquitectura abierta de Alfresco también nos permitió convertir con rapidez nuestros ecosistema de aplicaciones propio en algo que era mucho más fácil de usar y preparado para el futuro, compatible con la movilidad y con capacidades de compartición más amplias, controladas y auditadas».

En las seis semanas desde la implementación de la nueva solución y los flujos de trabajo de Alfresco One, los procesos administrativos eran ya mucho más eficientes. La integración de Outlook con Alfresco One también proporcionó un entorno más ágil para que los usuarios accedieran a la biblioteca de documentos directamente desde Microsoft Outlook, evitando así una objeción clave que podría haber dificultado la adopción.

«Al implementar la plataforma Alfresco mejoramos considerablemente las capacidades de búsqueda y la gestión de los procesos, lo que permitió a los usuarios utilizar las herramientas a las que accedían cada día para encontrar el contenido y los documentos que necesitaban de forma rápida y sencilla y poder tomar así decisiones a tiempo que son fundamentales para un negocio de seguros», añadió Williams. «Al hacerlo, la capacidad de respuesta de Alfresco al conocer nuestros requisitos fue extraordinaria y nos ayudó a planificar las necesidades futuras del negocio».

 

Los resultados

Cada suscriptor y gestor de reclamaciones de Mitsui Sumitomo Insurance Group en el Reino Unido e Irlanda adoptó la plataforma Alfresco para la gestión de casos, tramitación de reclamaciones, declaración de datos y cumplimientos de los estándares reguladores.

Casi 6 TB de documentos –además de correos electrónicos, documentos escaneados, vídeos y fotografías– se han migrado a la plataforma Alfresco. Los usuarios pueden cargar, categorizar, guardar, encontrar y ver con facilidad los datos de los clientes en toda la empresa, y las reglas de gestión se aplican fácilmente a todo lo que llega al repositorio, lo que reduce en gran medida la probabilidad de errores por parte del usuario y los procesos asociados y riesgos relacionados con el cumplimiento normativo.

«El poder de Alfresco radica en que los usuarios tienen la seguridad de que el contenido crítico para la empresa relacionado con las reclamaciones y el proceso de suscripción puede encontrarse con facilidad, es seguro y está disponible en una ubicación central sin que haya que volverse loco para encontrarlo», dijo Williams. «La implementación de Alfresco One con Activiti facilitó que los empleados siguieran el mejor proceso para administrar y archivar el contenido que crean, manejan y aprueban, y que pudieran hacerlo de manera más eficiente que antes».

«La implementación de Alfresco One con Activiti facilitó que los empleados siguieran el mejor proceso para administrar y archivar el contenido que crean, manejan y aprueban, y que pudieran hacerlo de manera más eficiente que antes».


 - Richard Williams, Mitsui Sumitomo, CIO