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Historias de clientes: Liberty Mutual Insurance

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Liberty Mutual se asegura un futuro sin papel con Alfresco Content Services en AWS.

Liberty Mutual Insurance formó su unidad de negocio Global Specialty en 2012 para promover el crecimiento en 18 mercados de todo el mundo. Desde el comienzo, el objetivo fue crear un negocio con menos volúmenes de papel. «Queríamos crear equipos de productividad globales que pudieran colaborar y hacer uso de nuestra escala de forma digital», dice Mojgan Lefebvre, vicepresidenta sénior y CIO de Especialidad Global.

En aquel momento, la organización contaba con algunos sistemas de gestión de documentos tácticos, pero se encontraban aislados y se basaban en tecnologías lentas y obsoletas. Es más, los ficheros se guardaban en centros de datos de los Estados Unidos, lo que retrasaba aún más el acceso al contenido de una base de usuarios repartidos por todo el mundo.

Gestión del contenido en la nube

La visión de Lefebvre fue ofrecer una solución moderna basada en la nube que permitiera operaciones sin papel en todo el mundo. Lefebvre comenta: «Nuestro objetivo era poder contar con funciones de gestión de documentos globales que fueran efectivas a nivel local, independientemente de si los usuarios se encontraban en Asia Pacífico, Europa, Norteamérica o Latinoamérica».

Para su equipo, la iniciativa también supuso una oportunidad para simplificar el cumplimiento de normativas y acelerar la entrega de soluciones con una compilación e implementación automatizadas.

Alfresco en Amazon Web Services

En 2015, Global Specialty se puso en marcha con Alfresco Content Services y Alfresco Governance Services ejecutándose en Amazon Web Services (AWS). La solución ofrece funciones de gestión de ficheros y documentos de archivo que se integran a la perfección en las principales aplicaciones de seguros de la compañía.

Según Lefebvre, Alfresco fue la única solución de ECM que «cumplía totalmente nuestros requisitos de funciones nativas en la nube». Otras ventajas fueron también la pequeña necesidad de espacio de la plataforma, la compatibilidad con REST APIs y CMIS, sólidas referencias de clientes y un modelo de código abierto empresarial que «garantiza que obtenemos la atención que necesitamos como compañía Fortune 75».

«Todo un éxito» con los usuarios finales

Global Specialty ha implementado la solución de Alfresco para suscriptores y gestores de reclamaciones de diversas oficinas y líneas de productos. Lefebvre dice que los comentarios de los usuarios son «sumamente positivos». Los empleados continúan usando las aplicaciones front-end que conocen mientras Alfresco trabaja en un segundo plano, automatizando todo, desde la recuperación de documentos a la gestión de documentos de archivo.

La organización ha establecido entornos AWS en Asia Pacífico, Europa y el Reino Unido para que los usuarios internacionales puedan acceder a los documentos y compartirlos con mayor rapidez. «La solución ha acabado con todos y cada uno de nuestros problemas de rendimiento», continúa Lefebvre. «Nuestros suscriptores y personal de reclamaciones pueden centrarse en los problemas del negocio y no preocuparse de la tecnología».

Ahorros de 21 millones de dólares

Alfresco Content Services ha ayudado a Global Specialty a digitalizar sus operaciones. El resultado es inmenso. La organización espera ahorrar 21 millones de dólares en cinco años gracias a una gran reducción de los costes de papel, impresión y almacenamiento de documentos.

El equipo informático trabajó estrechamente con los usuarios empresariales para crear una solución «en la que el papel no formara parte del proceso», dice Lefebvre. Al centrarnos en la educación de los usuarios y en un rápido acceso al contenido, hemos cambiado el modo de trabajar de las personas. Con la información a su alcance, los usuarios no sienten la necesidad de imprimir documentos, y la compañía está cerrando las grandes salas de almacenamiento de ficheros.

«Un salvavidas» para el cumplimiento de normativas

Lefebvre también subraya las ventajas de usar Alfresco Governance Services para agilizar el cumplimiento de las normativas sobre privacidad y retención de datos en todo el mundo. Global Security puede ahora aplicar las políticas de gestión de documentos de archivo de manera coherente a una única fuente de información alojada en un entorno AWS seguro. «Cuando las normas GDPR y otras entren en vigor, esto habrá sido un salvavidas para nosotros», añade.

La CIO aconseja a las empresas que adopten servicios de contenido basados en la nube que dediquen algún tiempo a la educación y alineación a nivel interno. Su plantilla mantuvo muchas reuniones con equipos de cumplimiento y privacidad de datos para que se sintieran cómodos con la idea de tener los datos de los clientes en una aplicación de producción en la nube.

Implementación en 30 minutos

Global Specialty ha utilizado las funciones nativas en la nube de Alfresco para acelerar la salida al mercado y maximizar el valor de la solución en toda la compañía. La organización puede implementar un entorno de Alfresco en AWS totalmente funcional en tan solo 30 minutos usando la automatización de la infraestructura como código y los canales de integración continua y entrega continua (CI/CD).

«Solo tardamos minutos en construir algo que nos habría llevado semanas o incluso meses», dice Lefebvre. «Y podemos reutilizar los planes de la implementación que hemos elaborado para crear nuevos entornos de Alfresco en otras partes de Global Specialty o en Liberty Mutual en conjunto».

300 millones de documentos

Después de una exitosa asociación de tres años, Alfresco es ahora el proveedor elegido de ECM para Global Specialty. El equipo de Lefebvre continuará ampliando las capacidades de Alfresco a otras partes de sus organizaciones de suscripción y gestión de reclamaciones. Entre los planes a más largo plazo se incluyen el uso de la solución de Alfresco para gestionar todos los documentos de archivo empresariales.

Viendo el valor que ha obtenido Global Specialty del ECM en la nube, más negocios de Liberty Mutual, incluidos Seguros Comerciales y los Mercados de Consumidores de los EE. UU., se han unificado con Alfresco. Lefebvre prevé que para finales de 2018, Liberty Mutual gestionará 300 millones de documentos en Alfresco en AWS. «Así que esto debería contestar a cualquier pregunta sobre si esta es una solución escalable», dice con una sonrisa.

«Alfresco fue la única solución de ECM que cumplía totalmente nuestros requisitos de funciones nativas en la nube. Otras ventajas fueron también la pequeña necesidad de espacio de la plataforma, la compatibilidad con REST APIs y CMIS, sólidas referencias de clientes, y un modelo de código abierto empresarial que garantiza que obtenemos la atención que necesitamos como compañía Fortune 75». - Mojgan Lefebvre, vicepresidenta sénior y CIO de Especialidad Global.