El gobierno de la información y el cumplimiento de normativas

Las empresas se ven obligadas cada vez más, debido a normativas más estrictas y a un deseo de mostrar mayores niveles de transparencia, a implementar soluciones para la gestión de documentos de archivo que les ayuden a conseguir el gobierno de la información y a poner en práctica iniciativas relacionadas con el cumplimiento de normativas. Pero debido a los bajos niveles de adopción por parte de los usuarios, estas medidas no satisfacen a menudo las expectativas deseadas.

Alfresco One con Records Management es diferente. Pero en Alfresco, esta solución para el gobierno de la información facilita a los usuarios finales trabajar con ficheros y declararlos documentos de archivo en el momento oportuno, sin cambiar su forma de trabajar.

Archivado de registros sencillo

Los usuarios pueden cargar documentos de archivos desde su navegador web, correo electrónico o desde su ordenador de escritorio.

Declaración de documentos de archivo in situ

Los usuarios pueden declarar los documentos de archivo en cualquier lugar de Alfresco. El hecho que que puedan hacerlo "in situ" les permite acceder a los ficheros sin tener que atravesar complicados planes de ficheros.

Declaración automatizada

Alfresco archiva y declara documentos de archivo de forma automática en base a reglas empresariales de fácil configuración.

Carpetas dinámicas de documentos de archivo

Los planes de ficheros dinámicos utilizan reglas empresariales para archivar los documentos de archivo de forma automática en la carpeta del plan de ficheros adecuada, creando una nueva carpeta si es necesario.

Plan de ficheros

Un plan de ficheros de fácil configuración permite a los gestores de información modelar el sistema para que sumpla sus directrices de gobierno de la información y necesidades de cumplimiento de normativas a la perfección.

Disposición de documentos de archivo

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Pueden asignarse categorías de documentos de archivo a cada nivel del plan de ficheros para imponer los programas de disposición necesarios.

Rapid eDiscovery

Las potentes funciones de búsqueda permiten a los usuarios encontrar documentos de archivo en base a su contenido y propiedades.

Completa traza de auditoría

Una completa traza de auditoría muestra quién ha accedido a qué ficheros y cuándo. Los informes de auditoría pueden también archivarse como documentos de archivo.

Suspender y poner en espera

Los responsables de los documentos de archivo pueden congelar o poner en espera los documentos para evitar cambios en los mismos, y suspender los programas de retención predeterminados.

Las ventajas del enfoque de la gestión de documentos de archivo de Alfresco

Alfresco One con Records Management ofrece ventajas significativas:

  • Mayor adopción por parte del usuario: Una solución que pueda usarse con todo el contenido y que facilite la declaración elimina la complejidad a la que se enfrenta el usuario final, aumentando así la adopción.
  • Un solo repositorio: Esto facilita la gestión de todos los ficheros electrónicos (documentos, páginas web, correos electrónicos, imágenes, documentos de archivo corporativos, ficheros sociales y móviles, etc.).
  • Simplicidad: Una sola interfaz de usuario para gestionar el contenido estándar y los documentos de archivo de la empresa.
  • Menores costes y menos riesgos: Una solución de código abierto con certificación DoD 2015.02 sin licencias iniciales.