¿Podría reunir con facilidad todos los documentos relevantes relacionados con un caso?

Gestione documentos empresariales diferentes para poder cumplir las normativas sin problemas.

Imagine la peor situación posible: participa en un juicio o auditoría, y necesita recopilar documentos empresariales críticos, desde imágenes escaneadas a ficheros de correo electrónico, medios sociales y contenido web. Tiene de plazo la jornada de hoy. ¿Podría hacerlo?

Muchas empresas cuentan con una solución de gestión de riesgos para mantener los estándares de regulación, pero a menudo es un proceso complejo que lleva a cabo personal de la empresa dedicado a tal fin. Incluso así, la recuperación puede ser lenta, y cierta información impresa se guarda en otros lugares de almacenamiento seguro fuera de la propia oficina. Pero lo peor es que si no se hace, se puede incurrir en multas significativas.

Con Alfresco, puede convertir las preocupaciones de cumplimiento en la mejor situación posible:

  • La gestión de contenido empresarial de código abierto ofrece el nivel extra de control necesario para gestionar registros críticos.
  • La transición a un sistema basado en tecnología moderna aumenta la eficiencia y reduce los costes de las opciones de almacenamiento fuera de la oficina.
  • Los sistemas escalables le ayudan a mantener un mayor número de documentos de archivo y agilizar los procesos.
  • Le ayudan a establecer las políticas de retención que favorecen el cumplimiento de normativas y una gestión de documentos más sólida para el futuro.
  • Al gestionar el ciclo de vida completo de un documento de archivo, desde su creación hasta su destrucción, puede automatizar fácilmente los procesos de cumplimiento.

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"Alfresco nos ofrece una plataforma para guardar y gestionar nuestros documentos más críticos, los expedientes de los alumnos, de forma fácil y rentable. Cada año aumentamos la implementación de Alfresco para agilizar procesos, ahorrar tiempo y dinero al distrito y permitir a los profesores que se centren en sus alumnos".

— Lea Beeken, Supervisora, District Records and FOIP Management, Edmonton Public Schools

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"Con la escalabilidad empresarial, la autoclasificación, mantenimiento, analítica avanzada, y producción y revisión integradas, ofrecemos una solución completa a un coste mucho menor que la adquisición de productos individuales. AL combinar nuestros profundos conocimientos sobre litigios con la experiencia de Alfresco en la gestión de documentos de archivo y otro tipo de documentos, estamos estableciendo el estándar de las soluciones para el ciclo de vida de los documentos y la respuesta al descubrimiento".

— Michael McCreary, CEO, Rational Retention

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Alfresco en acción

VIS es el proveedor líder de Islandia de servicios de seguros de no vida, y cada año sus empleados atienden una media de 30.000 reclamaciones de responsabilidad. El almacenamiento de documentos en múltiples ubicaciones era característico en el proceso de gestión de reclamaciones. VIS ha podido usar Alfresco para aplicar metadatos comunes que facilitan la organización, búsqueda y seguimiento de los 1,5 millones de documentos que se guardan en su repositorio central.

Los trabajadores de Gwinnett County se enfrentaron a problemas que son habituales en las agencias gubernamentales. Con Alfresco, han mejorado la productividad de los trabajadores y han hecho que sea más fácil para los electores acceder a información y colaborar con los funcionarios del gobierno. Los 50 usuarios activos del condado pueden ahora ofrecer un mejor soporte al sistema de gestión del contenido web y actualizarlo fácilmente con la información crítica necesaria para cumplir las normativas que exige la iniciativa de un gobierno abierto.

Athabasca University es la universidad abierta más importante de Canadá. Implementó Alfresco para utilizarlo como base para la gestión de documentos de archivo de la universidad, garantizando así la aplicación de las políticas sobre RM en los materiales de los cursos y permitiendo a la universidad establecer políticas de retención y gobierno en torno al contenido. El nuevo sistema de documentos y RM lo utilizan 1000 usuarios y es sumamente escalable para responder con facilidad a las necesidades actuales y futuras.

Las Edmonton Public Schools automatizaron con Alfresco los procesos de gestión de expedientes de alumnos, anteriormente en papel, y ahora el repositorio alberga los expedientes digitales de 80.000 alumnos, lo que supone más de 1,6 millones de documentos. En cualquier momento, puede haber entre 50 y 100 usuarios accediendo a este contenido, en un entorno seguro y auditable.