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Centre d’Informatique pour la Région Bruxelloise (CIRB) Customer Story

Results

  • 8 of the 19 municipalities in the Brussels-Capital region use Alfresco.
  • 2,300 users work on the platform on a daily basis. 48,000 folders are stored, managed, archived.
  • L’application Alfresco consiste en une plateforme en ligne accessible 24 h/24, 7 jours sur 7, partout dans le monde. Elle a permis l’harmonisation des documents, un archivage central. Elle donne une image de modernité à la commune.

Contexte et problématique

Le Centre d’Informatique pour la Région Bruxelloise (CIRB) a pour mission d’informatiser les pouvoirs publics de la Région de Bruxelles-Capitale. Il les aide et les accompagne dans l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (TIC) au bénéfice de leurs propres missions et de chacun à Bruxelles : citoyens, entreprises et indépendants, administrations publiques.

En tant que partenaire de la modernisation des pouvoirs et des services publics, le CIRB développe son offre de services IT selon une logique intégrée :

  • réseau régional IRISnet : infrastructure télécom,
  • data center : couche « machines » intermédiaire performante et sécurisée,
  • plateformes métiers et techniques : cartographie digitale professionnelle UrbIS, NOVA (gestion de permis d’urbanisme, d’environnement...),
  • services aux citoyens : portails régional et de pouvoirs locaux, guichet électronique IRISbox...

Concrètement, l’offre du CIRB se décline à travers six familles de services : infrastructure, télécom, sécurité, support client, hébergement et solutions métiers.

250 autorités et administrations publiques, régionales (gouvernement, parlement, ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, OIP...) et locales (communes, CPAS...), 550 écoles primaires et secondaires, universités et hautes écoles et l’ensemble des hôpitaux publics bruxellois IRIS font appel au CIRB.

Pour accomplir sa mission, le Centre dispose d’une équipe de près de 240 collaborateurs de haut niveau. Le Centre aborde les TIC de manière critique, par un benchmarking des technologies et des applications. Il recourt le cas échéant à des partenariats stratégiques public-privé.

Solution mise en œuvre

En 2008, dans le cadre d’un premier projet de dématérialisation des dossiers soumis aux Conseils et Collèges communaux, le CIRB lance un appel d’offres. La plateforme de gestion de contenu open source d’Alfresco est choisie. Dans un premier temps, deux communes utilisent la solution Alfresco. Elles jouent le rôle de communes pilotes avant un déploiement plus conséquent.

Les bénéfices apportés par la solution Alfresco, sa facilité d’utilisation, ainsi que sa capacité à évoluer en fonction des besoins, conduisent progressivement le CIRB à acheter des licences supplémentaires afin de pouvoir mettre en œuvre un nombre de serveurs plus important.

Fin 2011, le CIRB donne une nouvelle dimension au projet en s’engageant avec Alfresco pour 3 ans dans un mode libératoire, lui permettant d’utiliser la plateforme pour autant de projets et d’organisations qu’il le souhaite.

Aujourd’hui, la solution Alfresco est utilisée par 8 des 19 communes de la Région de Bruxelles-Capitale.

BO_Secrétariat est l’application pour la gestion électronique des réunions développée par le CIRB dans l’environnement Alfresco. Elle constitue une application sur mesure pour la commune. L’outil fixe les points de l’ordre du jour, dresse et approuve l’ordre du jour et publie les décisions définitives. Les ordres du jour sont générés automatiquement. A l’issue de la réunion, le procès-verbal est même établi automatiquement. Certains documents sont échangés avec les autorités régionales à travers une deuxième plateforme intégrée également développée sur Alfresco. C’est un gain de temps énorme.

L’application consiste en une plateforme en ligne accessible 24 h/24, 7 jours sur 7, partout dans le monde. Elle a permis l’harmonisation des documents, un archivage central. Elle donne une image de modernité à la commune. Du point de vue de l’utilisateur, plus de dossiers égarés et des étapes clairement définies dans le processus. Le fonctionnaire dispose en permanence de la dernière version d’un document. Les demandes des citoyens sont rapidement traitées.

1 600 utilisateurs travaillent quotidiennement sur la plateforme. 60 000 dossiers sont stockés, gérés, archivés. Ces dossiers sont constitués avant tout des ordres du jour et procès verbaux des réunions des Conseils et des Collèges communaux. Ils comportent souvent également des annexes (plans, extraits, photos...). Sachant qu’il y a environ 4 séances/réunions de chaque Collège chaque mois. Pour les 8 communes concernées, cela représente donc 360 séances sur l’année.

La philosophie Open source des solutions d’Alfresco correspond parfaitement à la « neutralité technologique » que nous nous sommes imposée vis-à-vis des pouvoirs publics de la région Bruxelles-Capitale qui sont nos clients. En effet, le Centre veille particulièrement à utiliser des normes ouvertes et à garantir que les choix techniques effectués encouragent la récupération de données et un transfert du savoir-faire », ajoute M. Filip Lannoye, Service Head – Service Support du CIRB.

Perspectives

Pour le CIRB, le défi futur consistera à aller au-delà de la gestion in/out actuelle. Le Centre imagine, d’ici quelques mois, pouvoir intégrer au sein de la plateforme des documents externes comme par exemple des courriers adressés à une commune par des habitants. Ces courriers peuvent nécessiter d’être partagés par différentes personnes au sein de la commune et sont susceptibles, à un instant T, de devoir faire l’objet d’une décision de la part du Conseil ou du Collège.

L’objectif est également d’augmenter le nombre de communes utilisatrices de l’application BO_ Secrétariat. Sur 2013, le CIRB espère pouvoir ajouter 3 à 4 communes aux 8 existantes. Au-delà des communes, le Centre ambitionne d’étendre le service à d’autres administrations comme par exemple les Centres Publics d’Assistance Sociaux (CPAS). Ces Centres assurent les prestations d’un certain nombre de services sociaux et veille au bien-être de chaque citoyen. Chaque commune ou ville a son propre CPAS qui offre un large éventail de services. En Belgique bon nombre de gens disposent de moyens de subsistance insuffisants ou sont parfois sans domicile fixe. Toutes ces personnes peuvent bénéficier de l’assistance sociale du CPAS.

Ces Centres ont un fonctionnement proche de celui des communes. Les besoins sont donc comparables.

The Police Zones also constitute a potential for development. Belgium is divided into 196 so-called "local" police zones. There are 6 of them in the Brussels region.

Conclusion

The fact that the developments of new applications are being made more rapidly opens new perspectives. The integration and deployment processes are carried out on an ongoing basis and are automated. The CIRB intends, in 2013, to switch to version 4 of Alfresco Enterprise. It is currently running version 3.4.

 

« Alfresco constitue aujourd’hui notre standard. Nous avons encore de grandes ambitions concernant le développement de notre plateforme tant en termes d’applications, de fonctionnalités que de nombre d’utilisateurs. » — M. Filip Lannoye, Service Head, Service Support du CIRB