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Témoignage client : Direction du Budget

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Préparation et partage de documents confidentiels dans un environnement sécurisé

Résultats

  • Tous les « documents formalisés » sont stockés et gérés depuis une base de données unique.
  • Le système permet un partage des informations.
  • La personne qui initie l'élaboration d'un « document formalisé » peut ensuite suivre l'évolution du travail de rédaction.
  • La Direction du Budget dispose d'une version électronique de chaque document.
  • Les e-mails associés à chaque « document formalisé » sont joints au document auquel ils se réfèrent.

Contexte et problématique

La Direction du Budget est une direction du Ministère de l'Économie et des Finances. C'est un service de l'État. Elle définit la politique budgétaire de l'État, pilote l’élaboration des lois de finances et l’exécution du budget, et coordonne le travail des contrôleurs des finances dans chaque ministère. Elle suit et pilote la préparation et l'exécution des budgets.

Elle a toujours exercé un rôle central dans les fonctions de l'État, toute politique publique étant, d'une manière ou d'une autre, dépendante de l'intervention financière des autorités publiques. Deux éléments majeurs ont récemment modifié radicalement la manière dont elle fonctionne et dont elle est organisée : l'introduction de la nouvelle constitution financière de l'État (Loi organique relative aux lois de finances ou « LOLF ») et la nécessité de mettre en place des mesures pour favoriser le redressement des finances publiques.

Jusqu'en 2007, la Direction du Budget utilisait plusieurs applications pour stocker et gérer les documents, chacune fonctionnant indépendamment des autres : un intranet, un système de messagerie et un index de documents partagé.

Pour améliorer l'efficacité, la Direction du Budget a décidé de regrouper ces différentes applications dans une seule solution. Elle souhaitait également automatiser les procédures utilisées pour créer les « documents formalisés ».

Ces « documents formalisés » comprennent, d'une part, les réponses de la Direction aux questions de ses correspondants (ministères, fonctionnaires de l'État) et, d'autre part, les documents qu'elle prépare pour le compte du Ministre et qui alimentent ses discussions et ses prises de décision. La Direction produit entre 1000 et 1200 documents de ce type chaque année.

Solution mise en œuvre

Après avoir analysé, avec l'aide d'un consultant, les processus internes et les solutions existantes sur le marché, les spécifications ont été définies par un groupe de travail composé d'employés chargés de préparer quotidiennement les « documents formalisés ». Un appel d'offres a été lancé au troisième trimestre 2007. L'objectif de cet appel d'offres était de sélectionner un intégrateur capable de proposer et de mettre en œuvre la solution la plus apte à satisfaire les exigences de la Direction du Budget. Compte tenu de la nature des documents produits par la Direction, la sécurité et la confidentialité des données étaient des critères essentiels. Pour autant, ces critères ne devaient pas impacter la facilité d'utilisation de la solution déployée.

Début 2008, une solution a été sélectionnée. L'intégrateur choisi proposait une architecture technique basée sur deux composants d'application intégrés. D'une part, Liferay, une plateforme open source qui permet de créer des portails d'entreprise et, de l'autre, Alfresco, un système ouvert de gestion des documents.

Le premier déploiement a eu lieu fin 2008. La solution a été bien accueillie par ses utilisateurs, soit au total 275 employés de la Direction. Les qualités de ce nouvel outil intégré ont fait l'unanimité.

Cependant, la Direction du Budget a rapidement ressenti le besoin de développer davantage l'application pour bénéficier des nouvelles avancées techniques de la solution Alfresco.

Ainsi, en 2009 la Direction a décidé d'utiliser la version Enterprise de la plateforme et de s'assurer que ses besoins en matière de développement seraient couverts en interne. La solution est fournie avec une assistance.

Actuellement, la Direction du Budget utilise la version 3.3.4 de la plateforme Alfresco. Le portail mis en place offre un accès rapide aux applications du ministère (Congeflow, RIM, Tutelle, Rolls, etc.), à tous les liens (Alizé, MINEFE, Budget Ministry, RGPP, etc.), aux flux d'informations, aux notes internes et aux notes de service, ainsi qu'aux actualités.

En outre, tous les documents formalisés sont stockés et gérés dans une base de données unique pour faciliter le partage des documents. La personne qui initie l'élaboration d'un « document formalisé » peut suivre l'évolution du travail de rédaction (en particulier les commentaires et la validation à différents niveaux hiérarchiques). Une fois les documents finalisés et validés, ils sont intégrés dans la solution Alfresco. Ainsi, la Direction du Budget dispose d'une version électronique de chaque document. Et elle peut facilement récupérer les versions antérieures de ces fichiers. L'application de messagerie étant elle aussi intégrée au système, les e-mails associés à chaque document sont joints au fichier auquel ils se réfèrent.

Le système regroupe les fonctionnalités suivantes :

  • Le nouveau portail de la Direction du Budget ;
  • La gestion électronique des documents créés par la Direction ;
  • La gestion des e-mails ;
  • La gestion des espaces partagés ;
  • L'automatisation du processus de préparation des « documents formalisés ».

Perspectives

Les développements futurs concerneront l'automatisation de certains documents comme les notes d'information. Pour les e-mails, l'objectif est de pouvoir faire des recherches dans les documents à partir de nouvelles questions. La Direction du Budget souhaite également mettre en place un tableau de bord des « documents formalisés » en cours de préparation ou de validation, afin que le chef de service ait accès à tout moment à un inventaire indiquant l'état d'avancement de ces documents. Enfin, des discussions sont actuellement en cours sur un éventuel archivage dématérialisé des échanges entre les directions.

Conclusion

  • Les 275 employés de la Direction du Budget utilisent la solution Alfresco.
  • Tous les utilisateurs ont gagné en efficacité.
  • De nouveaux développements sont envisagés pour améliorer encore l'organisation du travail.
  • Le travail se fait dans un environnement sécurisé sans complexité supplémentaire pour l'utilisateur.

« La mise en place de la solution Alfresco a apporté davantage de flexibilité dans la manière dont le travail est organisé au sein de la Direction. Nous apprécions, au quotidien, les avantages de l'utilisation d'une solution unique et unifiée. Les futurs développements envisagés nous permettront d'améliorer encore notre efficacité. »


— Vincent Amilhaud, Responsable du service TI et Infrastructure de la Direction du Budget