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Témoignage client : iMinds

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Enjeu

Pour l'institut flamand iMinds, centre de recherche indépendant qui met en relation entreprises, agences de l'État et organismes à but non lucratif dans le cadre de projets de recherche, collaboration et flexibilité sont des éléments essentiels. L'innovation n'est pas seulement un avantage compétitif, elle est l'activité principale d'iMinds. 

Avant d'utiliser Alfresco, l'institut bataillait avec une surcharge d'informations. Une multitude de collaborateurs étaient impliqués dans les projets de recherche, y compris un réseau étendu de partenaires, ainsi que près de 1 000 chercheurs. Résultat : des milliers de documents étaient échangés principalement par e-mail, engendrant des problèmes considérables de contrôle de version. 

Solution

Le nombre de projets gérés par le centre de recherche d'iMinds continuant à augmenter, la plateforme collaborative existante devait suivre cette augmentation et y faire face. Pour s'adapter à cette croissance, iMinds recherchait une plateforme qui permettrait aux spécialistes de partager des documents, ainsi que des calendriers et des mailing lists. 

Après avoir évalué plus de dix solutions, iMinds a choisi Alfresco pour son architecture open source, flexible et robuste, et pour sa capacité à offrir un système performant de collaboration sécurisée. La solution a été mise en œuvre rapidement, en impliquant les utilisateurs dans le processus pour s'assurer de leur adhésion et de la simplicité d'utilisation du système. 

La mise en place de la solution Alfresco a permis d’optimiser de manière très conséquente une des problématiques vitales d’iMinds liées à son fonctionnement en termes d’organisation. Elle permet en effet une collaboration efficace entre un grand nombre de personnes géographiquement éloignées les unes des autres. Initialement prévue pour gérer uniquement des projets locaux, les performances de la plateforme ont contribué à positionner le Centre de recherche sur des projets européens. 

Résultats

Aujourd'hui, iMinds stocke près de 50 000 documents dans la plateforme Alfresco, ainsi que plusieurs milliers de wikis, et dispose de workflows associés qui permettent de collaborer sur les documents, de les consulter et de les modifier, facilement et en toute sécurité. Alfresco a permis d'augmenter la productivité et d'améliorer le processus de constitution des équipes de spécialistes sur chaque projet ; la plateforme aide également iMinds à respecter ses obligations de conformité. 

« La plateforme Alfresco regroupe désormais toutes les fonctionnalités dont nous avons besoin », indique Jeroen Derynck, Responsable des technologies de l'information et de la communication chez iMinds. « Nos chercheurs ne perdent plus un temps précieux à chercher des documents ou à les convertir dans un autre format, ce qui nous permet réellement d'optimiser nos recherches. La plateforme est aujourd'hui un élément essentiel de notre méthodologie de recherche. » 

iMinds compte actuellement plus de 2 000 utilisateurs d'Alfresco, qui sert de plateforme centrale de collaboration et de gestion des documents pour l'institut. Les utilisateurs sont véritablement au cœur de la plateforme et fournissent régulièrement des idées pour l'enrichir de nouvelles fonctionnalités.

Enfin, le fait que le workflow autorise l’automatisation des tâches administratives a réduit considérablement les temps de traitement. La réduction est de l’ordre de 80%. Ceci est tout particulièrement mesurable pour tout ce qui concerne les documents de reporting liés aux projets reçus par iMinds et transmis aux institutions gouvernementales. 

En 2013, iMinds a l’intention de créer un digital Asset management. Cette gestion des ressources numériques couvrira l’alimentation, l’annotation, le classement, le stockage et la recherche de ressources numériques, comme les images numériques fixes (illustrations, photos numériques, etc.) et images animées (animations, vidéos, etc.), les enregistrements sonores (musique, discours, etc.) et autres documents multimédias ou bureautiques. 

A terme, iMinds souhaite également utiliser Alfresco comme le dépôt central de tous ses documents internes. Le fait de pouvoir disposer au sein d’une même base de données de la totalité des documents élaborés par chacun des experts, pour l’ensemble des projets gérés par iMinds, permettra de rechercher et d’identifier rapidement le spécialiste d’un domaine particulier. iMinds gagnera ainsi un temps précieux lors de la constitution des équipes compétentes pour un projet donné. 

« Notre plateforme collaborative nous différencie vraiment de nos homologues », ajoute M. Derynck. « Nos clients l'adorent, nos chercheurs aussi, et le système est plutôt simple à utiliser. Tout le monde peut importer un document, le modifier… cela crée un vrai sentiment d'équipe, de communauté soudée. C'est l'une des valeurs ajoutées de la plateforme. » 

“Everything for us is built around the Alfresco platform. Our researchers no longer lose valuable time searching for documents or reformatting, so it really has helped us to streamline the research we are doing. It’s really core to our research methodology.”

— Jeroen Derynck, iMinds, Information and Communication Technology Director