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Témoignage client : Mitsui Sumitomo Insurance

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Mitsui Sumitomo Insurance fait appel à Alfresco pour gérer et stocker ses documents sensibles

Début 2015, les activités de Mitsui Sumitomo Insurance Group à Londres et au Royaume-Uni (Lloyd’s Syndicate 3210) sont détenues par MS&AD Group, l'un des dix principaux assureurs mondiaux avec des actifs évalués à 96 Mrd £ et plus de 15 Mrd £ de primes annuelles nettes. Basée à Londres, cette entreprise internationale propose toute une gamme de services d'assurance via le Lloyd’s of London et un réseau d'agences locales au Royaume-Uni et en Irlande. Le groupe dans son ensemble compte plus de 320 agences dans près de 40 pays.

 

Enjeu

À Londres, Mitsui Sumitomo Insurance Group, qui fait partie d'un des plus grands assureurs mondiaux, doit gérer et stocker des volumes colossaux de documents et contenus critiques.

De plus, dans ce secteur très réglementé, les assureurs sont soumis à différentes exigences statutaires pour le traitement et la conservation des documents ; par exemple, certaines archives relatives à l'assurance responsabilité civile des employeurs doivent être conservées pendant 60 ans.

« Avant le déploiement d'Alfresco, les documents utilisés pour la rédaction des contrats d'assurance et le traitement des demandes d'indemnisation étaient gérés via des sources très diverses : images numérisées, supports papier, e-mails ; nous avions une plateforme pour la rédaction des contrats, avec un entrepôt de contenu, mais elle n'offrait pas la flexibilité et le workflow nécessaires pour gérer le contenu de manière rationalisée.  Optimiser et dématérialiser le processus s'avéraient difficiles.  L'enjeu était de taille et prenait de l'ampleur », explique Richard Williams, CIO de Mitsui Sumitomo à l'époque.

Les rédacteurs et chargés d'indemnisation utilisaient des disques partagés et leur messagerie électronique pour s'échanger d'importants documents client, puis ils les téléchargeaient laborieusement dans la plateforme de travail principale. Le contrôle du processus dans son ensemble et la visibilité étaient médiocres.

Pour améliorer les workflows existants, la division britannique du géant de l'assurance avait besoin d'une plateforme ECM moderne, capable de s'intégrer facilement pour optimiser ses processus internes et accompagner sa transformation numérique.
 

Solution

Après avoir évalué plusieurs solutions ECM proposant des fonctionnalités prêtes à l'emploi et une intégration simple dans Outlook (ainsi qu'avec les autres applications existantes), Mitsui Sumitomo a choisi Alfresco One et la fonctionnalité de Business Process Management, Alfresco Activiti.

« Alfresco est une solution élégante et moderne qui nous a permis d'identifier rapidement de nouveaux flux digitaux et possibilités d'utilisation pour le traitement des documents. Nous avons pu dématérialiser nos processus documentaires et les mettre à la disposition des utilisateurs dans un délai très court », explique Richard Williams. « L'architecture ouverte d'Alfresco nous a également permis de développer rapidement notre écosystème d'applications pour créer un environnement beaucoup plus convivial et viable sur le long terme, compatible avec les technologies mobiles et doté de fonctions de partage plus larges et plus sécurisées. »

Six semaines après la mise en œuvre du nouveau système et des nouveaux workflows avec Alfresco One, nous avions déjà constaté une meilleure efficacité des processus de back office. L'intégration d'Outlook avec Alfresco One a également fourni un environnement plus rationalisé pour accéder à l'entrepôt de documents directement depuis Microsoft Outlook, condition essentielle qui aurait pu freiner l'adoption.

« La mise en œuvre de la plateforme Alfresco a permis d'affiner les fonctions de recherche et d'enrichir le processus de gestion ; les utilisateurs peuvent utiliser leurs outils habituels pour rechercher rapidement et facilement le contenu et les documents dont ils ont besoin et prendre les décisions nécessaires en temps opportun », ajoute Richard Williams. « Également très réactive et à l'écoute de nos attentes, l'équipe Alfresco nous a aidés à anticiper les besoins futurs liés à l'activité. »

 

Résultats

Tous les rédacteurs de contrats d'assurance et chargés d'indemnisation chez Mitsui Sumitomo Insurance Group au Royaume-Uni et en Irlande ont adopté la plateforme Alfresco pour la gestion des dossiers, le traitement des demandes d'indemnisation, les rapports de données et le respect des normes réglementaires.

Près de 6 To de documents, mais aussi d'e-mails, fichiers numérisés, clips vidéo et photos, ont déjà été transférés dans Alfresco. À tous les niveaux de l'entreprise, les utilisateurs peuvent facilement télécharger, classer par catégorie, stocker, rechercher et consulter les données client ; les règles de traitement sont appliquées très facilement à tous les éléments ajoutés à l'entrepôt, ce qui réduit nettement les risques d'erreur et de défaut de conformité associés.

« Avec Alfresco, les utilisateurs savent que les contenus critiques utilisés pour l'indemnisation et la rédaction des contrats sont sécurisés, faciles à rechercher, regroupés dans un emplacement unique, centralisé et qu'ils n'ont pas à entreprendre des fouilles archéologiques pour y accéder », indique Richard Williams. « Avec Alfresco One et Activiti, nos collaborateurs suivent sans difficulté le processus le plus adapté pour gérer et archiver les contenus qu'ils créent, qu'ils valident et sur lesquels ils travaillent, et ce plus efficacement que jamais. »

« Avec Alfresco One et Activiti, nos collaborateurs suivent sans difficulté le processus le plus adapté pour gérer et archiver les contenus qu'ils créent, qu'ils valident et sur lesquels ils travaillent, et ce plus efficacement que jamais. »


 - Richard Williams, Mitsui Sumitomo, CIO