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Témoignage client : Gironde

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La Gironde dématérialise la gestion des dossiers d’aide sociale avec Alfresco

Le Département de la Gironde, collectivité locale de 6 500 agentsintervient sur un territoire de près de 1 505 517 habitants. Ses missions sont vastes ; il s’occupe notamment de l’action sociale, des collèges, des routes, de la culture et du développement du territoire. Il s’appuie sur un budget d’un 1,64 milliard d’euros et est administré par 66 conseillers départementaux, répartis sur 33 cantons.

La problématique

Le département de la Gironde souhaitait mettre en place une GED transverse pour recueillir tous les documents de la collectivité et gérer leur cycle de vie.

Les objectifs de départ du projet étaient de :

  • Dématérialiser la totalité des documents de la collectivité.
  • Fournir aux agents un référentiel exhaustif (documents de référence et documents produits par les applications métiers) leur permettant d’accéder immédiatement et facilement à l’ensemble de la base de connaissance.
  • Créer des espaces de collaboration et de partage de documents à l’usage des agents mais aussi des partenaires externes (prestataires de service, associations, etc.)
  • Gérer le cycle de vie des documents depuis leur création jusqu’à leur archivage.
  • Utiliser une solution open source.
  • Privilégier une solution en usage dans d’autres collectivités, afin de pouvoir mutualiser les coûts de développement.

La solution

Le département de la Gironde utilisait déjà une solution d’archivage électronique reposant sur Alfresco et mutualisée avec quatre autres collectivités. Le choix a donc été d’étendre l’usage d’Alfresco au nouveau projet de dématérialisation.

Le projet a démarré en février 2014. L’usage en masse d’Alfresco a débuté en octobre 2014 avec le projet de GED métier pour l’allocation personnalisée d’autonomie (aide aux personnes âgées). En parallèle, tous les documents existants ont été numérisés.

Aujourd’hui, les espaces documentaires Alfresco intégrés aux applications métiers comprennent :

  • La gestion des prestations d’aide sociale aux personnes âgées et aux personnes handicapées. Une suite de numérisation dépose automatiquement les documents dans le plan de classement de la GED sociale Alfresco. Plusieurs workflows Activiti permet de répartir la charge de travail. Les agents se connectent par le biais des logiciels métiers intégrés à Alfresco pour traiter les dossiers. Puis un logiciel d’édition imprime la réponse au demandeur, tandis qu’un workflow dépose une version numérique de la réponse dans Alfresco. Alfresco enregistre les échanges et gère le cycle de vie des documents.
  • La dématérialisation des notes internes, permettant d’interroger l'administration et de recevoir une réponse formalisée, fait appel à un workflow personnalisé.
  • La gestion des invitations au président à des événements, lui permettant d’effectuer une demande délégation auprès des vice-présidents, grâce à un workflow. 
  • La gestion des marchés publics (bientôt en production).

Un connecteur avec l’intranet a été créé. Des espaces documentaires thématiques ont été également mis en place dans Alfresco pour diffuser des informations :

  • Sites dédiés aux élus leur permettant de disposer des documents en amont des commissions départementales ou de prendre connaissance des projets de délibération.
  • Sites pour les directions contenant les documents de références, tels que des procédures de travail, des organigrammes ou des plannings.

L’accompagnement des utilisateurs a été soigné car certains n’avaient pas coutume d’utiliser un ordinateur. Les utilisateurs ont reçu une courte présentation en amphi, une formation de deux jours à l’utilisation d’Alfresco et des écrans personnalisés, une plaquette mémo, ainsi que l’accès à un module e-learning. Ils peuvent également faire appel à la hotline et à des correspondants informatiques pour toute question. L’accompagnement a été réussi et les utilisateurs ont tous bien pris en main la nouvelle solution.

L’usage d’Alfresco va être élargi à d’autres domaines au cours des prochains 18 mois. Le département de la Gironde étudie également les possibilités offertes par Angular (inclus dans la dernière version d’Alfresco) dans le but d’améliorer la convivialité des écrans et de développer la mobilité pour satisfaire aux besoins des élus.

Les résultats

La Gironde est un des tout premiers départements à s’être lancé dans la dématérialisation des dossiers d’aide sociale. Aujourd’hui, 1 500 agents sont régulièrement connectés à la GED Alfresco. Ils bénéficient d’un accès immédiat à l’ensemble des dossiers puisque tous les documents sont au format numérique. La gestion des versions permet d’avoir toujours la dernière version de chaque document. Les workflows suivent l’avancement des dossiers et permettent de savoir quel agent est en train d’éditer un document.

Alfresco offre un gain considérable en matière de traçabilité. Le projet a permis de sécuriser les circuits puisque les dossiers ne s’égarent plus et que les workflows veillent à ce que les processus ne s’interrompent pas. Les usagers bénéficient d’une meilleure qualité de service car ils n’ont plus à relancer l’administration, ni à fournir plusieurs fois la même pièce justificative.

La GED Alfresco permet également le télétravail. Ce n’était pas un objectif de départ mais une conséquence heureuse puisqu’aujourd’hui de nombreux agents font du télétravail à partir de sites distants, quelques jours par semaine. Selon Gautier Poletto, Chef de projet à la Direction du Système d'Information et du Numérique, « C’est un confort qui est très apprécié car nos locaux sont en centre-ville et donc difficile d’accès, alors que nous avons une centaine de sites satellites répartis à travers tout le département et qui peuvent accueillir les agents à cinq minutes de chez eux. » C’est un bénéfice pour la collectivité aussi car un même bureau peut accueillir plusieurs personnes en rotation, permettant un gain de place.

Gautier Poletto insiste sur l’importance d’avoir un sponsor haut placé, même si l’idée peut venir de la DSI.

« Faciliter l’accès et les recherches, être maître de ses informations et ne plus les perdre, gagner en traçabilité des données sensibles, mieux collaborer et diffuser les informations, gagner en place et en manutention par rapport au papier, sont autant d’arguments qui permettent de convaincre facilement la direction du bien-fondé du projet. »


Gautier Poletto, Chef de projet à la Direction du Système d'Information et du Numérique