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Témoignage client : Oxford University Press

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Oxford University Press maximise l'utilisation de ses ressources numériques avec une solution développée par Alfresco et Ixxus

Oxford University Press (OUP) est la plus importante presse universitaire au monde. Elle édite des ouvrages dans plus de 40 langues. En tant que département de la prestigieuse université d'Oxford, elle soutient les objectifs d'excellence de l'université dans les domaines de la recherche, de l'éducation et de l'enseignement.

OUP a un programme de publication très complet, dans différents formats d'impression et numériques pour un public très diversifié, depuis la maternelle jusqu'au secondaire, des étudiants aux universitaires, des lecteurs aux chercheurs et des particuliers aux institutions. L'objectif de cette maison d'édition est de rendre le contenu accessible aux utilisateurs dans le format de leur choix, pour encourager l'instruction et diffuser les connaissances aussi largement et efficacement que possible.

Enjeu

Dans son effort pour toucher de nouveaux publics via les contenus en ligne, OUP recherchait une plateforme distribuée de Digital Asset Management (DAM) qui lui permettrait de maximiser l'utilisation de sa gigantesque bibliothèque de ressources numériques et de renforcer la collaboration à l'échelle globale des presses universitaires.

Avec plus de 6 000 employés et des millions d'actifs à gérer, OUP cherchait une solution de DAM robuste, évolutive et mondialement accessible.

OUP est organisée en divisions, chacune disposant de ses propres connaissances, contenus et ressources numériques. Les principaux objectifs définis pour la plateforme de DAM étaient les suivants : renforcer la collaboration et la communication entre les divisions, réduire les processus manuels d'administration, les coûts et les efforts, et maximiser l'utilisation des ressources.

Plus particulièrement, OUP souhaitait :

  • Créer, réutiliser et distribuer facilement et efficacement les ressources
  • Répondre rapidement aux exigences du marché et aller au-delà
  • Augmenter la publication de contenus numériques

Solution

Après un processus d'évaluation formel de douze prestataires, Ixxus et Alfresco ont été sélectionnés pour concevoir en partenariat une plateforme de DAM conforme aux spécifications d'OUP.

La solution développée permet aux rédacteurs, éditeurs, créateurs et développeurs de contenu de gérer l'intégralité du cycle éditorial ; depuis le concept initial et la définition, en passant par les recherches préliminaires et jusqu'à la publication et la création d'ouvrages et produits électroniques interactifs. Elle accélère la conception et la diffusion, rend le travail plus efficace et économique et facilite le respect des spécifications, l'exécution des contrôles qualité et l'obtention des droits.

Le système intègre différents niveaux de sécurité et d'accès et permet aux chefs de projets en interne de partager uniquement certains contenus avec les collaborateurs freelance externes du monde entier sans exposer intégralement la bibliothèque de ressources. Ce système de contrôle centralisé permet aux presses universitaires de mieux réguler les ressources et d'avoir une vue d'ensemble pour déterminer qui accède à quoi et quand. 

Dans l'ancien système utilisé par OUP, les ressources étaient disséminées dans des silos de contenu disparates, ce qui ralentissait et rendait difficile la communication et la collaboration entre les divisions. La nouvelle solution de DAM attribue un site Alfresco à chaque division, tous les sites étant regroupés au sein d'une seule plateforme intégrée.

Alfresco utilise un moteur de recherche Solr qui offre de puissantes fonctionnalités de recherche et de récupération et facilite considérablement le processus (recherches dans un ou plusieurs sites, dans les projets, dossiers, etc.).

La solution intègre des options de recherche avancées :

  • Étendue de la recherche : emplacement actuel ; site spécifique ; toutes les ressources numériques
  • Recherche avancée ; par types d'entités et de ressources
  • Recherche à facettes
  • Recherche de correspondances partielles ; recherche de proximité ; opérateurs and/or/not
  • Recherche fédérée globale
  • Recherche de métadonnées
  • Folksonomies et taxonomies

Les fonctionnalités de recherche avancée de la plateforme offrent également différentes vues (simple, détaillée, grille, galerie, aperçu, défilement infini) pour une expérience personnalisée et permettent de trouver facilement ce que l'on cherche.

La nouvelle solution de DAM intégrée est basée sur une architecture ouverte, flexible et pérenne. Elle utilise le système ECM open source Alfresco One comme plateforme éditoriale et entrepôt de contenu, MarkLogic comme base de données NoSQL flexible et évolutive, Dell DX comme plateforme de stockage d'objets et Solr pour la recherche et la récupération. Conçue pour s'intégrer aux systèmes de PAO tiers existants d'OUP, la solution fournit un système de gestion de contenu complet et permet aux utilisateurs de continuer à travailler comme ils en ont l'habitude, avec un minimum de perturbation.

Résultats

Outre ses activités d'impression, OUP produit un nombre significatif d'ouvrages numériques qui connaissent une rapide expansion ; la solution de DAM offre d'importantes améliorations dans ces domaines en termes de qualité et d'optimisation des processus. En tant que référentiel unique d'informations, la plateforme fournit un hub centralisé pour tous les besoins éditoriaux et de recherche d'OUP et prend en compte les besoins immédiats et à venir à mesure qu'elle évolue.

La nouvelle plateforme permet à OUP de stocker toutes ses ressources numériques et d'y accéder de manière simple et sécurisée pour faciliter la récupération et la réutilisation du contenu. Elle permet à OUP d'accroître la valeur de ses ressources et de toucher de nouveaux publics plus rapidement et efficacement. D'un point de vue organisationnel, la solution améliore la communication et la collaboration entre les départements et renforce la coopération et le partage des connaissances. Les workflows et processus d'approbation rationalisés permettent de travailler plus efficacement et à moindre coût et garantissent le respect des spécifications produit et la conformité. 

« C'est l'un des projets les plus importants de toute l'histoire d'OUP et je suis extrêmement fière d'assister au déploiement de la plateforme dans toute l'entreprise. »


-Kate Granville, Technology Director, Oxford Education