Seriez-vous en mesure de regrouper rapidement tous les documents relatifs à une affaire ou un dossier ?

Gérez efficacement vos documents critiques en toute conformité.

Imaginez le scénario suivant : dans le cadre d'un audit ou d'une action en justice, vous devez compiler des documents critiques disparates : images numérisées, e-mails, contenu de médias sociaux et Internet. Vous avez une journée. Y arriveriez-vous ?

Pour être en conformité avec les exigences réglementaires, la plupart des entreprises disposent d'une solution d'archivage électronique, mais il s'agit bien souvent d'un système complexe géré par des spécialistes. Même avec un système de ce type, la récupération des données peut prendre beaucoup de temps et certaines informations sont parfois stockées en externe dans des entrepôts de stockage sécurisés. Qui plus est, l'entreprise s'expose à de lourdes pénalités si elle n'est pas en mesure de produire en temps voulu les pièces demandées.

Avec Alfresco, vous n'avez plus à vous soucier des problèmes de conformité :

  • Avec la solution ECM open source Alfresco, vous disposez du niveau de contrôle adapté pour gérer tous vos enregistrement critiques.
  • La migration vers une technologie moderne permet d'optimiser l'efficacité et de réduire les coûts par rapport à une solution de stockage externe.
  • Un système évolutif permet de stocker un nombre croissant d'enregistrements tout en conservant des processus rationalisés.
  • Alfresco vous aide à définir des politiques de conservation qui garantissent une meilleure conformité et une gestion efficace des documents sur le long terme.
  • En gérant le cycle de vie complet des enregistrements, de leur création à leur destruction finale, vous pouvez facilement automatiser les processus garantissant la conformité.

Nous contacter

« Alfresco nous fournit une plateforme qui nous permet de stocker et gérer de manière simple et rentable nos documents les plus critiques : les dossiers de nos élèves. Chaque année, nous étendons l'implémentation d'Alfresco pour rationaliser nos processus, ce qui permet au secteur scolaire d'économiser du temps et de l'argent et aux enseignants de se consacrer pleinement à leurs élèves. »

— Lea Beeken, Superviseur, FOIP et gestion des enregistrements du secteur scolaire, Edmonton Public Schools

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« Évolutivité, classement automatique, enregistrement sur place, analyses avancées, révision et production intégrées : nous offrons une solution complète à un coût bien inférieur à celui d'un système combinant différents produits pour parvenir aux mêmes fonctionnalités. En combinant notre expérience dans le domaine des litiges et des preuves électroniques à l'expertise d'Alfresco en matière de RM et de gestion des documents, nous proposons des solutions de premier plan qui définissent le nouveau standard du secteur. »

— Michael McCreary, PDG, Rational Retention

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Alfresco en action

Important fournisseur de services d'assurance (hors assurance vie) en Islande, VIS traite en moyenne 30 000 demandes d'indemnisation chaque année. Les documents étant stockés sur différents sites, le processus de gestion des demandes d'indemnisation est complexe. Grâce à Alfresco, VIS a pu regrouper 1,5 million de documents dans un entrepôt centralisé et utiliser des métadonnées afin de simplifier l'organisation, la recherche et le suivi des fichiers.

Comme la plupart des services administratifs, les employés du comté de Gwinnett étaient confrontés à des difficultés. Alfresco leur a permis d'accroître leur productivité tout en facilitant l'accès aux informations pour les administrés et leurs interactions avec les services administratifs. Les 50 utilisateurs actifs du comté peuvent désormais mieux gérer le système de gestion de contenu du site Internet et l'actualiser facilement en y intégrant les données nécessaires pour rester en conformité avec l'initiative en faveur d'un gouvernement ouvert.

Leader de la formation à distance au Canada, Athabasca University a choisi Alfresco comme plateforme de gestion de ses enregistrements. AU a ainsi pu appliquer des politiques de RM à l'ensemble de ses contenus de formation et définir des politiques de rétention et de contrôle des données. Plus de 1 000 utilisateurs utilisent le nouveau système de RM et de gestion des documents, hautement évolutif, pour faire face aux besoins actuels et à venir de l'université.

Avec Alfresco, Edmonton Public Schools a automatisé le processus de gestion des dossiers de ses élèves en numérisant tous ses documents papier. Son référentiel de données regroupe aujourd'hui 80 000 dossiers, soit plus de 1,6 million de documents. Entre 50 et 100 utilisateurs en moyenne accèdent en permanence à ce contenu au sein d'un environnement sécurisé.