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Testimonianza cliente - Mitsui Sumitomo Insurance

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Alfresco aiuta Mitsui Sumitomo Insurance a gestire e archiviare documenti programmatici critici

All'inizio del 2015 il gruppo assicurativo Sumitomo Mitsui di Londra e Regno Unito (Lloyd’s Syndicate 3210) faceva parte del gruppo MS&AD, uno tra i dieci maggiori assicuratori del mondo, con un patrimonio di oltre 96 miliardi di sterline e premi annuali netti superiori a 15 miliardi di sterline. Con sede a Londra, l'azienda ha acquisito assicurazioni nelle diverse linee di prodotto Lloyd's di Londra e attraverso una rete di imprese regionali in Inghilterra e in Irlanda, come parte del gruppo più ampio, ha più di 320 uffici in oltre 40 territori in tutto il mondo.

 

La sfida

Come parte di una delle compagnie di assicurazione più grande al mondo, Mitsui Sumitomo Insurance Group a Londra ha dovuto gestire e archiviare un enorme numero di documenti e contenuti business-critical.

Inoltre, in un settore altamente regolamentato, i diversi requisiti di legge per la gestione e la conservazione dei documenti crea una maggiore difficoltà per gli assicuratori; ad esempio, alcuni dati relativi all'assicurazione di responsabilità civile del datore di lavoro devono essere conservati per ben 60 anni.

"Prima di implementare Alfresco, i documenti riguardanti la sottoscrizione delle polizze e la manipolazione e la trasformazione degli indennizzi erano principalmente gestiti tramite fonti diverse come immagini scannerizzate, documenti cartacei e tramite posta elettronica, e pur avendo una piattaforma di sottoscrizione con un archivio di contenuti correlato, mancava la flessibilità e il workflow per semplificare veramente la gestione dei contenuti.  Puntare a processi efficienti e digitali sembrava decisamente molto difficile.  La difficoltà era significativa e continuava ad aumentare", afferma Richard Williams, di Mitsui Sumitomo poi CIO.

Gli assicuratori utilizzavano unità condivisibili ed e-mail per condividere documenti chiave del cliente prima di caricarli tramite un lungo processo sulla piattaforma principale di sottoscrizione. Questo rendeva il processo generale di controllo e visibilità molto difficile.

L'attività del gigante delle assicurazioni del Regno Unito aveva bisogno di una piattaforma aziendale di gestione dei documenti che fosse moderna e che potesse migliorare il workflow esistente ed essere facilmente integrabile, per migliorare i propri processi interni e portare avanti la trasformazione digitale all'interno dell'azienda.
 

La soluzione

Dopo aver valutato diverse soluzioni di gestione aziendale dei documenti per funzionalità "out of the box" e facilità di integrazione con Outlook – così come le altre piattaforme esistenti – Mitsui Sumitomo ha scelto Alfresco One insieme alla capacità di gestione del processo di business di Alfresco Activiti.

"Alfresco è una soluzione elegante e moderna che ci ha permesso di identificare rapidamente nuovi flussi digitali e casi d'uso per come abbiamo gestito documenti. "Siamo stati in grado di digitalizzare rapidamente i processi relativi ai documenti e presentarli live agli utenti", ha affermato Williams. "Inoltre l'architettura aperta di Alfresco ci ha permesso di sviluppare rapidamente il nostro ecosistema di applicazioni e renderlo molto più semplice da utilizzare e pronto anche al futuro, con la capacità di sostenere la mobilità con funzionalità di condivisione più controllate e verificate".

Entro sei settimane dall'attuazione della nuova soluzione e dei workflow con Alfresco One, i processi di back office erano diventati già più efficienti. L'integrazione di Outlook con Alfresco One ha anche semplificato l'accesso e la raccolta dei documenti da parte degli utenti direttamente da Microsoft Outlook, superando un'obiezione fondamentale che avrebbe potuto impedirne l'adozione.

"L'implementazione della piattaforma Alfresco ha permesso una funzionalità di ricerca più dettagliata e un processo di gestione più intelligente che ha permesso agli utenti di utilizzare gli strumenti che utilizzano ogni giorno per trovare facilmente e rapidamente i contenuti e i documenti di cui hanno bisogno e per prendere decisioni tempestive fondamentali per un'azienda assicurativa", afferma Williams. "Sotto questo punto di vista Alfresco è stato particolarmente reattivo, ascoltando le nostre esigenze e aiutandoci a pianificare le future esigenze dell'attività".

 

I risultati

Ogni assicuratore presso Mitsui Sumitomo Insurance Group nel Regno Unito e in Irlanda ha adottato la piattaforma Alfresco per la gestione delle pratiche, l'elaborazione degli indennizzi, la trasmissione dei dati e il mantenimento degli standard di regolamentazione.

Quasi 6 TB di documenti – così come e-mail, documenti scannerizzati, video e fotografie – hanno effettuato la migrazione verso la piattaforma Alfresco. Gli utenti possono facilmente caricare, classificare, archiviare, trovare e visualizzare i dati dei clienti in tutta l'azienda e le regole di gestione sono facilmente applicabili a tutto quello che è inserito nel repository, riducendo notevolmente la possibilità di errore dell'utente e i rischi di conformità e di elaborazione.

"Il vantaggio di Alfresco è che gli utenti sanno che i contenuti business-critical coinvolti nel processo di indennizzo e sottoscrizione sono ricercabili, sicuri e disponibili in un'unico luogo centrale senza dover andarli continuamente a cercare" afferma Williams. "L'implementazione della piattaforma Alfresco One con Activiti ha reso più facile per i dipendenti seguire il miglior processo di gestione e archiviazione dei contenuti creati, elaborati e approvati; adesso possono farlo in modo estremamente più efficiente di prima".

"L'implementazione della piattaforma Alfresco One con Activiti ha reso più facile per i dipendenti seguire il miglior processo di gestione e archiviazione dei contenuti creati, elaborati e approvati; adesso possono farlo in modo estremamente più efficiente di prima".


 - Richard Williams, Mitsui Sumitomo, CIO