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Testimonianza cliente - Liberty Mutual Insurance

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Liberty Mutual assicura un futuro senza carta con Alfresco Content Services su AWS

Liberty Mutual Insurance ha formato la sua business unit Global Specialty nel 2012 per promuovere la crescita in 18 mercati in tutto il mondo. Fin dall'inizio, l'obiettivo era quello di costruire un business meno incentrato su materiale cartaceo. "Abbiamo voluto creare squadre di produttività globale che potessero collaborare e sfruttare i nostri contenuti in maniera digitale," afferma Mojgan Lefebvre, SVP & CIO, Global Specialty.

Al tempo, l'organizzazione disponeva di alcuni sistemi di gestione dei documenti tattici, ma erano gestiti localmente e basati su una tecnologia lenta e obsoleta. Inoltre, i file erano stati memorizzati in centri dati statunitensi e ciò non ha fatto altro che ritardare ulteriormente l'accesso ai contenuti da una base utenti dispersa a livello globale.

Content Management nel Cloud

L'idea di Lefebvre era quella di fornire una soluzione moderna, basata su cloud, che consentisse operazioni prive di supporti cartacei in tutto il mondo. Afferma Lefebvre: "Il nostro obiettivo era di fornire funzionalità di gestione dei documenti a livello globale efficaci localmente ovunque si trovassero gli utenti, in Asia, come in Europa, in Nord America o in America Latina".

La sua squadra ha inoltre interpretato l'iniziativa come un'opportunità per semplificare la conformità normativa e accelerare la fornitura di soluzioni attraverso creazione e distribuzione automatizzate.

Alfresco su Amazon Web Services

Nel 2015 Global Specialty ha lanciato Alfresco Content Services e Alfresco Governance Services su Amazon Web Services (AWS). La soluzione fornisce file elettronici e funzionalità di record management che si integrano perfettamente con le applicazioni di assicurazione di base della compagnia.

Secondo Lefebvre, Alfresco è stata l'unica soluzione di ECM che "ha completamente soddisfatto il nostro requisito di funzionalità cloud-native". Altri vantaggi comprendono una piattaforma con ingombro ridotto, REST API e supporto CMIS, ottime referenze dei clienti e un modello enterprise open source che "ci assicura le attenzioni di cui abbiamo bisogno come azienda numero 75 della lista Fortune".

"Un grande successo" con gli utenti finali

Global Specialty ha implementato la soluzione Alfresco per i sottoscrittori e per i claim manager in più uffici e per più linee di prodotti. Lefebvre definisce il feedback degli utenti come: "estremamente positivo". I dipendenti continuano a utilizzare applicazioni front-end tradizionali mentre Alfresco lavora dietro le quinte automatizzando tutti i processi, dal reperimento dei documenti al record management.

L'organizzazione ha creato ambienti AWS nell'area Asia Pacifico, in Europa e nel Regno Unito, così gli utenti internazionali possono accedere e condividere documenti più rapidamente. "La soluzione ha rimosso ogni singolo problema di performance", afferma Lefebvre. "I nostri sottoscrittori e il personale che si occupa di claim possono concentrarsi su problemi aziendali e non preoccuparsi della tecnologia".

Un risparmio di 21$ milioni

Alfresco Content Services ha aiutato Global Specialty a digitalizzare le sue operazioni. Il vantaggio è enorme. L'organizzazione prevede di risparmiare 21$ milioni in cinque anni grazie a una massiccia riduzione dell'uso della carta, della stampa e dei costi di archiviazione dei documenti.

Il team IT ha lavorato a stretto contatto con gli utenti aziendali per creare una soluzione "in cui la carta non facesse parte del processo", afferma Lefebvre. Un'estrema attenzione alla formazione degli utenti e un accesso ai contenuti più rapido hanno cambiato il modo di lavorare. Con le informazioni a portata di mano, gli utenti non si sentono costretti a stampare i documenti, e l'azienda sta smantellando gli ampi uffici dove teneva i file.

"Una soluzione prodigio" per la Compliance normativa

Lefebvre, inoltre, evidenzia i vantaggi dell'utilizzo di Alfresco Governance Services per semplificare la compliance per quanto riguarda le norme sulla privacy e sulla conservazione dei dati in tutto il mondo. Adesso Global Security può applicare sistematicamente criteri di records management a un'unica fonte ospitata in un ambiente AWS protetto. "Con l'entrata in vigore di regolamentazioni come GDPR e non solo, questo processo si è rilevato vitale per noi", afferma.

Il CIO consiglia alle aziende che adottano servizi di contenuti basati sul cloud di prendersi del tempo per l'allineamento e la formazione interna. Il suo personale ha partecipato a più riunioni con team di privacy e conformità dei dati per comprendere e assimilare l'idea di avere i dati dei clienti in un'applicazione di produzione nel cloud.

Implementazione in 30 minuti

Global Specialty ha sfruttato le capacità cloud-native di Alfresco per accelerare il time to market e massimizzare il valore della soluzione a livello aziendale. L'organizzazione può implementare un ambiente Alfresco completamente funzionale su AWS in appena 30 minuti utilizzando l'infrastruttura come codice di automazione e modello di integrazione e distribuzione continua (CI/CD).

"Ci sono voluti solo pochi minuti per costruire qualcosa che avrebbe potuto prendere settimane se non mesi," afferma Lefebvre. "E possiamo riutilizzare i piani di implementazione che abbiamo costruito per creare nuovi ambienti Alfresco in altri settori di Global Specialty o in tutta Liberty Mutual".

300 milioni di documenti

Dopo una collaborazione di successo durata tre anni, Alfresco è ora il fornitore ECM leader di Global Specialty. Il team di Lefebvre continuerà a estendere le funzionalità di Alfresco in altri settori della loro organizzazione di gestione di sottoscrizioni e claim. Tra i piani a lungo termine c'è quello di utilizzare la soluzione Alfresco per gestire tutti i documenti aziendali.

Vedendo i vantaggi ottenuti grazie ai servizi ECM basati su cloud da Global Specialty, sempre più aziende Liberty Mutual, tra Consumer Markets e Commercial Insurance statunitensi, hanno scelto Alfresco. Lefebvre prevede che entro la fine del 2018 Liberty Mutual gestirà 300 milioni di documenti con Alfresco su AWS. "Quindi ciò dovrebbe chiarire ogni dubbio riguardante la scalabilità di questa soluzione," afferma con un sorriso.

"Alfresco è stata l'unica soluzione di ECM che ha completamente soddisfatto il nostro requisito di funzionalità cloud-native. Altri vantaggi comprendono una piattaforma con ingombro ridotto, REST API e supporto CMIS, ottime referenze dei clienti e un modello enterprise open source che ci assicura le attenzioni di cui abbiamo bisogno come azienda numero 75 della lista Fortune". -  Mojgan Lefebvre, SVP & CIO, Global Specialty.