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Oxford University Press Maximizes Utilization of Digital Asset Library with Alfresco

Oxford University Press (OUP) è la più grande casa editrice universitaria al mondo, che pubblica in più di 40 lingue. Come dipartimento della prestigiosa Università di Oxford, promuove l'obiettivo di eccellenza nella ricerca, borse di studio e formazione dell'Università.

OUP ha un programma di pubblicazione diversificato, pubblica in una varietà di formati sia in stampa che in digitale e ha una vasta gamma di pubblico: scuola materna, scuola secondaria, studenti e docenti universitari, lettori, ricercatori, privati e istituzioni. L'obiettivo dell'organizzazione è quello di rendere il contenuto disponibile agli utenti in qualunque formato si adatti meglio alle loro esigenze, come parte dell'obiettivo generale di promuovere la formazione e la più ampia diffusione della conoscenza nel modo più efficace possibile.

La sfida

Come parte del suo sforzo di raggiungere un nuovo pubblico attraverso contenuti digitali, OUP stava cercando una piattaforma Digital Asset Management (DAM) distribuita a livello globale che consentisse di massimizzare la sua considerevole biblioteca di risorse digitali e aumentare la collaborazione nell'intera organizzazione.

Con oltre 6.000 dipendenti e milioni di beni da gestire, OUP richiedeva una soluzione DAM solida, scalabile e accessibile a livello globale.

OUP è organizzata in divisioni, ciascuna con le proprie conoscenze, contenuti e risorse digitali. Gli scopi principali della DAM sono stati definiti in un aumento della collaborazione e della comunicazione tra tutte le divisioni, riducendo al minimo lo sforzo, il costo e l'amministrazione manuale e massimizzando l'utilizzo delle risorse.

In particolare, OUP ha richiesto:

  • Creazione, riutilizzo, riallocamento e diversificazione degli asset, rapidi ed efficienti
  • Essere in grado di rispondere rapidamente alle esigenze del mercato, e di superarle
  • Aumento del digital output

La soluzione

Following a formal evaluation process involving twelve companies, Alfresco was chosen to deliver a global DAM system that would meet OUP’s requirements.

La soluzione DAM sviluppata permette a redattori, editori, designer e a chi lavora sui contenuti di gestire l'intero ciclo editoriale; dal concetto iniziale e dalla definizione, passando per la ricerca iniziale, fino alla creazione di libri e di prodotti elettronici interattivi. Ciò velocizza la progettazione e la consegna del prodotto, rendendo il lavoro più efficiente ed economico, nonché rende più facile assicurare che siano soddisfatti tutti i controlli di qualità, le specifiche e i diritti d'autore.

Il sistema incorpora diversi livelli di sicurezza e di accesso, consentendo ai project manager interni di condividere contenuti limitati con liberi professionisti esterni, lavorando su una rete a livello globale, senza esporre l'intera libreria di asset. Questo controllo centralizzato consente di mantenere una migliore regolamentazione degli asset e di avere una visione di alto livello su chi è in grado di accedere a cosa e quando. 

All'interno dei sistemi legacy di OUP, gli asset si trovavano in silos di contenuti più disparati, rendendo difficile e lunga la comunicazione e la collaborazione sui progetti da parte delle differenti divisioni. La nuova soluzione DAM assegna un sito Alfresco a ogni divisione, mantenendoli tutti su un'unica piattaforma integrata.

Alfresco utilizza Solr come componente di ricerca, consentendo potenti funzionalità di ricerca & recupero, il che migliora notevolmente l'individuazione degli asset consentendo agli utenti di cercare tra i siti, all'interno dei siti, all'interno dei progetti, all'interno di cartelle, ecc.

Le opzioni di ricerca avanzata all'interno della soluzione includono:

  • Definire l'ambito di ricerca: nella mia posizione attuale; in un determinato sito; nell'intera DAM
  • Ricerca avanzata; compresi differenti tipi di entità e tipi di asset
  • Ricerca per attributi
  • Ricerca fuzzy; ricerca di prossimità; operatori and/or/not
  • Ricerca federata globale
  • Ricerca dei metadati
  • Folksonomie e tassonomie

La funzionalità di ricerca avanzata DAM consente inoltre una varietà di visualizzazioni personalizzate (semplice, dettagliata, griglia, galleria, anteprima, scorrimento infinito), offrendo un'esperienza personalizzata agli utenti e aiutandoli a trovare quello di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.

La nuova DAM integrata e globale è costruita su un'architettura aperta, flessibile e a prova di futuro. DAM sfrutta ECM open source di Alfresco One come piattaforma editoriale e archivio di contenuti, integrata con MarkLogic come database NoSQL flessibile e scalabile, Dell DX come una piattaforma Object Storage e Solr come potente funzionalità di ricerca e di recupero. La soluzione è progettata per integrarsi con i sistemi di OUP publishing desktop di terze parti esistenti, fornendo una soluzione di contenuti end-to-end e consentendo agli utenti di continuare a lavorare in un modo familiare, minimizzando i disagi.

I risultati

Oltre alle sue esigenze di stampa, OUP sta espandendo notevolmente e rapidamente la produzione digitale, e DAM fornirà miglioramenti significativi per quanto riguarda la qualità e l'elaborazione di questi settori. Come unica fonte, la piattaforma fornisce un hub centralizzato per tutte le scoperte e le esigenze editoriali necessarie all'interno di tutta l'organizzazione prendendo in considerazione necessità immediate e future, in quanto continua ad evolversi.

La nuova piattaforma permette a OUP di memorizzare e accedere a tutti i suoi asset digitali in modo sicuro, rendendoli facilmente gestibili e individuabili, promuovendo il riutilizzo e il riallocamento dei contenuti. Questo permette a OUP di aumentare il valore dei suoi asset e raggiungere il pubblico più rapidamente ed efficientemente. Da un punto di vista organizzativo, la comunicazione e la collaborazione sono state migliorate nei vari reparti, consentendo maggiori livelli di cooperazione e condivisione delle conoscenze. La semplificazione del workflow e l'approvazione dei processi consentono di lavorare in maniera più efficiente ed economica, oltre ad assicurare accuratezza e conformità con le specifiche del prodotto. 

"Si tratta di uno dei più grandi progetti tecnologici mai intrapresi dal OUP. Ora la piattaforma viene implementata nell'intera organizzazione, e ne sono enormemente orgogliosa".


Kate Granville, Technology Director of Oxford Education