Alfresco semplifica la gestione dei record

L'unica soluzione RM open-source del settore con certificazione DOD che integra e automatizza la conformità

San Mateo, Calif. - 14 ottobre 2013 - I requisiti normativi, legali e organizzativi applicabili alla gestione e alla conservazione delle informazioni oggi sono più severi che mai, eppure le organizzazioni continuano a incontrare difficoltà nel controllo dei documenti. Per affrontare i requisiti di gestione dei record (RM) in modo consono per utenti e responsabili dei record, Alfresco ha annunciato il rilascio del modulo più recente di Records Management (v2.1), unitamente alla nuova versione di Alfresco One (v4.2). 

In un sondaggio di Forrester Research, Inc. del mese di ottobre 2012,* il 40% dei decision-maker tecnologici e strategici ha ammesso che l'utilizzo della tecnologia RM per il miglioramento della conformità rimane una questione pressante. Per affrontare tale situazione, Alfresco One 4.2 integra direttamente la gestione dei record nei cicli di vita di contenuto esistenti dell'organizzazione, assicurando che le informazioni siano totalmente conformi e automaticamente protette.

"L'adozione da parte degli utenti finali delle applicazioni RM rimane una sfida significativa", ha scritto Cheryl McKinnon, Principal Analyst di Forrester Research. "Pochi fornitori affermati hanno innovato in aree come la user experience. L'uso di sistemi RM e la loro adozione da parte degli utenti finali sono motivo di frustrazione per i responsabili dei record".**

L'adozione da parte degli utenti è un fattore fondamentale ai fini del successo dei programmi di governance e gestione dei record e le nuove capacità di Alfresco RM fanno sì che sia più facile per gli utenti conformarsi alle politiche di conservazione. Alfresco ora consente agli utenti di dichiarare i record "in loco" senza l'esigenza di spostare un file in un altro sito o di rimuoverlo dai workflow. Il posizionamento dei record in “File Plan” specifici può essere automatizzato, riducendo l'esigenza per gli utenti aziendali di navigare all'interno di strutture di classificazione complesse. Per i responsabili dei record, Alfresco introduce nuove caratteristiche per creare automaticamente “File Plan” basati su regole aziendali preconfigurate. Questo rende possibile la creazione automatica di cartelle dinamiche, consentendo al “File Plan” di adattarsi al business nel corso del tempo in tutto il ciclo di vita del contenuto.

Utilizzando una singola piattaforma, Alfresco consente agli utenti di includere nel processo di gestione qualsiasi tipo di file digitale, tra cui social media, contenuto collaborativo e file multimediali. La piattaforma ibrida ECM (Enterprise Content Management) di Alfresco, unica nel suo genere, agevola la collaborazione nell'azienda estesa, garantendo allo stesso tempo i controlli e il livello di conformità adeguati. Con questa release, Alfresco One ora integra completamente i workflow ibridi per supportare i processi aziendali estesi ad ambienti cloud e on-premise. 

Alfresco Records Management è l'unica soluzione open source oggi disponibile sul mercato con certificazione DoD5015.02. Alfresco aiuta le aziende ad aderire agli standard di governance delle informazioni come Sarbanes Oxley e Dodd-Frank. Come unica soluzione in grado di abbinare potenzialità dell'ECM ibrido e workflow semplice, Alfresco One 4.2 e Records Management 2.1 coniugano collaborazione e conformità. 

"Guardando al futuro dell'ECM, un aspetto è certo: la conformità costituirà sempre una sfida che, considerata la moltiplicazione continua dei contenuti creati giorno dopo giorno, probabilmente diventerà sempre più impegnativa", ha spiegato John Newton, CTO di Alfresco. "Fornendo agli utenti una singola piattaforma che rende possibile la conformità senza doversene preoccupare, l'esclusiva soluzione ECM ibrida di Alfresco elimina una barriera fondamentale all'adozione del Records Management".

Alfresco è una soluzione ECM di facile utilizzo che permette agli utenti di creare, trovare e condividere qualsiasi tipo di contenuto digitale e di utilizzarlo per collaborare. L'ECM ibrido estende la collaborazione oltre il firewall e il nuovo modulo Alfresco Records Management consente alle organizzazioni di sostenere la conformità con un impatto minimo sugli utenti.

Attualmente oltre 80 organizzazioni in tutto il mondo utilizzano la soluzione Records Management di Alfresco per gestire i record e garantire la conformità. Alfresco One 4.2 e Records Management 2.1 saranno disponibili a partire dal 29 ottobre nelle lingue principali di Alfresco.

Ulteriori risorse:

Alfresco

Alfresco consente ai team di condividere, salvare e gestire contenuti su una singola piattaforma per gli ambienti aziendali cloud, on-premise e mobili. Più di 7 milioni di persone in oltre 180 paesi usano Alfresco per collaborare, elaborare e gestire oltre 4 miliardi di file in tutto il mondo. Sia durante gli spostamenti che in ufficio, Alfresco conferisce alle aziende Fortune 500 un vantaggio competitivo per risolvere le sfide del mercato. Fondata nel 2005, Alfresco ha sede centrale in America a San Mateo (California) e in Europa a Maidenhead (Regno Unito). 

*"Benchmarking Your Records Management Program" Forrester Research And ARMA International Records Management Online Survey, Q3 2012, 18 ottobre 2012

**"Records Managers Must Focus On Business Needs, Budgets, And Technology To Succeed" Forrester Research And ARMA International Records Management Online Survey, Q3 2013, 18 settembre 2013. A cura di Cheryl McKinnon con Leslie Owens, Emily Jedinak.