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三井住友海上の成功事例

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三井住友海上、重要な証券書類をAlfrescoで管理/保管

三井住友海上グループのロンドンおよび英国事業会社(ロイズ・シンジケート3210)は、2015年の初めに、非生命保険会社で世界最大手10社の一つであるMS&ADグループ(資産額960億ポンド、年間正味収入保険料150億ボンド以上)に統合されました。これにより、ロンドンを拠点とする同事業会社は、ロンドンのロイズが持つ複数の製品ラインの国際保険業務に加え、世界40以上の地域に320以上の事業拠点を擁するMS&ADグループの英国およびアイルランドにおける大規模な事業ネットワークも一手に引き受けることになりました。

 

課題

世界最大手の保険会社に統合されたことから、三井住友海上グループのロンドン事業所は、膨大な量の重要書類とコンテンツを管理、保管しなければなりませんでした。

また、保険事業は規制が非常に厳しい業界であり、書類の処理と保管に関わる法定要件も多岐に渡ります。例えば、従業員の賠償責任保険に関する一部の記録は60年間も保管しなければなりません。こうした規制への対処が、保険会社にのしかかる大きな課題となっています。

「Alfrescoを導入する前は、保険証券の処理業務やクレーム処理で発生する書類は、スキャンした画像、紙の書類、電子メールが主でした。コンテンツストアが付いた保険業務用のプラットフォームはありましたが、柔軟性に欠け、書類の処理を一元的に行えるワークフローもありません。そのため、効率化やプロセスのデジタル化は到底難しく、課題は膨らむ一方でした」(三井住友海上 CIO、Richard Williams氏)

保険業者やクレームハンドラーは、顧客の重要書類を保険業務用のメインプラットフォームにアップロードする前に、共有ドライブと電子メール使ってこれらの書類を共有していたことから、プロセス全体の管理と掌握が困難でした。

巨大な保険会社の英国事業所となった今、こうした内部プロセスの改善と業務のデジタル化は必須です。そのためには、既存のワークフローを改善でき、内部プロセスに簡単に組み込めるモダンなエンタープライズ文書管理プラットフォームが必要でした。
 

ソリューション

三井住友海上は、エンタープライズ文書管理ソリューションをいくつかピックアップし、それらの機能や、Outlookおよび既存のプラットフォームとの統合のし易さなどを比較しました。そして選んだのが、Alfresco OneとAlfresco Activitiのビジネスプロセス管理機能です。

「Alfrescoは、新しいデジタルフローと書類処理の仕組みを簡単に作れる、合理的でモダンなソリューションです。書類関連のプロセスのデジタル化もスムーズに進み、あっという間にユーザーのもとで実稼働させることができました。これには、Alfrescoのオープンアーキテクチャも一役買っています。アプリケーションエコシステムをすばやく開発できるだけでなく、さらに使いやすくなるよう改良を加えたり、モバイルユーザーへの対応機能や、より広範な管理と監査が可能な共有機能を持たせるなど、いつでも将来のニーズに合わせて拡張することができますから」(Williams氏)

Alfresco Oneを使った新しいソリューションとワークフローの導入後は、わずか6週間でバックオフィスの処理効率が改善されました。また、OutlookをAlfresco Oneに統合したことでユーザー環境が合理化され、Microsoft Outlookから直接ドキュメントライブラリにアクセスできるようになり、業務のネックとなっていた問題が解決されました。

「Alfrescoプラットフォームの導入により、一段と細かいレベルの検索が可能になったほか、プロセス管理もより厳密にできるようになりました。ユーザーは普段使っているツールで、以前よりもすばやく簡単にコンテンツや書類を検索できるため、保険事業の要とも言えるタイムリーな意思決定が可能です。これも、Alfrescoが私たちの要望をよく理解し、事業の将来のニーズを見据えた体勢づくりに協力してくれたおかげです」(Williams氏)

 

結果

現在、英国およびアイルランドにある三井住友海上グループのすべての保険業者とクレームハンドラーが、案件管理やクレーム処理、データ報告書の作成、規制基準の管理にAlfrescoプラットフォームを利用しています。

6テラバイトに昇る書類のほか、電子メール、スキャンした書類、ビデオ、写真もすべてAlfrescoのプラットフォームに移行されました。ユーザーは会社全体の顧客データを簡単にアップロード、分類、保管、検索、表示でき、リポジトリに入力されたすべてのデータに簡単に処理規則を適用できるため、ユーザーのミスや、派生処理、コンプライアンス違反のリスクが大幅に削減されました。

「Alfrescoの良さは、ユーザーがクレームや保険事務処理に関わる重要な書類を、中央の一つの場所で安全に検索できる安心感です。もう、書類をあちこち探し回る必要がありません」と、Williams氏は言います。「Alfresco Oneと一緒にActivitiを導入したことで、従業員は自分たちが作成、処理、承認したコンテンツを管理・アーカイブする最良の方法をより簡単に実施できるだけでなく、以前よりも格段に効率的にできるようになりました」

「Alfresco Oneと一緒にActivitiを導入したことで、従業員は自分たちが作成、処理、承認したコンテンツを管理・アーカイブする最良の方法をより簡単に実施できるだけでなく、以前よりも格段に効率的にできるようになりました」


 - Richard Williams氏(三井住友海上/CIO)