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オックスフォード大学出版局の成功事例

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Oxford University Press Maximizes Utilization of Digital Asset Library with Alfresco

オックスフォード大学出版局(OUP)は、40言語以上の出版物を扱う、世界最大の大学出版局です。名高いオックスフォード大学の一部局として、研究、学問、教育の振興に寄与するという同大学の目的を達成するために出版活動を行っています。

OUPは、印刷とデジタルの両方の形式で出版する多様な出版プログラムを持っており、幼稚園から中高等学校、学生から学識者、一般の人から研究者、個人から団体までと、様々な読者を対象としています。同局の目的は、教育の推進と、学術知識を可能な限り広く効果的に広めるという大目的を成し遂げるために、各読者に適した形式でコンテンツを提供することです。

課題

デジタルコンテンツを通じて新しい読者に情報を届ける試みの一環として、OUPはグローバルに運用可能なデジタル資産管理(DAM)プラットフォームを探していました。そのようなプラットフォームがあれば、同局の膨大なデジタル資産ライブラリを最大限に活用し、局全体の共同作業を増やすことができるからです。

6,000人を超える従業員と、何百万件もの資産を抱えるOUPには、堅牢で拡張性が高く、グローバルにアクセス可能なDAMソリューションが必要でした。

OUPは複数の部署に分かれており、それぞれに固有の学術情報とコンテンツ、デジタル資産があります。DAMを導入する一番の目的は、全部署による共同作業とコミュニケーションを増やし、手作業による事務的業務やコスト、労力を最小限に抑え、資産を最大限に活用することです。

具体的には、次のような改善を求めていました。

  • 資産の作成、再利用、改変、提供を迅速・効率的に行う
  • 市場のニーズに迅速に応える/市場の期待を上回る
  • デジタル出版を増やす

ソリューション

Following a formal evaluation process involving twelve companies, Alfresco was chosen to deliver a global DAM system that would meet OUP’s requirements.

このDAMソリューションを使えば、編集者、発行者、デザイナー、コンテンツ制作者全員で、最初のコンセプトの立案/定義付けから、下調べ、印刷書籍とインタラクティブな電子書籍の制作依頼/制作まで、編集サイクル全体を管理することができます。これにより製品のデザイン、提供がスピードアップするため、時間とコストを節約できるだけでなく、製品仕様の確認、品質検査、著作権の取得手続きをより簡単に行えるようになります。

このシステムでは、セキュリティとアクセスが数段階にわたって制御されるため、内部のプロジェクトマネージャーは、資産ライブラリ全体を外部にさらすことなく、特定のコンテンツだけを世界各地に散らばるフリーランスと共有することがきます。こうした集中管理により、資産の管理・制御が改善されただけでなく、アクセスを許可するユーザー、時間、資産までを制御できるようになります。 

OUPの従来のシステムでは、資産が複数の異なるコンテンツサイロに分散されていたため、部署間のコミュニケーションやプロジェクトでの共同作業が難しく、多くの時間を費やしていました。これに対し、新しいDAMソリューションでは、部署ごとのAlfrescoサイトがすべて1つに統合されたプラットフォーム上に配置されます。

Alfrescoは検索コンポーネントに強力な全文検索システムであるSolrを使用しているため、資産の検索効率が大幅に向上します。ユーザーは複数のサイトをまたいで、あるいはサイト内、プロジェクト内、フォルダ内など、あらゆるレベルで検索を実行できます。

例えば、次のような検索オプションがあります。

  • 検索範囲を定義する(現在の場所、特定のサイト、DAM全体など)
  • 詳細検索(エンティティの種類や資産の種類などを指定する)
  • ファセット検索
  • あいまい検索、近似値検索、演算子(and/or/not)を使った検索
  • 横断・グローバル検索
  • メタデータ検索
  • フォークソノミー/タクソノミー

こうした高度な検索機能は、様々な表示方法(簡易、詳細、グリッド、ギャラリー、プレビュー、無限スクロール)にも対応しているため、ユーザーは必要な情報を必要な時に自分の見やすい方法で表示できるメリットがあります。

この新しい統合されたグローバルDAMは、柔軟で将来の拡張にも対応できるオープンなアーキテクチャ上に構築されています。オープンソースのECMであるAlfresco Oneを編集プラットフォームおよびコンテンツストアとして利用するととともに、NoSQLデータベースには柔軟でスケーラブルなMarkLogic、オブジェクトストレージプラットフォームにはDell DX、検索機能にはパワフルなSolrを採用し、これらをすべて統合しています。しかも、OUPの既存の他社製デスクトップパブリッシングシステムとも統合できるように設計されているため、使い慣れた作業環境で、作業を中断することなく、エンドツーエンドのソリューションとして活用することができます。

結果

OUPは、印刷出版物に加え、急激に増大するデジタル出版のニーズに対応する必要があるため、新しいDAMを使ってこれらの分野における品質とプロセスを大幅に改善していく予定です。このプラットフォームを、組織全体の検索/編集ニーズを一手に引き受ける1つの情報源として活用し、現在と今後のニーズに応じてシステムを拡大していきます。

新しいプラットフォームを使うことで、OUPはすべてのデジタル資産を保存し、それらのコンテンツを安全な方法で簡単に管理、検索できるため、コンテンツの再利用や改変もしやすくなります。これにより、資産の価値が高まるたけでなく、出版物をより迅速かつ効率的に届けることができます。一方、組織内部では部署間のコミュニケーションと共同作業が改善され、より深いレベルでの協力と知識の共有が可能となりました。一元化されたワークフローと承認プロセスにより、業務の効率化とコストの削減が促進されただけでなく、製品仕様の正確性とコンプライアンスも徹底されるようになりました。 

「これはOUPの歴史上、最大のテクノロジープロジェクトの1つです。このプラットフォームが組織中に行き渡ったことを非常に誇りに思います」


Oxford Education テクノロジーディレクター、ケイト・グランヴィル氏