ドキュメントワークフローとビジネスプロセスの自動化

多くの企業は、ビジネスの効率改善を目指し、ドキュメント中心プロセスを自動化する方法を模索しています。  Alfrescoは、単なるドキュメントの保管や安全なエクストラネットソリューションをはるかに超えています。 プラットフォームにルールとカスタムドキュメントワークフローを導入することにより、Alfrescoは貴社のビジネスプロセスを自動化し、時間とコストを削減するだけでなく、社内リソースを他のタスクに回せるようになります。  Alfrescoが自社開発した標準ベースのドキュメントマネジメントワークフローエンジンであるActivitiがAlfrescoプラットフォームに埋め込まれており、下記の機能を実現しています。

ルール主導のタスク割り当て

適切な個人またはチームに自動的にアクションを割り当てて、社内プロセスを合理化します。  レビュー担当者、承認担当者、管理者、その他カスタム設定した担当者ステータスを定義することにより、貴社固有のビジネスプロセスを調整してください。

ユーザーダッシュボード

現在進行中のドキュメントワークフローをすべてリアルタイムに表示できるので、ユーザーは未完了のアクションを容易に特定し、優先的に対処できるようになります。 また、割り当てタスクにまだ対応していない際には、該当ユーザーに注意を促す通知を配信するように設定することも可能です。

フォルダルール

ポインターで操作するだけのシンプルなインターフェイスで、個々のフォルダの処理ルールをユーザーが指定できます。 ルールに合致した場合には、1つ以上の関連付けられたアクションを実行できます。 たとえば、インターネットやイントラネットにパブリッシングする準備ができたファイルを自動的にPDFフォーマットに変換するルールを導入することが可能です。

カスタマイズオプション

任意のビジネスプロセスに対応させるため、シンプルな設定ツールを使って新規のプロセス定義を作成・導入できます。 緊密に統合されているため、個別のドキュメントワークフローの手順が割り当てられ、コンテンツの状態が自動的に変更されます(例、「レビュー中」から「承認済み」へ)。

ビジネスプロセスの統合

ActivitiワークフローエンジンはAlfrescoに完全に統合されていますが、社内の他のビジネスプロセスの実行にも使用することができます。 たとえば、ActivitをCRMまたはERPアプリケーションに統合し、Alfrescoにおけるドキュメントの流れに応じて更新するように設定できます。

Activitiドキュメントワークフロー実際の運用方法については、この動画をご覧ください。